Marketing w systemie ERP

Marketing w systemie ERP

Kluczem do sukcesu w działaniach marketingowych oraz sprzedażowych jest podejmowanie właściwych decyzji we właściwym czasie. System ERP Microsoft Dynamics 365 Business Central zapewnia stały i natychmiastowy dostęp do dokładnych informacji o kontaktach. Przyczynia się to do lepszych efektów w zakresie pozyskiwania nabywców oraz zwiększania ich zadowolenia.

Funkcje marketingowe dostępne w systemie ERP Microsoft Dynamics 365 Business Central ułatwiają zarządzanie oraz wsparcie działań marketingowych i sprzedażowych. Umożliwiają też dostęp do kompleksowych oraz dokładnych danych, a także ukierunkowanie działań na preferowaną grupę nabywców.

Działania te realizuje się za pomocą różnych typów kampanii marketingowych. Nabywców można grupować na podstawie cech wspólnych. Dzieli się ich również na różne grupy korespondencyjne, na przykład w oparciu o dane profilowe. Do kampanii marketingowych można zaliczyć przykładowo ogłoszenia, reklamy telewizyjne, pocztę bezpośrednią czy kampanie e-mail.

Kontakty

System ERP Microsoft Dynamics 365 Business Central umożliwia rejestrowanie kontaktów, czyli wszystkich jednostek zewnętrznych, z którymi współpracuje firma użytkownika (na przykład nabywcy, potencjalni nabywcy, dostawcy, prawnicy, czy konsultanci). Kontaktami mogą być zarówno firmy jak ich pracownicy. Natomiast osoby współpracujące z firmą rejestrowane są jako niezależne osoby kontaktowe. Podczas rejestrowania kontaktu program sprawdza, czy kontakt już istnieje. Jeśli został on już wcześniej zdefiniowany, program automatycznie wyświetli komunikat o błędzie. Kontakty można klasyfikować według kryteriów profilowych. Funkcjonalność zarządzania kontaktami pozwala na dostosowanie ich ustawień do indywidualnych potrzeb użytkowników.

W kartotece kontaktu można rejestrować dane powiązane z kontaktem. Niektóre z pól kartoteki mają zastosowanie tylko w czasie wprowadzania danych firm, inne – kiedy wprowadza się ustawienia dla osób kontaktowych. Rejestrując nowy kontakt, należy określić, czy jest to nowa firma czy nowa osoba kontaktowa zatrudniona w firmie, która istnieje już w systemie jako kontakt.

Funkcjonalność kontaktów jest ściśle zintegrowana z obszarem Sprzedaż. Oznacza to, że użytkownik może na przykład generować oferty dla potencjalnych nabywców oraz tworzyć dokumenty sprzedaży dla konkretnych osób kontaktowych.

Klasyfikacja kontaktów

Klasyfikacja kontaktów polega na sortowaniu nabywców według określonych przez użytkownika kryteriów, na przykład przychodu. Dzięki temu użytkownikom łatwiej wykonywać działania, takie jak:

planowanie kampanii w oparciu o kluczowe dane;
kierowanie działań oraz ofert do konkretnych kontaktów;
usprawnienie realizacji strategii i komunikatów marketingowych oraz sprzedażowych.

Dzięki funkcji rankingów kontaktów użytkownik może definiować dostosowane do własnych potrzeb rankingi, uwzględniając na przykład ważność lub lojalność nabywców, dostawców oraz partnerów. Szybki dostęp do najbardziej aktualnych danych wybranego kontaktu można uzyskać, przechodząc do kartoteki kontaktu, w której widoczne są rankingi.

Dzięki klasyfikacji kontaktów możliwe jest skierowanie odpowiedniej kampanii do odpowiednich kontaktów. Podział nabywców na segmenty ABC umożliwia ich klasyfikację (po przypisaniu wag dwóch pytań, aby określić wartość trzeciego pytania).

Zadania

Funkcjonalność zarządzania zadaniami ułatwia:

organizację kampanii;
organizacja działań powiązanych z marketingiem i sprzedażą;
definiowanie zadań do wykonania, które można powiązać z kontaktami oraz kampaniami;
przypisywanie zadań innym użytkownikom lub zespołom zarejestrowanym w systemie.

Lista zadań do wykonania zawiera kilka opcji podglądu zadań. Użytkownik może na przykład zobaczyć liczbę przypisanych zadań lub numer kontaktu zaangażowanego w ich wykonanie. Zadania można grupować według kampanii, sprzedawców, zespołów oraz kontaktów.

Zarządzanie kontaktami

Zestawienia kontaktów pozwalają na wprowadzenie dodatkowych spersonalizowanych informacji na temat kontaktów. Funkcjonalność jest ściśle zintegrowana z obszarem Sprzedaż i należności i umożliwia:

określenie osób powiązanych z każdym z kontaktów;
kontrolę wprowadzania zduplikowanych informacji na temat kontaktów;
przeglądanie danych prospektów i nabywców według kategorii kontaktów zdefiniowanych na podstawie pytań profilowych;
generowanie ofert dla prospektów lub tworzenie dokumentów sprzedaży dla wybranych kontaktów, w przypadku gdy używane jest również rozwiązanie Zarządzanie zamówieniami sprzedaży.

Wyszukiwanie duplikatów kontaktu

Funkcjonalność zarządzania współpracą ułatwia wyszukiwanie duplikatów kontaktów, obejmujące tylko firmy kontaktów (a nie osoby kontaktowe). Dostępne są dwa sposoby wyszukiwania duplikatów: automatyczny lub ręczny. Program może automatycznie wyszukiwać duplikaty zawsze podczas tworzenia nowego kontaktu. Możliwe jest również ręczne wyszukiwanie duplikatów. W przypadku tej opcji wyszukiwanie należy wykonywać regularnie, na przykład zawsze po wprowadzeniu nowego kontaktu. W systemie ERP Microsoft Dynamics 365 Business Central wyszukiwanie duplikatów odbywa się na podstawie ciągów znaków wyszukiwania.

