System ERP: Poznaj kluczowe obszary

Finanse i księgowość

System ERP znacząco upraszcza zarządzanie standardowymi procesami, danymi oraz działaniami finansowymi takimi jak księgowanie transakcji, przygotowywanie sprawozdań finansowych, obsługa kont bankowych, kosztów produkcji, zapasów czy środków trwałych.

Środki trwałe

Użytkując system ERP Microsoft Dynamics 365 Business Central otrzymujesz w pełni zintegrowany moduł zarządzania środkami trwałymi, który umożliwia skuteczne i efektywne zarządzanie aktywami firmy. 

Sprzedaż i zakupy

System ERP Microsoft Dynamics 365 Business Central zawiera liczne funkcje wspierające efektywne zarządzanie sprzedażą, zakupami oraz operacjami zwrotu.

Marketing

Kluczem do sukcesu w działaniach marketingowych oraz sprzedażowych jest podejmowanie właściwych decyzji we właściwym czasie. System ERP Microsoft Dynamics 365 Business Central zapewnia stały i natychmiastowy dostęp do dokładnych informacji.

Magazyn i zarządzanie zasobami

Zarządzanie zapasami jest kluczowym obszarem każdej firmy zajmującej się dystrybucją lub produkcją.

Zarządzanie projektem

Moduł Zlecenia obsługuje typowe zadania zarządzania projektami, takie jak konfigurowanie zlecenia i planowanie zasobów, a także dostarczanie informacji niezbędnych do zarządzania budżetami i monitorowania postępu.

Raportowanie i Analityka

System ERP Microsoft Dynamics 365 Business Central pozwala łatwo i szybko generować dane analiz biznesowych. Pracę w aplikacji można rozpocząć od przygotowywania prostych raportów z poziomu planu kont.

Produkcja

Obszar Produkcja obejmuje w pełni zintegrowane funkcje, które obsługują działania związane z wyrobami gotowymi takie jak planowanie, dostawy, produkcja, tworzenie harmonogramów, śledzenie oraz raportowanie.

Darmowy e-book 

Kierunki rozwoju rynku ERP w Polsce i na świecie

O cyfrowej transformacji i innych trendach w branży

System ERP i jego historia

system ERP

Głównym celem wdrożenia systemów do zarządzania produkcją w latach 60. ubiegłego wieku była kontrola stanu zapasów. Firmy mogły pozwolić sobie wówczas na utrzymywanie wysokiego stanu zapasów, gdyż dzięki temu mogły realizować nieprzewidywalne zamówienia i tym samym utrzymywać swoją konkurencyjność.

Dlatego ówczesne metody zarządzania koncentrowały się na poszukiwaniu efektywniejszych metod zarządzania wysokimi stanami zapasów. Oprogramowanie (zazwyczaj odpowiednio dostosowane) projektowane było w oparciu o tradycyjne założenia.

W latach 70. okazało się jednak, że firmy nie mogą pozwolić sobie na luksus przechowywania dużych ilości zapasów. Doprowadziło to do rozwoju systemów planowania zapotrzebowania materiałowego (MRP), które są znaczącym krokiem w dziedzinie zarządzania.

Umożliwiają one bowiem obliczenie zapotrzebowania materiałowego brutto na podstawie nadrzędnego planu produkcji oraz zestawień materiałowych, które określają, jakie surowce są niezbędne do wykonania danego wyrobu gotowego. Bazując na wiarygodnych rejestrach stanów zapasów oraz informacjach o ilościach zapasów dostępnych od ręki lub zaplanowanych dostawach, można precyzyjnie określić zapotrzebowanie materiałowe.

Obsługa zapasów wymaga również koordynacji innych działań takich jak składanie nowego zamówienia oraz anulowanie lub modyfikowanie istniejącego zamówienia. Wdrożenie systemów planowania zapotrzebowania materiałowego oznaczało zatem wprowadzanie formalnych mechanizmów definiowania priorytetów w środowisku produkcyjnym, w którym konieczne jest ciągłe wprowadzanie zmian.

System ERP pozwala w sposób efektywny i systematyczny tworzyć harmonogramy poszczególnych etapów procesu produkcji, gwarantując tym samym olbrzymi wzrost wydajności i poprawę jakości. Definiowanie priorytetów procesu produkcyjnego i planowanie materiałowe nie są jednak jedynym problemem w zakresie zarządzania produkcją. Planowanie zdolności produkcyjnych to równie duże wyzwanie. Dlatego podstawowa funkcjonalność systemów MRP została wzbogacona o planowanie zdolności produkcyjnych.

