Zarządzanie projektem

Zarządzanie projektem

Moduł Zlecenia obsługuje typowe zadania zarządzania projektami, takie jak konfigurowanie zlecenia i planowanie zasobów, a także dostarczanie informacji niezbędnych do zarządzania budżetami i monitorowania postępu. Za pomocą funkcji Zlecenia można zarządzać projektami długoterminowymi, z którymi wiąże się wiele typów zużycia, np. zużycie godzin pracy ludzi, godzin pracy maszyn i zapasów magazynowych. Konieczne jest śledzenie wszystkich typów zużycia.

Czas pracy maszyn oraz pracowników można śledzić za pomocą kart czasu pracy. Funkcjonalność Zlecenia umożliwia przeglądanie nie tylko pojedynczych zleceń, ale także alokacji pracowników, maszyn i innych zasobów używanych we wszystkich projektach.

Przed rozpoczęciem sprzedaży usług, wystawiania zleceń lub przypisywania zasobów do projektów, należy zdefiniować ceny oraz zasady, które będą obowiązywały podczas transakcji na zleceniach lub zasobach. Wszystkie informacje dotyczące cen można edytować.

Zlecenia

Funkcjonalność umożliwia śledzenie zużycia według zleceń oraz danych wymaganych do wystawienia faktury dla nabywcy. Program obsługuje zarówno zlecenia wyceniane według stałej stawki oraz według zużycia czasu i materiałów. Możliwe jest również:

tworzenie planu dla zlecenia obejmującego wiele zadań lub grup zadań i wprowadzanie osobnego budżetu dla każdego zlecenia na dowolny okres czasu;
kopiowanie budżetu z jednego zlecenia do drugiego i definiowanie specyficznych cenników dla poszczególnych zleceń nabywcy, które zostaną użyte w naliczaniu kosztów księgowych oraz kosztów związanych z zapasami i zasobami;
przeglądanie sugestii księgowania RWT i uznania dla danego zlecenia;
planowanie i fakturowanie zlecenia w walucie innej niż waluta lokalna przy pomocy granuli Zlecenia w połączeniu z granulą Wielowalutowość;
przypisanie określonego zlecenia do danego nabywcy i całkowite lub częściowe fakturowanie zlecenia przy pomocy granuli Zlecenia w połączeniu z Fakturowaniem sprzedaży.

Rozpoczynając nowy projekt, należy utworzyć zlecenie, na którym znajdą się informacje dotyczące projektu takie jak nazwa oraz nabywca, a także informacje dotyczące księgowania.

Wiersze zadań i planowania

Planowanie zleceń odbywa się w dwóch warstwach:

Pierwsza warstwa obejmuje wiersze zadania zlecenia, odpowiadające elementom umowy zawartej z nabywcą, który zlecił wykonanie pracy. Konieczne jest zdefiniowanie przynajmniej jednego zadania, ponieważ całe księgowanie musi odnosić się do istniejącego zadania zlecenia. Po zdefiniowaniu przynajmniej jednego zadania można zdefiniować wiersze planowania i zaksięgować zużycie w zleceniu.
Druga warstwa składa się z wierszy planowania, które określają szczegółowe zużycie zasobów, zapasów oraz różnych wydatków księgi głównej. Wszystkie wiersze planowania składają się na plan projektu.

W tworzonych zleceniach można definiować wiersze zadania oraz planowania. Zlecenie można podzielić na mniejsze zadania, a dzięki temu uwzględnić więcej szczegółowych danych w budżetowaniu, ofertach oraz rejestracji.

Integracja z obszarem Sprzedaży umożliwia fakturowanie zleceń w taki sam sposób jak zamówień sprzedaży.

Za pomocą faktur zakupu można natomiast księgować powiązane ze zleceniem koszty, a także łączyć zapisy zużycia z dziennika zleceń oraz wiersze zakupu z wierszami planowania zlecenia.

Roboty w toku

Dzięki funkcji zleceń użytkownik może planować wykorzystanie zasobów firmy oraz śledzić koszty związane z wykorzystaniem tych zasobów w określonym projekcie. Zlecenia obejmują zużycie roboczogodzin pracownika, godzin pracy urządzenia, zużycie zapasów magazynowych, a także inne typy zużycia, jakie należy śledzić w miarę postępu realizacji zlecenia. Jeśli wykonanie zlecenia zaplanowano na dłuższy okres czasu, w czasie jego realizacji istnieje możliwość przeniesienia kosztów zużycia na konto robót w toku (RWT) w bilansie. Koszty oraz sprzedaż można wtedy uwzględnić na kontach rachunku wyników, jeśli zajdzie taka potrzeba.

Użytkownik ma możliwość definiowania metody kalkulacji RWT tak, aby odzwierciedlała ona potrzeby danej firmy, branży lub kraju. Metodę tę można zdefiniować ją jako domyślną, dzięki czemu będzie ona wykorzystywana w przypadku kolejnych zleceń realizowanych przez firmę.

Panel sterowania RWT

Panel sterowania RWT to okno aplikacji, w którym można śledzić RWT dla wszystkich projektów. Każdy wiersz w oknie zawiera informacje o zleceniu z uwzględnieniem obliczonych i zaksięgowanych kosztów RWT.

Koszty rzeczywiste do budżetu

Jednym z najważniejszych zadań menedżera projektu jest kontrolowanie budżetu zlecenia. Odpowiedni raport w systemie ERP Microsoft Dynamics 365 Business Central pozwala na porównanie kwot planowanych i kwot zużycia dla wybranych zleceń.

Karty czasu pracy

Funkcjonalność zarządzania czasem pracy pozwala monitorować oraz szacować zużycie oraz alokację zasobów. Użytkownik może odpowiednio wcześnie identyfikować problemy, a także zapobiegać opóźnieniom oraz przekraczaniu założonych kosztów. Za pomocą kart czasu pracy rejestruje się zużycie czasu dla wybranego pracownika oraz maszyny. Ułatwi to kierownikowi projektu przegląd zużyć oraz ich alokację.

Karty czasu pracy przedkładane do analizy są widoczne na karcie czasu pracy kierownika. Kartę można zatwierdzić, odrzucić, bądź ponownie otworzyć w celu wykonania dalszych działań.

Alternatywne koszty

Możliwe jest również przypisanie alternatywnych kosztów do poszczególnych zasobów i grup zasobów. Koszty mogą mieć stałą wartość lub są obliczane jako procent pewnej wartości.

Zarządzanie zdolnościami produkcyjnymi

Zarządzanie zdolności produkcyjnymi obejmuje procesy planowania, sprzedaży oraz monitorowania statystyk zużycia oraz rentowności zasobów. Program umożliwia tworzenie planów przy pomocy kalendarzy dla wybranych okresów. Dostarcza również informacji o zużyciu zasobów, a także o zdolnościach produkcyjnych poszczególnych zasobów z uwzględnieniem ich dostępności, a także o kosztach planowanych w związku z poszczególnymi zamówieniami i ofertami.