Jednym z pierwszych etapów podejmowania decyzji dotyczącej wdrożenia systemu ERP jest określenie przez firmę swoich oczekiwań względem nowego systemu. Najczęściej oprogramowanie ma pozwolić na zmniejszenie kosztów, zwiększenie przychodów, ograniczenie ryzyka błędów oraz sposób wprowadzania i pobierania danych z systemu. Właściwy wybór pozwoli w na usprawnienie procesu generowania raportów oraz uniknięcie pracochłonnego kopiowania i wklejania danych w arkuszach kalkulacyjnych.
Zazwyczaj najistotniejsza dla zarządów firm oraz przyszłych użytkowników jest również możliwość błyskawicznego dostępu do kompletnych danych, niezbędnych do podjęcia najkorzystniejszych decyzji biznesowych. Dzięki dużej elastyczności i łatwości przetwarzania ogromnej ilości danych oraz możliwości rozbudowania systemu ERP o skuteczne i zaawansowane narzędzia do raportowania i analiz, możemy wykorzystać całkowity potencjał naszych inwestycji – działać sprawniej i wydajniej, a także generować większe przychody. Takie możliwości posiada Microsoft Dynamic NAV – lider oprogramowania klasy ERP.
Ile kosztuje system raportowania i analiz – niezbędny komponent systemów ERP?
Niewielu użytkowników zdaje sobie sprawę, że do tematu raportowania i funkcjonalności analiz można podejść wybierając podejście mniej lub bardziej oszczędne.
Istotnym elementem oprócz ponoszonych kosztów jest ilość czasu jaki musi upłynąć do momentu uzyskania pierwszych korzyści finansowych. Zastanów się ile czasu możesz poświęcić na wygenerowanie raportu. Czy chciałbyś mieć go w przeciągu 7 dni czy 30 minut?
Dlaczego raportowanie sprawia tyle trudności?
Dla osób odpowiedzialnych za wydatki związane z wprowadzeniem oprogramowania ERP, pierwszorzędną kwestią jest możliwość błyskawicznego i jasnego wglądu w rzetelne dane raportu. Metoda stworzenia raportu oraz czas, który poświecił pracownik na jego przetworzenie nie są dla zarządu istotne. Kiedy kierownictwo zapozna się z raportem, nastąpi jego dalsze opracowanie oraz dopasowanie do oczekiwań i potrzeb użytkownika. Wiąże się to z dodatkowymi wydatkami i nakładem czasu.
Nie trudno obliczyć, że w przypadku projektu wdrożeniowego średniej wielkości Microsoft Dynamics NAV z zakładanym budżetem $100 000, minimum $25 000 przeznacza się na funkcjonalność raportowania. Jest to jednak początek wydatków. Uwzględniając modyfikacje i spersonalizowane ulepszenia dotyczące raportów, a także aktualizacje systemu ERP, okazuje się, że obsługa procesu raportowania to najwyższy wydatek bieżący, jednak warto zwrócić uwagę na inne czynniki mające wpływ na wysokie koszty raportowania.
Polityka wysokich nakładów
Zaletą tej metody jest to, że jeśli Twoja firma pracuje już na systemie Microsoft Dynamics NAV lub właśnie go wprowadza, prawdopodobnie korzystasz z pomocy ekspertów z zewnątrz zwiększając tym samym szanse na powodzenie swojego biznesu. Warto korzystać z usług doradczych oferowanych przez firmy konsultingowe lub specjalistów ds. wdrożeń systemów ERP. Dzięki ich wsparciu, szanse na sukces Twojej firmy wzrosną. Firmy te rozliczają pracę swoich konsultantów według stawki godzinowej. Ich obowiązkiem jest działanie w interesie klientów, stąd powinny spełniać ich wymagania przyjmując strategię niskich kosztów. Zachodzą jednak sytuacje we współpracy z klientem, kiedy firma doszukuje się szansy osiągnięcia korzyści dla własnego działu rozliczeń.
W wyniku czego, wprowadza narzędzia (C/SIDE, RDCL, raporty dostępne w ramach platformy serwerowej SQL Server Reporting Services – zakodowane na stałe w aplikacji Microsoft Dynamics NAV), przydatne dla starszych konsultantów lub programistów, a nie księgowych czy zwykłych użytkowników aplikacji NAV. Stworzenie tego typu raportu wymaga wiele czasu. Jego format jest mało elastyczny – aby wprowadzić w nim zmiany lub odpowiednio go dopasować, zaleca się skorzystanie z pomocy programisty, ponieważ tylko wyznaczeni użytkownicy posiadają możliwość wprowadzania zmian. Może się okazać, że należy powrócić do absorbującego ręcznego przetwarzania danych, które zwiększa możliwość błędu.
Firma decydująca się na utrzymanie wysokich nakładów w użytkowanie narzędzi do raportowania i analiz, nietrudno zgadnąć z jakimi przypadkami będzie musiała się zmierzyć w sytuacjach pojawienia się konieczności wprowadzenia modyfikacji lub uaktualnienia oprogramowania. W takich przypadkach konieczna będzie pomoc konsultantów w kodowaniu zmian oraz dopasowania raportów do najnowszej wersji systemu. Wynagrodzenie pracy konsultanta wynosi od $195 do $295 na godzinę a stworzenie jednego raportu wymaga około 5-21 godzin pracy.
Dlaczego część firm decyduje się na taką strategię działania? Istnieją opinie, że jest to „lepsze” i skuteczniejsze podejście, w porównaniu do tych, którzy nie wyobrażają sobie możliwości wyboru innej strategii. Jest również grupa przedsiębiorstw, która próbuje uefektywnić sposoby rozliczania prac projektowych z pełną świadomością istnienia innych możliwości.
Polityka niskich nakładów jako skuteczniejszy sposób?
Innym rozwiązaniem dla strategii wysokich nakładów może być podejście Microsoft Dynamics NAV, który rozbudowuje się o rozwiązania przystosowane do natychmiastowej pracy, bez potrzeby dodatkowej konfiguracji. Przykładem takiego narzędzia jest Jet Reports. Mimo że na rynku znajduje się wiele podobnych metod, firma Microsoft wybrała Jet Reports jako preferowaną platformę, włączając do oferty limitowaną, podstawową wersję narzędzia Jet Reports dostępną w pakiecie z najnowszą wersją Microsoft Dynamics NAV.
Gwarancja najlepszych rozwiązań
Gdyby Twoja firma mogła wydać mniej na elastyczne i kompleksowe narzędzie do raportowania i analiz biznesowych, które pozwoliłoby na szybsze i sprawne generowanie raportów i udostępnianie istotnych danych, nie chciałbyś zainwestować w takie rozwiązanie?
Generowanie raportu nie musi być czasochłonne. Nie musisz przepłacać i tracić czasu. Jednak pamiętaj, że firma oferująca doradztwo, z którą współpracujesz liczy na długofalową współpracę i ma nadzieję być Twoim wyłącznym partnerem. Jeśli stara się Ciebie przekonać do najlepszego rozwiązania dla Twojego biznesu, miej pewność, że ma argumenty potwierdzające rację swojego stanowiska. Pamiętaj również, aby firma zagwarantowała niezmienność cen utrzymania i pomocy technicznej w ciągu całego okresu korzystania z produktu.