Opracowano narzędzia obsługujące procesy planowania sprzedaży i produkcji (planowanie sprzedaży i działań) oraz wspomagające przygotowanie specyficznych harmonogramów (nadrzędnych harmonogramów produkcyjnych), prognozowanie, planowanie sprzedaży, obietnice zamówienia (zarządzanie zapotrzebowaniem) oraz dogłębne analizy zasobów (planowanie zdolności produkcyjnych). W ramach systemów z MRP dostarczono również metody planowania pracy załogi zakładu oraz dostaw. Oprogramowanie MRP zaczęto postrzegać wówczas jako systemy firmowe. Te zmiany doprowadziły do dalszej ewolucji, w wyniku której opracowano systemy planowania potrzeb materiałowych i zdolności produkcyjnych w zamkniętej pętli (tzw. closedloop MRP systems).

W latach 80. firmy zaczęły w pełni korzystać z możliwości tych systemów, z uwagi na ich dostępność i obniżenie kosztów zakupu. Najistotniejszą zaletą było jednak połączenie przesunięć zapasów z procesami finansowymi. Dalsze starania, które doprowadziły do powstania kolejnej generacji systemów – MRP II, koncentrowały się na równoległym rozwoju systemów księgowości finansowej i zarządzania finansami oraz systemów zarządzania materiałowego. Nowe rozwiązania umożliwiły firmom integrację tych systemów. Dzięki temu możliwie było planowanie zapotrzebowania materiałowego i zdolności produkcyjnych w kontekście konkretnych planów działania z uwzględnieniem wszystkich czynności, generowanie powiązanych zestawień finansowych a także wskazanie działań umożliwiających korektę odchyleń od planu.

Rozwój technologiczny w latach 90. spowodował dalszą rozbudowę systemów MRP II w kierunku zarządzania wszystkimi zasobami przedsiębiorstwa. Planowaniem objęto obszary takie jak projektowanie produktów, przechowywanie informacji, planowanie zapotrzebowania materiałowego i zdolności produkcyjnych, systemy komunikacji, zarządzanie zasobami przedsiębiorstwa, finansami i projektami. W ten sposób zrodziło się pojęcie planowania zasobów przedsiębiorstwa. Obecnie nie tylko firmy produkcyjne wdrażają koncepcję planowania zasobów, ale również wszystkie przedsiębiorstwa, które dążą do zwiększenia konkurencyjności poprzez efektywne wykorzystanie swoich zasobów, w tym informacji.

System ERP współcześnie

System ERP jest to system, który obejmuje całość procesów produkcji i dystrybucji zachodzących w firmie. Jego celem jest integracja wszystkich działań organizacji, usprawnienie przepływu informacji oraz uproszczenie procesów biznesowych. Systemy ERP pozwalają na wprowadzanie zmian w czasie rzeczywistym, a dane są dostępne w momencie podejmowania decyzji.

Od kilka lat mamy do czynienia z nowym standardem – ERP II. ERP II to systemy zarządzania , które pozwalają na pracę w sieci. Podstawowe cechy ERP II, które odróżniają go od poprzednich systemów to:

  • dostęp za pośrednictwem przeglądarek internetowych,
  • funkcjonalność umożliwiająca zarządzanie kontaktami z klientem (CRM),
  • narzędzia analityczne Business Intelligence,
  • możliwość tworzenia serwisów internetowych z dostępem dla klientów i kontrahentów.

Kiedy jest najlepszy czas na upgrade systemu ERP?

Aktualizacja czy wdrożenie nowej wersji systemu ERP ma istotne znaczenie dla wielu przedsiębiorstw. Katastrofalne skutki mogą spotkać przedsiębiorstwa, które pozwolą sobie na odłożenie takich decyzji na później. Mowa między innymi o znacznym obniżeniu efektywności pracowników i wydajności procesów. Dzięki temu artykułowi poznasz 5 sygnałów, które mogą być zwiastunem kłopotów.

Pobierz bezpłatnie e-book

Jak przygotować się do wdrożenia ERP?

9 kluczowych wskazówek

5 znaków na które powinieneś zwrócić uwagę

Tempo rozwoju technologii, pojawiające się nowoczesne rozwiązania informatyczne, czy coraz bardziej świadomi i wymagający klienci mają kluczowy wpływ na decyzję o aktualizacji systemu ERP.

„Ultranowoczesne” technologie sprzed kilku lat, dziś już w większości nie odgrywają swojej roli.

Technologie, które zyskiwały miano „ultranowoczesnych” kilka lat temu, dziś już w znaczącej większości nie odgrywają swojej roli. Nie mają możliwości na wykorzystanie potencjału przedsiębiorstw na takim samym poziomie jak najnowsze oprogramowania. Bezpośrednim skutkiem tego typu niedostosowania produktu do najnowszych trendów i oczekiwań rynku jest zahamowanie wzrostu organizacji.

Aby mieć pewność, że system ERP wspiera rozwój firmy, warto dopilnować aby jego aktualizacje były aktualizowane do najnowszych wersji.

