Microsoft Dynamics NAV to system ERP wspomagający planowanie zasobów w małych i średniej wielkości przedsiębiorstwach. Oprogramowanie jest proste w obsłudze, można je szybko wdrożyć oraz łatwo skonfigurować. Od momentu rozpoczęcia pracy, użytkownik intuicyjne zapoznaje się z innowacjami wprowadzonymi w warstwie projektowej, programistycznej, wdrożeniowej i użytkowej programu.
W ramach widoku głównego dyrektora handlowego oraz widoku głównego księgowanego dodano zestaw nowych opcji dostępny pod przyciskiem „Ustawienia i rozszerzenia”. Z poziomu list akcji, ręcznie lub ze wspomaganiem, przechodzi się do stron ustawień połączeń usług i rozszerzeń. Zewnętrzni dostawcy rozszerzeń mają możliwość dodania własnych akcji do listy.
W zakładce „Konfiguracja ręczna” poszczególne grupy akcji odnoszą się do powiązanych obszarów funkcjonalnych, takich jak „Ogólne”, „Finanse” i „System”. Kluczowe słowa wierszy pozwalają na przeszukiwanie stron ustawień i filtrowanie list w celu wyświetlenia stron ustawień dla wybranego obszaru.
Zadania użytkowników w NAV 2018
Nowa funkcjonalność „Zadania użytkownika” pozwala tworzyć alerty przypominające o zadaniach, które należy wykonać. Użytkownik Dynamics NAV 2018 może tworzyć zadania zarówno dla siebie, jak i dla innych osób.
System ERP pozwala na zbiorcze usuwanie zadań użytkownika za pomocą raportu „Usuń zadania użytkownika”. Zadania do usunięcia można wskazać, korzystając z opcji filtrowania dostępnej na stronie żądania.
Zapisy księgi pracownika
W wierszach dziennika głównego dodano nowy typ konta oraz konta przeciwstawnego – „Pracownik”. Księgowanie wierszy dziennika głównego z typem konta „Pracownik” lub typem konta przeciwstawnego spowoduje wygenerowanie zapisu księgi pracownika. Aby zaksięgować wiersz dziennika głównego dla pracownika, niezbędne jest ustawienie typu dokumentu na „Pusty” lub „Płatność”.
W systemie ERP udostępniono także opcję księgowania płatności pracowników z poziomu dzienników płatności. W wierszach dziennika wprowadzono nowy typ konta – „Pracownik”, na którym księguje się płatności. Rozliczanie płatności odbywa się na podstawie zapisów księgi pracownika w polu „Nr dok. rozliczającego” w wierszu dziennika płatności lub poprzez wybranie akcji „Rozlicz zapisy” dostępnej przy wybranym zapisie. Użytkownik ma także możliwość wycofania rozliczenia płatności poprzez kliknięcie przycisku „Cofnij rozliczenie zapisów” przy wybranym zapisie księgi pracownika.
Analiza obrazów
Rozszerzenie funkcjonalne „Analiza obrazów” działa w oparciu o efektywne narzędzie dostępne w ramach interfejsu Computer Vision API for Microsoft Cognitive Services. Umożliwia ono wykrywanie zdefiniowanych atrybutów w obrazach dodawanych do zapasów i kontaktów.
- Osoby kontaktowe
Umożliwia identyfikację płci lub wieku osoby.
- Zapasy
Umożliwia identyfikację atrybutów, takich jak typ czy kolor (określa na przykład czy dany zapas to stół lub samochód, w kolorze czerwonym lub niebieskim). Funkcja analizy obrazów sugeruje znaczniki dla atrybutów znalezionych przy użyciu usługi Computer Vision API zgodnie ze zdefiniowanym poziomem ufności.
Po aktywowaniu rozszerzenia, funkcja ta włącza się każdorazowo przy dodawaniu obrazu do zapasu lub osoby kontaktowej. Dzięki opcji natychmiastowego podglądu atrybutów, poziomu ufności oraz innych niezbędnych szczegółowych parametrów, użytkownik może zadecydować, jakie dalsze działania należy podjąć.
Raporty Power BI
Zintegrowane z Microsoft Dynamics NAV narzędzia analityki biznesowej są zawsze w zasięgu ręki. Możesz z nich skorzystać w dowolnym miejscu i czasie, zawsze kiedy zajdzie taka potrzeba. Dzięki nowym usprawnieniom, kluczowe raporty Power BI można udostępniać z poziomu najczęściej używanych list w systemie Dynamics NAV 2018. Power BI pozwala nie tylko na wyszukiwanie i filtrowanie raportów poprzez wybieranie rekordów powiązanych z wybraną stroną listy, ale także na ich obsługę w trybie interaktywnym.
