- Dynamics 365 Business Central
- System ERP – baza wiedzy
- Korzyści z wdrożenia systemu ERP
- Scenariusze korzyści dla kadry zarządzającej przedsiębiorstwem
- Jak osiągnać sukces przy wdrożeniu systemu ERP
- System ERP w chmurze jako usługa czy instalacja?
- 6 etapów wdrożenia systemu ERP
- Etap pierwszy: Diagnoza. Jak wybrać system ERP oraz przygotować się do jego wdrożenia?
- Etap drugi: Analiza. Jak przebiega właściwe przygotowanie projektu?
- Etap trzeci: Projekt. Jak rozpoczyna się realizacja wdrożenia?
- Etap czwarty: Budowa. Jak dostosowuje się system do wymagań klientów?
- Etap piąty: Uruchomienie. Jak przebiegają szkolenia i przygotowania systemu dla użytkowników?
- Etap szósty: Działanie. Jak wygląda wsparcie powdrożeniowe?
Niepewna sytuacja ekonomiczna sprawia, że firmy muszą na nowo zdefiniować znaczenie planowania zasobów przedsiębiorstwa i określić nowe metody wdrażania tej koncepcji. Powszechnie używane terminy takie jak SaaS („Software as a Service”), czyli oprogramowanie jako usługa i „on demand”, czyli „na żądanie”, opisują inne metody udostępniania systemów, w ramach których użytkownicy współdzielą daną instancję oprogramowania za pośrednictwem Internetu.
SaaS oraz otwarty dostęp do kodu źródłowego są z pewnością postrzegane jako duża zaleta przez wiele firm, gwarantując potencjalnie mniejsze ryzyko i koszty w porównaniu z tradycyjnym systemem klasy ERP. Należy jednak rozważyć zagrożenia, jakie wiążą się z tymi rozwiązaniami. Użytkownik dysponuje obecnie szeroką gamą możliwości przy wyborze systemu ERP.
Może zdecydować się na instalację na własnych serwerach (tradycyjna instalacja ERP) lub na dzierżawionych serwerach (SaaS). Podejmując tę decyzję, powinien jednak wziąć pod uwagę sześć istotnych czynników:
Prostota
SaaS to model upraszczający proces wdrożenia. Pozwala on uniknąć konieczności zakupu dodatkowych serwerów i samodzielnej instalacji oprogramowania. Aby rozpocząć pracę z systemem, wystarczy dostęp do Internetu.
Elastyczność
Tradycyjny model polega na instalacji systemu ERP na serwerach użytkownika. Oprogramowanie jest jego własnością, w związku z czym użytkownik może im dowolnie dysponować. Ma możliwość dostosowania go do swoich potrzeb i integrowania z innymi programami. Oprogramowanie ERP z reguły pozwala na dowolną konfigurację. Model SaaS ogranicza nieco tę elastyczność.
Kontrola
Jak wspomniano powyżej, wiele firm za wadę SaaS uznaje ograniczone możliwości kontroli w stosunku do tradycyjnej instalacji ERP. Jest to postrzegane negatywnie zwłaszcza przez średnie i duże firmy, których procesy zostały ściśle zdefiniowane i nie można ich modyfikować. Dostosowanie procesów do oprogramowania jest znacznie łatwiejsze w przypadku małych firm niż dużych. Poza tym SaaS stwarza ograniczenia w zakresie udostępniania złożonych oprogramowania o złożonej funkcjonalności.
Dostępność
W modelu SaaS oprogramowanie, które zostało zainstalowane i jest utrzymywane na zewnętrznych serwerach, jest udostępniane za pośrednictwem Internetu. Wiąże się to jednak z niebezpieczeństwem awarii dostępu do sieci. W przypadku tradycyjnej instalacji systemu ERP, która umożliwia korzystanie tylko z wewnętrznej sieci firmowej, przerwa w dostępie do Internetu nie stwarza znaczących zagrożeń.
Koszt
Zasadniczo koszty instalacji SaaS są znacznie niższe, podobnie jak koszty utrzymania. Firmy nie ponoszą wysokich wydatków związanych z zakupem licencji, zaawansowanego sprzętu, zarządzaniem infrastrukturą oprogramowania i tworzeniem rozwiązań technologicznych. Dla małych firm niższe koszty są dużą zaletą. Jednak licencjonowanie produkcyjnego oprogramowania ERP w modelu SaaS związane jest z pewnymi wadami. Ponieważ oprogramowanie udostępniane jest na zasadach subskrypcji, opłaty za korzystanie z platformy, na której zainstalowany jest system ERP i opłaty miesięczne okazują się wyższe. Przypomina to leasing samochodu, w przypadku którego w przeciwieństwie do zakupu, konieczne jest ciągłe uiszczane opłat. SaaS może okazać się zatem drogim rozwiązaniem, zwłaszcza gdy zwiększa się liczba pracowników i procesów.
Integracja
Firmy, które decydują się na tradycyjny model wdrożenia systemu ERP, instalują wszystkie aplikacje na tej samej platformie. Pozwala to uniknąć problemów w trakcie integracji i umożliwia lepszą kontrolę nad działaniem tych aplikacji. Integracja jest istotną kwestią dla dostawców SaaS. Klienci zgłaszają bowiem swoje oczekiwania dotyczące integracji systemów zainstalowanych lokalnie z aplikacjami dostępnymi w chmurze. Wyzwaniem jest również integracja aplikacji dzierżawionych w modelu SaaS od różnych dostawców. Model SaaS jest ofertą dostosowaną do wielkości firmy i nie wymagającą tak wysokich nakładów inwestycyjnych jak w przypadku aplikacji instalowanych lokalnie. Ma to szczególne znaczenie w trudnych warunkach ekonomicznych.
Każdy z modeli instalacji ma swoje wady i zalety, jednak możliwe jest uzyskanie pewnego kompromisu. Podejmując decyzje dotyczące ERP, warto rozważyć powyżej opisane czynniki.