1. Brak aplikacji mobilnych ERP

Dzisiejszy biznes stawia na postęp w kierunku mobilności. Dotyczy to również systemów ERP, które idą za światowym trendem SoLoMo, czyli Social, Local, Mobile, zapewniając dostęp do baz danych niezależnie od miejsca i czasu. Funkcja kontrolowania zachodzących procesów to ogromne usprawnienie nie tylko dla zarządu, ale również dla pracowników zdalnych czy przedstawicieli handlowych.

Współczesne trendy przeprowadzają możliwości systemów ERP także na urządzenia mobilne, takie jak tablety czy smartfony. Taki rodzaj technologii nigdy już nie będzie nowością. Nowoczesne telefony to nie tylko urządzenia do wykonywania połączeń, czy wysyłania wiadomości – to smartfony, narzędzia łączące możliwości telefonu, komputera - jednocześnie dające użytkownikom ogromną wygodę i komfort.

Taki kierunek rozwoju rozwijają globalni liderzy, tacy jak Microsoft. Już w wersji systemu Microsoft Dynamics 2016 została wprowadzona możliwość korzystania z aplikacji mobilnej dla systemów Android, iOS i Windows. W ten sposób użytkownicy otrzymali dostęp do danych i pełnej funkcjonalności systemu ERP Dynamics 365 Business Central.

2.   Brak szans na rozwój systemu ERP

Rozwój to naturalny proces prawidłowo funkcjonujących przedsiębiorstw. Złożoność procesów biznesowych sprawia, że firmy muszą sięgać po nowe rozwiązania z bardziej rozbudowanymi możliwościami, których często nie można było przewidzieć podczas pierwszego wdrożenia systemu ERP.

Kluczowe znaczenie dla organizacji ma możliwość rozbudowy oprogramowania o nowe funkcjonalności, takie jak rozszerzenie modułów o funkcje branżowe, biznesowe czy BI. Fundamentalnie ważne jest aby system miał możliwość rozwoju wraz z potrzebami przedsiębiorstwa, w przypadku jej braku może dość do ograniczenia dynamiki procesów zachodzących w firmie.

Nowoczesne systemy ERP, umożliwiają wprowadzenie nowych funkcjonalności, gdy pojawi się taka potrzeba - taką możliwość posiada Microsoft Dynamics 365 Business Central.

Należy zwrócić uwagę, że aktualizacje systemu ERP wiążą się z dostępem do szeregu nowych możliwości. Wraz z każdą nową wersją systemu, Microsoft Dynamics 365 Business Central wprowadza funkcjonalności usprawniające komunikację, współpracę oraz poprawia jakość połączenia z innymi narzędziami Microsoft, np. Dynamics 365, Microsoft Flow, PowerApps czy Power BI.

Wprowadzanie najnowszych wersji powoduje coraz lepsze dopasowanie się systemu do potrzeb użytkownika. Umożliwia to podwyższenie komfortu pracy oraz sprawniejsze i wydajniejsze wykonanie powierzonych zadań przez pracowników.

3.   Brak wsparcia starszych wersji systemu

Często zdarzają się sytuacje, że dostawcy czy producenci nie dają gwarancji bezterminowego wsparcia dla swoich systemów. Najnowsze rozwiązania często tworzone są z myślą jedynie o ich aktualnych wersjach i potrzebach użytkowników.

W ostatnich latach popularny stał się model corocznej aktualizacji systemu, tak jest w przypadku Microsoft Dynamics 365 Business Central, który  co roku wydaje swoją nową wersję. Eksperci są zdania, że regularny upgrade - wykonywany co rok, wiąże się z niższymi kosztami, w porównaniu do inwestycji w aktualizację starej, kilkuletniej wersji.

4.   Brak płynnego przepływu danych

Warto się upewnić, że procesy w przedsiębiorstwie przebiegają płynnie. Dlatego systemy ERP powinny posiadać możliwość pełnej integracji ze wszystkimi narzędziami służącymi do jego wsparci. Korzystanie przez pracowników z wielu różnych baz danych, które nie są ze sobą połączone, znacząco może obniżyć produktywność działań firmy.

Integracja procesów biznesowych, stała się warunkiem wzrostu organizacji, dzięki której pracownicy mają możliwość zyskania dostępu do najważniejszych danych w dowolnym miejscu i czasie. Podejmowane decyzje biznesowe bazują na sprawdzonych i przede wszystkim aktualnych informacjach, co daje możliwość natychmiastowej reakcji na nadchodzące zmiany.