Jeśli uwierzytelnianie odbywa się przy pomocy Azure Active Directory, uzyskanie dostępu do Power BI jest niezwykle proste. Ręczne wyszukiwanie i wprowadzanie danych nie jest konieczne. Do zalogowania wystarczy taka sama nazwa i hasło użytkownika, z jakich użytkownik korzysta przy logowaniu do usługi Azure Active Directory. Podczas logowania, system ERP – Dynamics NAV 2018 przeprowadza automatyczne rozpoznanie dzierżawców powiązanych z daną nazwą użytkownika i tworzy dla nich połączenia.
Ulepszona integracja z Dynamics 365 for Sales
Aby połączyć się z usługą Dynamics 365 for Sales, wystarczy wykonać kilka prostych kroków. Konfiguracja obejmuje ustawienia synchronizacji danych dwóch aplikacji w ramach zamówień sprzedaży, dostępności zapasów, jednostek miary i walut. Dynamics 365 for Sales to w pełni zintegrowane z systemem Microsoft Dynamics NAV rozwiązanie, wcześniej dostępne pod nazwą Dynamics CRM. Zostało ono zaprojektowano w taki sposób, aby było gotowe do użycia natychmiast po uruchomieniu.
W ramach instrukcji dotyczących ustawień połączenia Dynamics 365 for Sales zawarto wskazówki dotyczące sprzężenia sprzedawców z użytkownikami Dynamics 365 for Sales. Sprzężenie tych elementów jest warunkiem synchronizacji danych pomiędzy Dynamics 365 for Sales i Dynamics NAV. Korzystając z instrukcji, można wykonać pełną synchronizację po wcześniejszym ustawieniu parametrów połączenia. Synchronizacja jest wykonywana w tle, dzięki czemu użytkownicy nie muszą przerywać pracy. Z okna Ustawienia połączenia Dynamics 365 for Sales można przejść do okna Zlecenia synchronizacji integracji, w którym dostępne są informacje o postępie uruchomionych procesów synchronizacji oraz o liczbie rekordów w Microsoft Dynamics NAV 2018 i w połączonym Dynamics 365 for Sales. W celu zdefiniowania parametrów sprzężenia Dynamics NAV i Dynamics 365 for Sales można ustawić filtry tabeli integracji dla listy rekordów. Dzięki temu w synchronizacji zostaną uwzględnione tylko rekordy spełniające kryteria synchronizacji. W przypadku wyłączenia synchronizacji Dynamics 365 for Sales, wszystkie powiązane z nią zlecenia synchronizacji integracji zostaną anulowane.
Możliwość zdefiniowania kodu sprzedawcy i kupującego dla kont użytkowników usprawni generowanie raportów marketingowych
Możliwość zdefiniowania kodu sprzedawcy i kupującego dla kont użytkowników usprawni generowanie raportów marketingowych. Podczas tworzenia dokumentów sprzedaży lub zakupu, domyślnym kodem sprzedawcy lub kupującego będzie ten, który ustawiono na koncie użytkownika. W ramach zarządzania szansami sprzedaży na poszczególnych etapach cyklu sprzedaży możliwe jest definiowanie domyślnych szans sprzedaży. Przyczyni się to zwiększenia efektywności działań sprzedażowych oraz, a także usprawnienia pracy sprzedawców z poziomu telefonu lub tabletu.
Zarządzanie szansami sprzedaży ułatwia także funkcja wysyłania ofert sprzedaży do kontaktów bez konieczności wcześniejszego definiowania ich jako klientów. Kolejnym przykładem jest filtrowanie kontaktów, a następnie eksportowanie wybranej grupy z segmentu kontaktów do agencji marketingowej. Rozwiązanie pozwala także na tworzenie profili kontaktów w celu ich dalszej segmentacji i klasyfikacji według określonych atrybutów. Profile te można następnie przypisać do poszczególnych kontaktów ręcznie lub automatycznie, na podstawie odpowiedzi do pytań, które użytkownik może samodzielnie wcześniej zdefiniować.
