Polska Funkcjonalność to opracowany przez firmę IT.integro, a certyfikowany przez Microsoft moduł rozbudowujący podstawową wersję systemu Dynamics NAV. Zawiera on funkcje dostosowanie do polskich przepisów prawnych, a także polską warstwę językową.
Moduł Polska Funkcjonalność jest bieżąco aktualizowany. Od czasu premiery Dynamics NAV 2013 poprzez kolejne wersje rozwinął się o szereg nowych rozwiązań, stanowiąc na dziś pełny i dopracowany pakiet funkcjonalności.
Mechanizm podzielonej płatności
Od 1 lipca 2018 roku zaczęły obowiązywać zmiany, które zostały wprowadzone w Ustawie o podatku od towarów i usług. Wiążą się one z możliwością stosowania, w rozliczeniach między dwoma kontrahentami (firmami), mechanizmu podzielonej płatności.
W odpowiedzi na powyższe wymaganie, IT.integro opracowała rozwiązanie bazujące na module Bankowości Elektronicznej. Pozwala on na przygotowanie płatności, zarówno eksportu jak i importu wyciągów w zgodzie z najnowszymi wymaganiami prawnymi.
Uzupełnianie danych w arkuszach płatności do dostawców może wystąpić w sposób automatyczny (sugerowane przez system uwzględniając zadane kryteria) jak i ręczny. Wszystkie dane, które są dobrowolne w opisie przelewu ( jak np. nr NIP kontrahenta czy nr faktury VAT) pobierane są automatycznie z zapisów oraz danych kartotekowych.
Możliwość importu wyciągów w podzielonej płatności może być zrealizowana w dwóch wariantach:
- Wyciąg z konta podstawowego, gdzie wszystkie transakcje pomiędzy kontem VAT a kontem podstawowym księgowane są na nowe konto w księdze głównej i pobierane z ustawień.
- Import wyciągu z konta podstawowego i konta VAT, gdzie transakcje księgowane są przez konto środków pieniężnych w drodze i pobierane z ustawień.
Jednolity Plik Kontrolny
Jednolity Plik Kontrolny to inaczej mechanizm, który funkcjonuje w Dynamics NAV. Służy on do generowania Jednolitych Plików Kontrolnych.
W odróżnieniu do poprzednich wersji, obecna funkcjonalność została stworzona na zewnętrznych obiektach – obiektach dodatkowych, bez potrzeby wprowadzania zmian w standardzie – podstawowych obiektach Microsoft Dynamics NAV. Jest to kluczowa zmiana i ułatwienie dla aktualizacji zarówno Dynamics NAV, jak i samych plików JPK w sytuacji publikacji nowych wymagań prawnych przez Ministerstwo Finansów.
Dodatkowo uproszczono strukturę i proces konfiguracji, który można przeprowadzić w 4 miejscach:
- Okno ustawienia ustawowego raportowania;
- Okno ustawienia JPK;
- Okno JPK obszary;
- Okno Elementy obszarów.
Baza Internetowa REGON (BIR)
Moduł Polska Funkcjonalność został wyposażony w mechanizm, który umożliwia bezpośrednie połączenie systemu Dynamics NAV 2018 z Internetową Bazą Danych REGON, a także wyszukiwanie podmiotów według podanego numeru NIP. Upraszcza to proces weryfikacji i wprowadzanie danych kontrahentów do systemu ERP.
Możliwe jest także tworzenie oraz aktualizacja danych nabywców, dostawców i kontaktów bazując na danych z Bazy Internetowej REGON.
Ta funkcjonalność nie wymaga dodatkowej konfiguracji, jedynie aktywnego połączenia z internetem.
Status podatnika VAT
W kwietniu zeszłego roku, Ministerstwo Finansów udostępniło usługę o nazwie SprawdzNIP. Na podstawie podanego numeru NIP weryfikuje ona, czy dany podmiot jest zarejestrowany jako podatnik VAT w dniu poprzedzającym zapytanie. W planach Ministerstwa Finansów jest także uruchomienie usługi SprawdzNIPNaDzien.
W ramach modułu Polska Funkcjonalność została dodana opcja Sprawdź status VAT, którą można stosować w transakcjach zakupu i sprzedaży. Sprawdzanie jest możliwe z poziomu kartotek kontrahentów: kontaktu/nabywcy/dostawcy i w dokumentach zakupu i sprzedaży.