Microsoft od wielu lat kieruje swoją strategię na integrację rozwiązań biznesowych. Widać to z każdą kolejną wersją Microsoft Dynamics 365 Business Central (Dynamics NAV), które są kontynuacją panującego trendu. Możliwości Dynamics 365 Business Central pozwalają na coraz silniejsze połączenie funkcji systemu ERP z narzędziami takimi jak Office 365 (Microsoft 365), Power BI, Microsoft Azure czy Dynamics 365.

5.   Brak zgodności z aktualnymi przepisami prawnymi

Wspomnieliśmy o tym, że programiści podczas publikacji aktualizacji, naturalnie przestają aktywnie wspierać starsze wersje. To niebezpieczne podejście, ponieważ istnieje ryzyko niezgodności starszej wersji wraz ze zmianami przepisów czy nowych rozporządzeń.

Dokonując inwestycji w aktualizację systemu, każdy z użytkowników może mieć pewność, że jest on dostosowany do aktualnych przepisów prawnych.

Do każdej aktualizacji Dynamics 365 Business Central tworzony jest specjalny moduł polskiej funkcjonalności. Są to rozszerzenia podstawowej wersji systemu ERP, dostosowane do lokalnych wymagań - certyfikowane przez Microsoft.

Moduł zawiera narzędzia wymagane przez polskie prawo – Nową klasyfikację środków trwałych, Polską Klasyfikację Wyrobów i Usług (PKWiU), czy Sprawozdanie kwartalne GUS DNU-K oraz liczne dodatki usprawniające aktualną pracę użytkowników, na przykład w obszarze tworzenia faktur korygujących sprzedaż.

Aktualizacja systemu ERP
jako stały element strategii firm

Każde przedsiębiorstwo się zmienia. Ewoluuje, dostosowując się do aktualnych potrzeb klientów, rynku oraz przepisów prawnych. Bieżące aktualizacje systemu do najnowszych wersji, pozwolą Tobie na uniknięcie zahamowania rozwoju firmy. Zapewnią użytkownikom dostęp do nowoczesnych, kompletnych narzędzi służących do wspierania zarządzania przedsiębiorstwem.

Rozmowy o IT: Czym jest system ERP?

Czy wiecie, że aż 88% firm uznaje, że system ERP pomógł ich firmom odnieść sukces? W czasie serii rozmów poświęconych technologii w biznesie eksperci ERP IT.integro wyjaśniają:

  • - co to jest system ERP i w jakie moduły powinien być wyposażony,
  • - jakich korzyści z wdrożenia mogą spodziewać się firmy,
  • - czym różni się system ERP w chmurze od modelu tradycyjnego,
  • - kiedy warto zdecydować się na wdrożenie oprogramowania tej klasy.

Sprawdzone sposoby na przygotowanie się do wdrożenia ERP

Wdrożenie każdego projektu wymaga zachowania precyzji, doskonałej organizacji i zaangażowania. Jest jednak kilka elementów, które są równie istotne i należy o nich pamiętać podczas realizacji projektu wdrożeniowego. W jaki sposób opracować plan i założenia wdrożenia? Jak pracować, aby działanie zakończyło się sukcesem?  Warto zastanowić się nad tymi pytaniami już na samym początku.

Projekty zakończone niepowodzeniem, niezależnie od ich charakteru (aktualizacja oprogramowania czy wdrożenie) czy czasu jego trwania, mogą negatywnie rzutować na kondycję i działalność przedsiębiorstwa. Mowa o wpływie na stabilność oraz finanse, a co za tym idzie – negatywne podejście pracowników, którzy dokładali wcześniej wszelkich starań, aby projekt zwiększył szansę swojego powodzenia.

Koszty projektu mogą być gigantyczne, a jego niepowodzenie może wpłynąć na znaczny ich wzrost. Z badań przeprowadzonych przez firmę Gartner wynika, że w około 55% - 75% przypadków projektów wdrożeniowych, ich cele nie zostają osiągnięte.

Porażki nie są nieuniknione. Warto zwrócić uwagę na najistotniejsze i najczęściej spotykane wyzwania, z którymi mierzą się uczestnicy projektów na poszczególnych etapach, jak również jakie kroki należy podjąć, aby wyjść im naprzeciw. Kiedy stawka jest wysoka, należy zastanowić się nad rozwiązaniami, które pomogłyby zminimalizować ryzyko oraz zadbać o jak najmniej problemowy przebieg wdrożenia ERP.

1.
Planowanie wdrożenia ERP

 

Przed rozpoczęciem działań, warto zwrócić uwagę, czy wszyscy uczestnicy projektu znają swoją rolę, cel projektu oraz jakie zadania są mu przydzielone.

W jednym z pierwszych kroków, należy przedstawić pracownikom argumenty przemawiające za implementacją oraz strategię dalszych działań. Jeśli nie znajdziemy zrozumienia naszej potrzeby dotyczącej zmian po stronie zarządu, może to negatywnie wpłynąć zarówno na budżet jak i planowanie zasobów.