Zamówienia sprzedaży pobiera się z Dynamics 365 for Sales, korzystając z funkcji produktów dopisanych. Umożliwia ona przeniesienie zamówienia sprzedaży do Microsoft Dynamics NAV 2018 poprzez mapowanie produktów do określonych zapasów i zasobów w Microsoft Dynamics NAV.
Zamówienia sprzedaży pobrane z Dynamics 365 for Sales można automatycznie przekonwertować na zamówienia sprzedaży w Microsoft Dynamics NAV. Podczas przenoszenia zamówień, przenoszone jest również pole „Nazwa” i mapowane do pola „Zewnętrzny numer dokumentu” w zamówieniu zakupu w Dynamics NAV 2018. W nowej wersji produktu, długie opisy produktów i wierszy zamówień sprzedaży pobranych z Dynamics 365 for Sales nie są już skracane, lecz przenoszone do systemu Microsoft Dynamics NAV 2018 jako dodatkowe wiersze zamówienia sprzedaży z typem „Komentarz”. Rozwiązanie umożliwia także pobranie faktur w walutach obcych z Microsoft Dynamics NAV do Dynamics 365 for Sales.
Kolejną zmianą jest wydłużenie ciągów połączeń. Długość ciągu nie mogła wcześniej przekraczać 250 symboli. Obecnie, ciągi mogą zawierać nieograniczoną liczbę znaków. W takiej formie zostają później zapisane jako obiekty typu Blob. Zmianę tę wprowadzono, aby usprawnić obsługę ciągów zawierających długie wartości parametrów, co dotyczy głównie autoryzacji OAuth. Ciągi połączeń podlegają edycji nie tylko w przypadku konfiguracji IFD czy standardu OAuth, ale także w czasie korzystania z usług Office 365 oraz Active Directory.
Synchronizacja dostawców w Lexmark Invoice Caputure Service w celu optymalizacji przetwarzania OCR
Synchronizacja dostawców jest dużym ułatwieniem dla użytkowników oprogramowania do rejestracji faktur Lexmark ICS. Dzięki niej można uzyskać lepsze wyniki w zakresie rozpoznawania dostawców przy pomocy oprogramowania. Podczas „uczenia” programu użytkownik ma możliwość ręcznego wyboru dostawców i przypisywania ich do poszczególnych nowych szablonów faktur.
Podczas synchronizacji wszystkie dane dostawców takie jak numer, nazwa, adres, NIP, numery telefonów i kont bankowych są przekazywane do programu Lexmark ICS.
Proces nie jest jednak włączony standardowo. Należy go aktywować w oknie „Ustawienia usługi OCR”, zgodnie z poniższymi wskazówkami:
Po włączeniu usługi, wszystkie rekordy dostawców są automatycznie synchronizowane z Lexmark ICS. Proces obejmuje też wszelkie zmiany dotyczące danych i konta bankowego dostawcy.
Prekonfigurowane raporty Excel
W widoku głównym kierownika i księgowego na wstążce dostępne jest menu szablonów Excel. Umożliwia ono wyświetlenie listy szablonów Excel, spośród których użytkownik może wybrać i wydrukować prekonfigurowany raport.
Anulowanie i korygowanie zaksięgowanych faktur powiązanych ze zleceniem
W poprzednich wersjach systemu, anulowanie zaksięgowanej faktury sprzedaży, w której pomyłkowo pominięto rabat lub wybrano niewłaściwe wymiary było niezwykle proste. Anulowanie faktury utworzonej na podstawie wierszy planowania typu „Do zafakturowania” wymagało jednak większej liczby działań. Po wykryciu błędu, należało podjąć następujące kroki: otworzyć stronę „Wiersze planowania zlecenia”, dodać wiersze z wartościami ujemnymi dla wierszy, które miały zostać anulowane, a następnie użyć funkcji „Utwórz fakturę korygującą sprzedaży”.
W wersji Dynamics NAV 2018, procedura ta została uproszczona. Obecnie, wybranie akcji „Anuluj” lub „Koryguj” w zaksięgowanej fakturze jest wystarczające, aby utworzyć fakturę korygującą. W tle zostaną wygenerowane automatycznie wiersze planowania zlecenia. Warto je jednak przejrzeć przed wprowadzaniem poprawek w korygowanej fakturze i zweryfikować ich poprawność. Księgowanie korekt zleceń ze stanem „Zablokowane” jest niedozwolone.