Zapytania możemy stosować dla danego podatnika wiele razy. Każde z nich, jak i odpowiedź zwrotna zostanie opatrzone certyfikatem, który wraz z datą zapytania i wynikiem przechowywany będzie w bazie danych systemu.
Na tę chwilę nie ma opcji zbiorczej weryfikacji statusu, a wynika to z możliwości technicznych infrastruktury Ministerstwa Finansów – dostępnością usługi: z ograniczeniem ilości przesyłanych zapytań do maksymalnie 10 na sekundę. Kolejne ograniczenia stanowią zapytania z jednego adresu źródłowego IP, a także ograniczenia zapytań, które dotyczą jednego numeru NIP. W konsekwencji powoduje to brak możliwości zweryfikowania np. wszystkich podatników podczas comiesięcznego generowania pliku JPK_VAT.
Pomijanie transakcji w ewidencji VAT
Zakupy i koszty w Microsoft Dynamics NAV są ewidencjonowane za pomocą faktur zakupu. Istnieje także typ kosztów, nie podlegające opodatkowaniu VAT. Dlatego nie powinny być one ujmowane w rozliczeniu VAT za dany okres.
W związku z powyższym, moduł Polska Funkcjonalność został wyposażony w narzędzie, które pozwalają na pomijanie wybranych zapisów VAT w trakcie generowania rejestru VAT i pliku JPK_VAT. Służy do tego pole „Pomiń w ewidencji VAT”, które należy zaznaczyć, by wybrane zapisy VAT zostały wykluczone z danego rozliczenia VAT.
Podobną sytuację i możliwości w tym obszarze reprezentują także wiersze dziennika głównego. Zaksięgowanie dokumentu z wierszem z zaznaczonym polem Pomiń w ewidencji VAT powoduje utworzenie zapisu VAT, w którym to pole jest także zaznaczone. Po zaksięgowaniu dokumentu nadal jest możliwe zarządzanie pomijaniem zapisów VAT w ewidencji VAT, dzięki funkcjom dodanym w oknie Arkusz rozliczania VAT. Funkcjonalności te wykorzystuje się do zmiany zaznaczenia pola Pomiń w ewidencji VAT w zapisach VAT. Aby dodatkowo usprawnić pracę użytkowników systemu ERP, możliwe jest zdefiniowanie domyślnego zaznaczania pola Pomiń w ewidencji VAT dla poszczególnych kombinacji grup księgowych VAT.
Klasyfikacja Środków Trwałych
Dotychczas obowiązująca Klasyfikacja Środków Trwałych 2010 funkcjonuje w Polskiej Funkcjonalności już od wielu lat. Dzięki niej, właściwe raportowanie Środków Trwałych, które jest zgodne z zadanymi numerami Klasyfikacji Środków Trwałych odbywa się intuicyjnie.
Od stycznia 2018 r. dla celów bilansowych, obowiązuje Klasyfikacja Środków Trwałych (w skrócie KŚT 2016). Ważne jest, że nowa Klasyfikacja wprowadza zmiany w numeracji i nazewnictwie grup, podgrup oraz rodzajów środków trwałych. Są one wykorzystywane także dla środków trwałych ujętych w ewidencji księgowej przed 2018 roku.
W ramach modułu Polska Funkcjonalność zostały opracowane narzędzia generujące tabele z Klasyfikacją Środków Trwałych 2010 i Klasyfikacją Środków Trwałych 2016. Pozwala to, do każdego środka trwałego, przypisać 2 numery KŚT: jeden będący z zgodzie z KŚT 2010, a drugi zgodny z KŚT 2016.
Raporty, które dotyczą środków trwałych, mają opcję generowania zestawień według obu klasyfikacji. Do możliwość przygotowania zestawień zarówno według jednej, jak i drugiej klasyfikacji.
Typ działalności firmy
Ustawa CIT 2018 wprowadza obowiązek podziału wyniku finansowego na części: operacyjną i kapitałową, z jednoczesnym zakazem kompensaty strat między tymi typami działalności.
W standardzie systemu Dynamics NAV 2018, konta różnic kursowych są przypisane do waluty. Nie jest możliwe rozdzielenie różnic kursowych pod kątem typów działalności na odrębne konta księgowe.