Z kolei, jeśli osoby biorące udział w projekcie, czy użytkownicy końcowi nie zrozumieją celu projektu, może to spowodować dezorientację oraz niechęć do wprowadzanych zmian. Co w rezultacie doprowadzi do zmniejszenia szans powodzenia projektu.

Podczas planowania projektu należy:
  • Określić potrzebę wprowadzenia zmian, definiując konkretne korzyści które powinno przynieść wdrożenie systemu ERP. To łatwy sposób na otrzymanie wsparcia i akceptacji ze strony pracowników, a także pobudzenie ich entuzjazmu i zainteresowania.
  • Zaprezentować wizję projektu. Nim projekt zostanie rozpoczęty, istotne jest aby poświęcić czas na przedstawienie pracownikom powodów, dla których zmiany są niezbędne oraz jakie istnieją możliwe konsekwencje ich niewprowadzenia. Do obowiązków kierowników działów, których zmiany mogą dotknąć w szczególności, należy przekazanie wiadomości pozostałym pracownikom.
  • Sprecyzowanie budżetu oraz zasobów niezbędnych do realizacji wdrożenia ERP, jak również opracowanie planu zwiększającego zasoby, w celu uniknięcia opóźnień na starcie projektu. Istotne jest, aby upewnić się, że każdy z uczestników projektu zna swoje role i obowiązki. W ten sposób uniknie się późniejszych pomyłek oraz niejasnych sytuacji, podczas nieprzewidzianych zdarzeń.

2.
Działaj zgodne z wizją i misją firmy

 

Istotne jest, aby projekt został zrealizowany zgodnie z wartościami kierującymi przedsiębiorstwem, jej kulturą organizacyjną oraz standardami. Ważne jest przeanalizowanie doświadczeń firmy w obszarze zarządzania czy zdolności adaptacji pracowników na podstawie wcześniejszych projektów.

Wielokrotnie znajomość historii rozwoju firmy zwiększała możliwość zakończenia projektu powodzeniem. Biorąc pod uwagę wdrożenia ERP, przedsiębiorstwa powinny zastanowić się, w jaki sposób wdrożenie i zmiany z niego wynikające wpiszą się w kulturę firmy i standardy jej działalności lub jak można je dostosować.

Te informacje, podobnie jak w przypadku podglądu statusu aktualnych działań, ułatwią nadanie odpowiednich priorytetów dla poszczególnych zadań projektowych. W przypadku, kiedy firma w przeszłości zarządzała zmianami organizacyjnymi w niewłaściwy sposób, a wprowadzenie dalszych zmian w dalszym ciągu jest konieczne, pracownicy mogą być zmęczeni oraz wykazywać zmniejszone zaangażowanie w realizowany projekt. Co więcej, jeśli nie zostaną poinformowani o planowanych zmianach oraz ich znaczeniu w funkcjonowanie firmy, już na początku projektu mogą odczuwać obawy i opór.

Trzy kroki minimalizujące prawdopodobieństwo porażki podczas wdrożenia ERP:
  • Nadaj priorytety dla wykonywanych aktualnie oraz wszystkich zaplanowanych działań. Informacje o tym, w jaki sposób cele wdrożenia ERP są spójne z aktualnie panującymi oraz priorytetami organizacji, umożliwi usprawnienie przebiegu projektu. Wpłynie na zwiększone zaangażowanie pracowników oraz terminowość realizacji zadań bez potrzeby przekroczenia zaplanowanego budżetu.
  • Określ najistotniejsze zasoby, budżet oraz ramy czasowe projektu. Zapobiegnij w ten sposób potencjalnym konfliktom i uniknij niejasności.
  • Zaplanuj prawidłową komunikację pomiędzy pracownikami biorącymi udział w projekcie. Okaże się to niezwykle istotne w dalszych etapach wdrożenia.

3.
Określ strukturę projektu oraz określ role uczestników

 

Zamieszanie i utrudnienia w kolejnych częściach projektu, mogą być spowodowane niejasną strukturą, wyznaczonymi zadaniami oraz rolami podczas wdrożenia.

Może dojść do sytuacji, że w przypadku braku jasno określonego planu, zespoły projektowe mogą duplikować swoją pracę lub nie realizować założonych działań. Nie skupią się na wykonywaniu prac, a będą próbować określić podział obowiązków czy zidentyfikować role pełnione w projekcie. W takim przypadku trudno będzie uniknąć opóźnień. Mogą się one pojawić jeszcze nim projekt nabierze rozpędu, generując większe koszty, wymuszające wprowadzenie zmian w budżecie i harmonogramie prac.