Usprawnienia w zakresie ustawień księgowania i powiadomienia o brakujących ustawieniach księgowania
Kolejną nowością w Microsoft Dynamics NAV 2018 jest oznaczenie obowiązkowych pól kont K/G, które należy ustawić tak, aby zostały uwzględnione poszczególne scenariusze księgowań z określonymi parametrami księgowania. Na przykład, na stronie „Ustawienia księgowania zapasów” obowiązkowe konta zapasów oznaczono gwiazdką. Takie samo oznaczenie mają konta sprzedaży i zakupów na stronie „Główne ustawienia księgowania”.
Otwarcie kartotek ustawień księgowania umożliwi podgląd kont, dla których należy aktywować funkcje księgowania. Na przykład, jeśli nie włączono funkcji księgowania rabatu terminowego, konta K/G z rabatami terminowymi nie będą widoczne w widoku głównym podczas konfiguracji ogólnych ustawień księgowania.
Opracowano inteligentny algorytm podpowiadający konta na listach ustawień księgowania. Aby uruchomić tę funkcję, wystarczy dodać kombinację wybranych grup księgowych i kliknąć przycisk „Sugeruj konta”. Zastosowanie algorytmu spowoduje przeprowadzenie analizy istniejących ustawień i zasugeruje użycie konta K/G z podobnymi ustawieniami. Warto jednak pamiętać, że jest to jedynie podpowiedź systemu i sugerowane dane można dostosować do swoich potrzeb.
Nowa wersji Microsoft Dynamics NAV została także wzbogacona o funkcje umożliwiające kontrolowanie usuwania ustawień księgowania. Użytkownik może sprawdzić, czy określone ustawienia księgowania istnieją i zostały użyte w systemie poprzez oznaczenie pola „Użyto w zapisach księgi”. Istnieje możliwość skonfigurowania systemu w taki sposób, aby wysyłał powiadomienia o brakujących ustawieniach księgowania już na etapie przygotowywania dokumentu. Dzięki temu użytkownik nie będzie musiał martwić się ich brakiem podczas księgowania.
Zbiorcze księgowanie zamówień, faktur i faktur korygujących
Sprzedaż w Twojej firmie rośnie. Ta z pozoru komfortowa sytuacja sprawia jednak, że nie jesteś w stanie przetworzyć ogromnej ilości napływających faktur i nie masz wolnych zasobów. Nie musisz się już jednak martwić. Microsoft Dynamics NAV 2018 oferuje prostą w obsłudze funkcję zbiorczego księgowania zamówień, faktur i faktur korygujących. Wystarczy zaznaczyć interesujące nas dokumenty i kliknąć przycisk „Księguj zaznaczone”.
Usprawnienia funkcji „Zmień wymiary globalne”
We wcześniejszych wersjach Microsoft Dynamics NAV, raport „Zmień wymiary globalne” wywoływał księgowanie jednej niezwykle dużej transakcji, wskutek czego blokowane były pozostałe działania.
W nowej wersji raport działa w następujący sposób:
- Zadanie jest przetwarzane równolegle i wykonywane dla każdej tabeli w formie oddzielnych, niezależnych zleceń realizowanych w tle.
- Pozostali użytkownicy mogą pracować w trybie do odczytu na danych zawartych w tabelach, których nie obejmuje aktualizacja wymiarów globalnych. Należy jednak pamiętać, że wszystkie zmiany w tabelach znajdujących się na liście są zablokowane do momentu, aż zostaną całkowicie zaktualizowane.
- Każde zadanie zakończone niepowodzeniem można uruchomić ponownie od miejsca, w którym wystąpił błąd. Dla przykładu, jeśli błąd wystąpił po przetworzeniu 95% rekordów, ponowne uruchomienie zadania spowoduje ukończenie pozostałych %5.
Usprawnienia w zakresie raportowania Intrastat
W Microsoft Dynamics NAV 2018 wprowadzono możliwość oznaczenia wymogu przygotowania raportów Intrastat. W celu usprawnienia raportowania, należy ustawić domyślne typy transakcji dla standardowej sprzedaży i zakupów, a także zwroty sprzedaży i zakupów. Podczas wprowadzania dokumentu, który należy uwzględnić w raporcie Intrastat, system użyje domyślnych wartości dla typu transakcji z okna „Ustawienia Intrastat”.
Aby zobaczyć błędne wiersze dziennika Intrastat, które należy skorygować przed wysłaniem, należy użyć raportu „Intrastat – lista kontrolna”. Po uruchomieniu raportu, wyświetlą się szczegóły błędu, a także wszystkie wiersze lub tylko te zawierające błędy.