W ramach modułu Polska Funkcjonalność, dodane zostały typy działalności firmy, do których należy przypisywać zestawy kont różnic kursowych. Funkcje te są wykorzystywane do księgowań automatycznych związanych z naliczaniem różnic kursowych.
Funkcja ta bazuje na wymiarze wybranym w oknie ustawienia księgi głównej. Wartości tego wymiaru odpowiadają typom działalności i właśnie do nich przypisywane są konta do księgowania różnic kursowych.
Księgowanie poszczególnych transakcji walutowych, z wybraną wartością wymiaru określającą typ działalności skutkuje tym, że powstałe różnice kursowe są księgowane na właściwe konta księgi głównej.
Plany rozwoju modułu Polskiej Funkcjonalności
Nie wszystkie rozwiązania z Polskiej Funkcjonalności dla Microsoft Dynamics NAV 2017 zostały przeniesione do wyższej wersji, a ich rozwój nie będzie kontynuowany.
e-Sprawozdania Finansowe – struktury plików
Od października 2018 roku zaczęła obowiązywać nowelizacja Ustawy o rachunkowości, która wprowadziła zmiany w obszarze sporządzania sprawozdań finansowych w formie elektronicznej. Zgodnie z nowelizacją, firmy są zobowiązane do sporządzania sprawozdań finansowych w postaci wyłącznie elektronicznej. Opublikowanych zostało już ponad 40 różnych struktur pliku z podziałem na typ działalności i rodzaj wymaganych sprawozdań.
Plik zawiera między innymi dane nagłówkowe w złotych lub w tysiącach złotych – bilans, rachunek zysków i strat w wariancie porównawczym oraz kalkulacyjnym. Ponadto, rachunek przepływów środków pieniężnych z działalności operacyjnej, inwestycyjnej i finansowej oraz zestawienie zmian w kapitale własnym. Struktura danych Microsoft Dynamics NAV nie zawiera wszystkich danych wymaganych w pliku JPK_SF, dlatego firma IT.integro zdecydowała, że nie opracuje rozwiązania, które pozwalałoby na generowanie kompletnego pliku.
Bilans i rachunek zysków i strat
Zadecydowano o wykorzystaniu standardowego narzędzia do konfiguracji sprawozdań finansowych Bilansu i Rachunku zysków i strat. Będą one opierać się na kategoriach i podkategoriach kont księgi głównej, a także na arkuszach kont.
Wraz z powołaniem do życia pierwszej wersji modułu Polska Funkcjonalność, powstały także dedykowane narzędzia do sporządzania Bilansu i Rachunku zysków i strat. Spowodowane było to brakiem właściwych mechanizmów w standardzie. Międzynarodowa wersja Microsoft Dynamics NAV nie była na nie przygotowana.
Ostatnio zmiany pozwalają już na opracowanie powyższych sprawozdań, a dalszy rozwój i utrzymanie rozwiązania stało się bezzasadne. Zdecydowaliśmy o niekontynuowaniu tej części funkcjonalności, wraz z wersją Dynamics NAV 2018.
Rozszerzenia do arkuszy kont
W ramach modułu Polskiej Funkcjonalności istniały 3 rozszerzenia do arkuszy kont:
- współdzielony arkusz kont,
- zapisywanie wyników arkuszy kont,
- źródło kwoty skalkulowanej w wierszu z typem formuła.
Doświadczenie spółki IT.integro wskazuje, że zainteresowanie rozszerzeniami było niewielkie, stąd zadecydowano o niekontynuowaniu tych rozwiązań w wersji Dynamics NAV 2018 i późniejszych.
Wiele stóp procentowych
Stopy procentowe to funkcjonalność służąca do kalkulacji odsetek ustawowych od nieterminowych wpłat. Już od wielu lat, przy okazji projektowania pierwszej wersji modułu, spółka IT.integro dodała możliwość definiowania różnych wartości odsetek ustawowych, które obowiązywały w różnych okresach.
Firma Microsoft zadecydowała o dodaniu tej funkcjo do standardu międzynarodowej wersji systemu. W konsekwencji zrezygnowaliśmy z tego rozwiązania w ramach Polskiej Funkcjonalności Dynamics NAV 2018.