5 wskazówek wprowadzających jasne i zrozumiałe założenia projektu:

Aby projekt był jasny i klarowny, a postęp był szybko widoczny, warto:

  • Zdefiniować cele, nadać role każdemu z członków zespołu, odpowiedzieć na ich pytania, jak również dać im możliwość bliższego poznania i integracji.
  • Skorzystać z wewnętrznych zasobów przedsiębiorstwa – istniejące narzędzia komunikacyjne czy wsparcie zarządców mają szansę zredukować niechęć i opór pracowników, jak również zwiększyć ich aktywność i motywację.
  • Określić i wprowadzić procedury, pomogą one zidentyfikować zagrożenia mogące pojawić się podczas trwania projektu i radzić sobie z nimi na bieżąco.
  • Zaznaczać konieczność współpracy pomiędzy pracownikami, jak i potrzebę inicjowania dyskusji oraz prezentacji podziału obowiązków dla poszczególnych zespołów.
  • Na bieżąco weryfikować role uczestników projektu oraz ich podział obowiązków, ze względu na możliwość pojawienia się zmian i cykl życia projektu.

4.
Przygotuj się na zmiany

Jeśli chcemy efektywnie przeprowadzić szereg zmian w organizacji i być pewnym, że przedsiębiorstwo zmierza we właściwą stronę, warto pamiętać o jednej, dodatkowej kwestii. Zmiany w firmie, zachodzące podczas wdrożenia ERP, wpłyną w znaczny sposób na pracowników i ich zachowania. To czy projekt okaże się sukcesem, w dużej mierze wiąże się ze skutecznym i szybkim oswojeniem pracowników ze skutkami zmian.

Wprowadzenie nowych funkcjonalności systemu ERP spowoduje najwięcej korzyści w momencie, kiedy firma zastosuje proaktywny stosunek do przygotowań swoich pracowników. Ze świadomością możliwości wystąpienia zmian oraz tego, jakie mogą być ich skutki, będziesz w stanie wyznaczyć właściwą drogę działaniom projektowym, jednocześnie dbając o odpowiednią komunikację czy przeprowadzenie właściwie sprofilowanych szkoleń, nie tracąc czasu na realizację zbędnych zadań.

Oswajaj się ze skutkami zmian:
  • Zidentyfikuj najistotniejsze zmiany występujące w zakresie zarówno systemu, procesów jak i struktury organizacyjnej. Istotne jest, aby na bieżąco omawiać i analizować pod wieloma kątami skutki następujących zmian, jak również ich wpływ na role pracowników oraz obszary działalności przedsiębiorstwa. Wzięcie pod uwagę wielu punktów widzenia da możliwość opracowania skutecznego planu dotyczącego komunikacji i szkoleń.
  • Oceń skalę zmian wpływających na role użytkowników i obszar ich obowiązków. Zmiany należy uwzględniać nie tylko poprzez zmianę opisu stanowisk pracy, ale również w materiałach szkoleniowych, informacyjnych oraz wiadomościach i komunikatach wewnętrznych. Ważne jest, aby przygotować pracowników do wdrożenia ERP i wcześniejsze zapoznanie ich z konsekwencjami.
  • Opracuj materiały dla użytkowników końcowych, ułatwisz w ten sposób ich adaptację oraz możliwość przygotowania się do nowych standardów pracy. Tego rodzaju dokumenty umożliwiają sprawny przegląd korzyści wiążących się z wprowadzenia nowego rozwiązania, jakim może być wdrożenie systemu ERP. Jeśli pracownicy będą świadomi zmian następujących w firmie oraz korzyści jakie się z nimi wiążą, szybciej odnajdą się w nowej roli.

5.
Ogłaszaj jasne komunikaty

Sprawna komunikacja projektowa, czyli generująca właściwe treści skierowane do określonej grupy odbiorców oraz wysyłana w odpowiednim czasie jest niezbędna do poradzenia sobie z oporem pracowników projektowych. Warto zwrócić uwagę na stworzenie formalnej grupy w której skład wchodziliby najbardziej wpływowi pracownicy organizacji, których obowiązkiem byłaby dwustronna komunikacja, zarówno formalna, jak i nieformalna. Właściwa komunikacja pozwoli oswoić się pracownikom z przyszłymi zmianami oraz ich skutkami. Dodatkowo pozwoli na monitorowanie zdolności adaptacyjnych oraz reakcji na zachodzące zmiany, jak również usprawnienie działań wdrożeniowych. Źródłem nieefektywnej komunikacji mogą być wysyłane niejasne i niespójne komunikaty, skierowane do niewłaściwych pracowników lub wysyłanie ich w nieodpowiednim czasie.