Zgłaszanie zestawień sprzedaży do UE przekraczających 9999 pozycji
Nowa wersja Microsoft Dynamics NAV umożliwia zgłaszanie list sprzedaży do UE zawierających ponad 9999 wierszy. W tym celu należy wprowadzić wartość 9999 w polu „Maksymalna liczba wierszy” w ustawieniach raportu VAT na liście sprzedaży do UE. W przypadku zgłoszenia tak obszernego raportu system generuje odpowiednie komunikaty i przesyła je na portal Government Gateway. Wyniki zgłoszenia są widoczne w oknie „Zapisy dziennika”.
Księgowanie na kontach księgi głównej bezpośrednio z poziomu dokumentu
Jeśli zachodzi potrzeba dodania opłaty dodatkowej lub usługi do dokumentu sprzedaży lub zakupu, a zapas nie znajduje się w katalogu zapasów, istnieje możliwość dodania danego zapasu bezpośrednio w wierszach dokumentu i zaksięgowania przychodu na konkretnym koncie księgi głównej.
Usprawnienia funkcjonalności systemu elektronicznego przelewu środków pieniężnych (EFT) dla Ameryki Północnej
System elektronicznych przelewów środków pieniężnych (EFT) oferuje szereg możliwości, takich jak realizacja płatności elektronicznych oraz modyfikacja formatu tworzenia pliku EFT oraz jego dostosowania do potrzeb użytkownika. Dostępna jest także opcja przypisania układu pliku do konta bankowego. Po przetworzeniu płatności EFT, każdy z plików EFT używa wybranego układu. Domyślne układy obejmują pliki PPD i CCD. Istniejącą obsługę EFT przeniesiono do Data Exchange Framework.
Weryfikacja adresu w Wielkiej Brytanii
Dostępne w nowej wersji Microsoft Dynamics NAV rozszerzenie GetAddress.io UK Postcodes umożliwia wyszukiwanie adresów na podstawie kodów pocztowych przy pomocy usługi getAddress API. Aby móc korzystać z rozszerzenia, wystarczy nabyć właściwy plan oraz klucz API niezbędny do skonfigurowania ustawień i uruchomienia usługi getAddress API. Wybór właściwego planu jest zależny od częstotliwości korzystania z funkcji i opiera się na tak zwanych wywołaniach. Wywołanie ma miejsce wtedy, gdy Microsoft Dynamics NAV wyświetla listę adresów zgodnych z wybranym kodem pocztowym. Rozważając wybór planu odpowiadającego twoim potrzebom, warto odpowiedzieć na pytanie: „jak często dodajesz nowe adresy”? Wybór opcji Get API Key z poziomu strony, pozwala na skorzystanie z planu Free przez 30 dni umożliwiającego dodanie 20 adresów.
W Wielkiej Brytanii dostępna jest również funkcja umożliwiająca wyświetlanie nazwy nabywcy, dostawcy oraz kontaktu i powiązanych adresów na podstawie NIP.
NIP dostawcy i nabywcy można sprawdzić w dostępnym w formie usługi webowej rejestrze EC VAT VIES, która umożliwia skojarzenie NIP z nazwą oraz adresem danej firmy czy osoby.
Migracja danych i plików z programu QuickBooks
Rozszerzenie Import pliku płacowego Quickbooks (Quickbooks Payroll File Import) umożliwia import plików transakcji płacowych w formacie Quickbooks IIF. Po zainstalowaniu rozszerzenia można zaimportować zgromadzone dane płacowe takie jak data, konta płacowe, opis czy kwota. Informacje są mapowane zbiorowo na odpowiednie konta księgowe dla każdego konta płacowego. Rozszerzenie zawiera również przykładowy plik płacowy, przy pomocy którego użytkownik ma możliwość przetestowania funkcjonalności na firmie demonstracyjnej.
Fakturowanie zbiorcze z Microsoft Bookings
Firmy korzystające z aplikacji Bookings w pakiecie Office 365 mogą zbiorczo fakturować transakcje dotyczące rezerwacji. Strona Niezaksięgowane rezerwacje w Microsoft Dynamics NAV zawiera listę zakończonych rezerwacji firmy. Na tej stronie można wybrać rezerwacje do zaksięgowania i utworzyć robocze faktury dla świadczonych usług.