Kampanie

Kampania to dowolne działanie obejmujące wiele kontaktów. Do kampanii przypisuje się wszystkie działania marketingowe i sprzedażowe, w które zaangażowane są kontakty, na przykład kampanię promocyjną sprzedaży. Kontakty dzieli się na segmenty według określonych kryteriów takich jak sprzedaż, profile kontaktu oraz interakcje. Funkcja kampanii pozwala również na:

ponowne wykorzystanie segmentów poprzez zdefiniowanie, czy mają być aktualizowane przy każdorazowym wprowadzaniu informacji dla danego kontaktu;
zablokowanie/zamrożenie grupy do dalszych działań takich jak poczta bezpośrednia;
tworzenie korespondencji seryjnej dla wybranego segmentu za pomocą dokumentu Microsoft Office Word lub wysłanie dowolnego typu pliku do kontaktów danego segmentu;
wysyłanie kopii tego samego dokumentu do osób różnych narodowości, z których każda otrzyma dokument w wybranym języku ojczystym.

Po skonfigurowaniu kampanii oraz określeniu działań, sprzedawcom oraz zespołom można przypisać grupy działań obejmujące kilka zadań do wykonania. Działania można przypisywać tylko pracownikom zarejestrowanym jako sprzedawcy.

Zarządzanie interakcjami/dokumentami

Funkcjonalność umożliwia rejestrację interakcji z kontaktami, na przykład rozmów telefonicznych, spotkań, listów. Do każdej interakcji można załączyć dokumenty (w formacie Word, Excel lub pliki txt). Interakcje można rejestrować automatycznie. Na przykład można zapisywać automatycznie wszystkie dokumenty Microsoft Dynamics 365 Business Central wysyłane do kontaktów, zamówień sprzedaży i ofert.

Interfejs TAPI, który obsługuje wiele urządzeń telekomunikacyjnych, pozwala nawiązać połączenie telefoniczne z kontaktem przy pomocy jednego kliknięcia na elektronicznej karcie kontaktu.

Dziennik interakcji

Dziennik interakcji to lista wszystkich interakcji powiązanych z danym kontaktem. Za jego pomocą użytkownik ma możliwość:

rejestracji interakcji z wybranym kontaktem;
śledzenia dokumentów;
wyszukiwania dokumentów.

Do interakcji można zaliczyć na przykład rozmowę telefoniczną, spotkanie oraz list. Jeśli interakcja zawiera dokument, można go zapisać przy właściwym kontakcie. Dokumenty generowane w systemie ERP Microsoft Dynamics 365 Business Central i wysyłane do kontaktów, takie jak na przykład oferty oraz zamówienia sprzedaży, można rejestrować i korzystać z nich w trakcie realizacji późniejszych działań. Zapisy dziennika interakcji zawierają listę wszystkich zarejestrowanych interakcji.

Prospekty

Funkcja zarządzania prospektami umożliwia sprzedawcom śledzenie prospektów sprzedaży, a także przeglądanie i właściwe planowanie zbliżających się zadań do realizacji.

Zarządzanie prospektami pozwala też dzielić proces sprzedaży na etapy. Prospekty zawierają kilka opcji przeglądania istniejących już prospektów, pogrupowanych przykładowo według wartości (obliczanej na wiele sposobów) lub:

kampanii;
sprzedawcy;
kontaktu.

Integracja z klientem Outlook

Dla większości pracowników działu sprzedaży i marketingu w budowaniu relacji z kontaktami pomocne jest korzystanie z narzędzi zarządzania zadaniami oraz z funkcji kalendarza. Znaczna część zewnętrznej komunikacji odbywa się za pomocą programu Microsoft Office Outlook. Integracja systemu ERP Microsoft Dynamics 365 Business Central z programem Outlook jest więc niezwykle istotna w czasie pracy w aplikacji CRM. Dzięki integracji z klientem Outlook użytkownik może wykonywać następujące zadania:

planować spotkania;
wyświetlać listę zadań do wykonania;
rejestrować spotkania w formie interakcji w oknie Zapisy dziennika interakcji;
planować i realizować przypisane zadania za pomocą narzędzi planowania;
tworzyć działania dla nabywców oraz osób kontaktowych.

Po wprowadzeniu danych takich jak zadanie lub kontakt informacje są automatycznie uaktualniane w programie Outlook. Nie ma potrzeby dwukrotnej aktualizacji tych samych danych w obu aplikacjach.

Logowanie do programu Microsoft Exchange za pomocą konta e-mail

Dzięki integracji z programem Outlook użytkownik może korzystać z dodatkowych wbudowanych funkcji tego programu. Funkcje te obejmują definiowanie reguł przenoszenia określonych typów wiadomości e-mail do konkretnych folderów, do których można się potem automatyczne logować z systemu ERP Microsoft Dynamics 365 Business Central.

Usługa logowania za pomocą konta e-mail w systemie ERP Microsoft Dynamics 365 Business Central umożliwia zintegrowaną obsługę poczty e-mail pomiędzy systemem ERP Microsoft Dynamics 365 Business Central a serwerem Microsoft Exchange Server. Dzięki niej użytkownik ma stały dostęp do aktualnych wiadomości e-mail w obu systemach. Funkcja pozwala pracownikom działu sprzedaży i zakupów na wymianę i publikację informacji pomiędzy kontaktami zarejestrowanymi w systemie, a także rejestrację odbiorców interakcji oraz rejestrację interakcji zakończonych powodzeniem.