Usprawniając komunikację wewnętrzną należy:
  • Stworzyć zespół w którego skład wejdą kluczowi użytkownicy i najbardziej wpływowe osoby w przedsiębiorstwie. Ważne, aby były to osoby z obszarów, na które przeprowadzenie wdrożenia ERP będzie miało wpływ w największym stopniu. Ich zaangażowanie w procesie decyzyjnym oraz wymiana informacji z innymi uczestnikami projektu zwiększy przejrzystość działań w obszarze zarządzania zmianami. Wprowadzając plan komunikacji wielokierunkowej, warto trzymać rękę na pulsie. Właściwy obieg informacji ułatwi dotarcie niezbędnych danych do odpowiedniego pracownika na czas.
  • Zbudować zaufanie wśród pracowników oraz stworzyć w nich poczucie odpowiedzialności za wykonywane zadania.
  • Zapewnić narzędzia do monitorowania oraz przekazywania informacji zwrotnej. Istotne jest opracowanie „systemu wczesnego ostrzegania”, pozwalającego na szybką identyfikację zagrożeń.

6.
Wdrożenie nowych standardów

Odpowiednie przygotowanie pracowników do wdrożenia ERP pozwoli na pozytywną jego akceptację w organizacji. Odpowiednio stworzony program szkoleniowy umożliwi wypełnienie luk w wiedzy i umiejętnościach.

Koniecznością przy tworzeniu takiego programu jest precyzyjne określenie zarówno potrzeb, jak i wymagań organizacyjnych. Powodzenie wdrożenia ERP zależy w dużym stopniu od tego, jak szybko pracownicy odnajdą się w nowym środowisku pracy. Wprowadzenie nawet najlepszego systemu nie przyniesie korzyści, jeśli użytkownicy nie zostaną odpowiednio przeszkoleni, przygotowani i chętni do podjęcia nowych wyzwań.

Przygotowując pracowników do zmian warto:

  • Stworzyć analizę aktualnych umiejętności pracowników, aby z odpowiednim wyprzedzeniem poznać ich potrzeby szkoleniowe.
  • Przeprowadzić szkolenia o tematyce dostosowanej do konkretnej roli użytkownika. Warto upewnić się, że użytkownicy końcowi pracują wydajnie w nowym środowisku. Stworzone materiały szkoleniowe powinny odzwierciedlać potrzeby oraz wymagania przyszłych użytkowników systemu. Sprawdzonym pomysłem jest zaangażowanie pracowników firmy w weryfikację materiałów. Należy poszeregować wymagania według ważności oraz zadbać, aby najważniejsi użytkownicy posiadali niezbędną wiedzę i umiejętności jeszcze przed uruchomieniem systemu.
  • Opierając się na wcześniejszym zastosowaniu metod szkoleniowych, istotne jest opracowanie odpowiedniej strategii oraz planu szkoleniowego. Ważne jest aby były dopasowane do aktualnych potrzeb pracowników.
  • Zapewnić niezbędne szkolenia już na początkowym etapie prac, jak również odpowiednią ilość czasu na przygotowanie, co będzie miało korzystny wpływ na poziom jakości szkoleń.

7.
Korzystaj z wsparcia powdrożeniowego

Należy pamiętać, że proces wdrożenia ERP i uruchomienia systemu to jeszcze nie koniec. O sukcesie projektu można mówić dopiero wtedy, kiedy użytkownicy końcowi swobodnie i pewnie posługują się nowym narzędziem oraz kiedy swobodnie nabywają nowe umiejętności przy wsparciu partnera, a świadczone przez niego usługi dają pozytywne efekty.

Podczas planowania działań powdrożeniowych, warto pamiętać o:
  • Wsparciu użytkowników końcowych przez co najmniej okres kilku tygodni po uruchomieniu. Dodatkowo, wyznaczyć grupę osób odpowiedzialnych za wsparcie użytkowników końcowych. Zespół powinien składać się z kompetentnych pracowników, mających największą wiedzę i styczność z nowym oprogramowaniem, dzięki uczestnictwu w testach oraz sesjach szkoleniowych przed uruchomieniem. Jest to kluczowe działanie, aby zyskać gwarancję, że oswoili się z nowym środowiskiem pracy.
  • Pełnym zaangażowaniu uczestników zespołu oraz wsparciu ze strony partnera wdrożeniowego, tak długo, jak będzie występować potrzeba.
  • Niezbędnych narzędziach dla kierowników projektu, uwzględniających klarowną listę nowych definicji i pojęć dotyczących projektu, kluczowych korzyści oraz zmian z wdrożenia systemu ERP oraz obowiązujących możliwości wsparcia.
  • Ciągłości spotkań z działem technicznym oraz zespołem projektowym. Tego typu zebrania mają na celu omówienie aktualnych działań oraz elementów sprawiających problem. A także planów dotyczących dalszych działań, czy wytłumaczenie niejasności stronom uczestników projektu.

8.
Pamiętaj o pracownikach

Należy pamiętać, że proces wdrożenia ERP i uruchomienia systemu to jeszcze nie koniec. O sukcesie projektu można mówić dopiero wtedy, kiedy użytkownicy końcowi swobodnie i pewnie posługują się nowym narzędziem oraz kiedy swobodnie nabywają nowe umiejętności przy wsparciu partnera, a świadczone przez niego usługi dają pozytywne efekty.

Podczas planowania działań powdrożeniowych, warto pamiętać o:
  • Wsparciu użytkowników końcowych przez co najmniej okres kilku tygodni po uruchomieniu. Dodatkowo, wyznaczyć grupę osób odpowiedzialnych za wsparcie użytkowników końcowych. Zespół powinien składać się z kompetentnych pracowników, mających największą wiedzę i styczność z nowym oprogramowaniem, dzięki uczestnictwu w testach oraz sesjach szkoleniowych przed uruchomieniem. Jest to kluczowe działanie, aby zyskać gwarancję, że oswoili się z nowym środowiskiem pracy.
  • Pełnym zaangażowaniu uczestników zespołu oraz wsparciu ze strony partnera wdrożeniowego, tak długo, jak będzie występować potrzeba.
  • Niezbędnych narzędziach dla kierowników projektu, uwzględniających klarowną listę nowych definicji i pojęć dotyczących projektu, kluczowych korzyści oraz zmian z wdrożenia systemu ERP oraz obowiązujących możliwości wsparcia.
  • Ciągłości spotkań z działem technicznym oraz zespołem projektowym. Tego typu zebrania mają na celu omówienie aktualnych działań oraz elementów sprawiających problem. A także planów dotyczących dalszych działań, czy wytłumaczenie niejasności stronom uczestników projektu.

9.
Sposób na trudności podczas wdrożenia ERP

 

Wiele przeszkód może powstać na drodze podczas realizacji projektu. Trudności, których nie uwzględniał nasz projekt lub te zignorowane, potrafią w ogromny sposób wpłynąć na niższy poziom zadowolenia z wdrożenia. Najczęściej do tego typu sytuacji dochodzi, gdy projekt nie jest prawidłowo zarządzany lub, kiedy proces biznesowy został nieprawidłowo zaprojektowany. Aby pracownicy mieli możliwość kontynuacji pracy w nowym systemie, istotne jest znalezienie sposobu na obejście problemu. W przypadku, kiedy nie ma możliwości zastosowania rozwiązań zastępczych, użytkownicy tracą czas, czego powodem są opóźnienia lub wstrzymanie prac.

Kroki, które należy podjąć podczas wystąpienia nieprzewidzianych przeszkód:
  • Zweryfikuj potrzeby użytkowników końcowych podczas uruchomienia. Poinformuj ich, że zespół projektowy jest odpowiednio przygotowany na wystąpienie jakichkolwiek trudności. Zachęcaj do zgłaszania nieprawidłowości lub nurtujących tematów.
  • Stwórz narzędzie służące użytkownikom do udzielania informacji zwrotnej. W przypadku wystąpienia niezgodności, zyskają możliwość sprawnego poinformowania zespołu projektowego, który będzie mógł natychmiast zająć się znalezieniem rozwiązania problemu. Niewłaściwy sposób komunikacji może prowadzić do zmniejszenia efektywności wprowadzanego rozwiązania.
  • Nadaj uprawnienia kluczowym użytkownikom do reakcji na pojawiające się problemy oraz poszukiwanie rozwiązań w wymaganych miejscach. Kluczowym czynnikiem zdobycia szybszego zaufania pomiędzy zespołami projektowymi a pracownikami jest sprawna i skuteczna współpraca.
  • Określ kolejne obszary, dla których planowane jest wprowadzenie dalszych usprawnień. Poinformuj o nich pracowników oraz zachęć ich do aktywnych poszukiwań możliwości kolejnych ulepszeń.

Podsumowanie

Istnieją przedsiębiorstwa, którym udało się wyjść z kryzysu finansowego. Nie mogą one pozwolić sobie na kolejne niepowodzenie. Następstwa projektu zakończonego niepowodzeniem mogą być poważne: strata zainwestowanych środków, brak zysków czy usprawnień w realizowanych procesach, jak również niezadowolenie i rozczarowanie pracowników.

Decydując się na wdrożenie, w pierwszym etapie należy oszacować koszty oraz przeprowadzić analizę spodziewanych korzyści. Proces wdrożenia ERP wymaga dużych nakładów czasu i jest złożony. Oszczędność podczas projektu jest możliwa – należy jedynie wiedzieć, gdzie jej szukać, odkrywając możliwość ominięcia pułapek oraz zwiększając szanse na powodzenie projektu zarówno długo- jak i krótkoterminowego

Interesuje Cię system ERP?
Dowiedz się co nowego do zaoferowania ma
Dynamics 365 Business Central

TOP