VAT w systemie ERP

Wszystkie firmy mają obowiązek obliczania i zgłaszania podatku VAT od transakcji sprzedaży i zakupu. Występuje więc konieczność zapoznania się z procedurą konfiguracji, obliczania, wyświetlania i uzgadniania kwot VAT w dokumentach sprzedaży i zakupu. Podatek od wartości dodanej to podatek od towarów i usług, który płaci nabywca końcowy. Dla sprzedawcy jest to jedynie podatek od wartości, który jest dodany do ceny produktu, materiału lub usługi.

Sporządzanie wymaganych raportów VAT ułatwiają funkcje dodatkowe: VAT od importu, Korekty VAT, Raporty VAT, Rozliczenie VAT, VAT niezrealizowany, Korekty VAT rabatu terminowego.

VAT w systemie ERP

Wszystkie firmy mają obowiązek obliczania i zgłaszania podatku VAT od transakcji sprzedaży i zakupu. Występuje więc konieczność zapoznania się z procedurą konfiguracji, obliczania, wyświetlania i uzgadniania kwot VAT w dokumentach sprzedaży i zakupu. Podatek od wartości dodanej (VAT) to podatek od towarów i usług, który płaci nabywca końcowy. Dla sprzedawcy jest to jedynie podatek od wartości, który jest dodany do ceny produktu, materiału lub usługi.

Sporządzanie wymaganych raportów VAT ułatwiają funkcje dodatkowe: VAT od importu, Korekty VAT, Raporty VAT, Rozliczenie VAT, VAT niezrealizowany, Korekty VAT rabatu terminowego.

Narzędzie do zmiany stawki VAT

Narzędzie Zmiana stawki VAT w systemie ERP Microsoft Dynamics 365 Business Central (Dynamics NAV) umożliwia konwersję VAT i głównych grup księgowych. Korzystając z narzędzia, można w prosty sposób zmieniać stawki VAT w celu zachowania poprawności raportowania VAT.

Data obowiązywania nowej stawki VAT jest podawana przez ustawodawcę z odpowiednim wyprzedzeniem. Pozwala to na przygotowanie się do wprowadzenia nowej stawki w systemie ERP takim jak Microsoft Dynamics 365 Business Central. Od tej daty stosuje się nową stawkę VAT w dokumentach i dziennikach firmowych.

Procedura zmiany stawki VAT składa się z następujących kroków:

Typ kalkulacji VAT

W systemie ERP Microsoft Dynamics 365 Business Central VAT jest obliczany na podstawie gospodarczej i towarowej grupy księgowej VAT. Ustawienia księgowe VAT przypominają główne ustawienia księgowania.

Ustawienia księgowe VAT

Ustawienia księgowe VAT zawierają między innymi Typ kalkulacji VAT. Przy jego pomocy określa się metodę obliczenia VAT.

Narzędzie do zmiany stawki VAT

Narzędzie Zmiana stawki VAT w systemie ERP Microsoft Dynamics 365 Business Central umożliwia konwersję VAT i głównych grup księgowych. Korzystając z narzędzia, można w prosty sposób zmieniać stawki VAT w celu zachowania poprawności raportowania VAT.

Data obowiązywania nowej stawki VAT jest podawana przez ustawodawcę z odpowiednim wyprzedzeniem. Pozwala to na przygotowanie się do wprowadzenia nowej stawki w systemie ERP takim jak Microsoft Dynamics 365 Business Central. Od tej daty stosuje się nową stawkę VAT w dokumentach i dziennikach firmowych.

VAT niezrealizowany

System ERP Microsoft Dynamics 365 Business Central umożliwia obsługę podatku VAT niezrealizowanego. VAT niezrealizowany jest obliczany podczas tworzenia faktury. Nie jest jednak należny ani zrealizowany do czasu uregulowania należności za fakturę.

Deklaracje VAT

Deklaracja VAT jest standardowym narzędziem pomocnym w przygotowaniu dokumentów na potrzeby Urzędu Skarbowego. Narzędzie umożliwia generowanie sprawozdania dla wybranego i zdefiniowanego wcześniej okresu VAT.

Większość firm jest zobowiązana do składania deklaracji VAT. Deklaracja VAT stanowi podstawę obliczenia podatku VAT płatnego organom podatkowym. Podstawą do tworzenia deklaracji VAT są konta w oknie Plan kont; zapisy w oknie Zapisy VAT.

Zaletą używania zapisów VAT jest możliwość ich zamknięcia poprzez zaksięgowanie rozliczenia VAT. Ponadto praca z zapisami VAT umożliwia odszukanie zapisów korekt VAT we wcześniejszych okresach obrachunkowych, w których została utworzona deklaracja VAT.

W systemie ERP Microsoft Dynamics 365 Business Central deklaracja VAT jest zazwyczaj definiowana podczas początkowej konfiguracji firmy według formatu wymaganego przez organy podatkowe. Po zdefiniowaniu deklaracji można ją wydrukować lub przejrzeć w trybie podglądu wydruku.

Data VAT

Podstawowe ustawienia i transakcje z VAT

Polskie prawo umożliwia rozliczenie podatku VAT w innym okresie niż okres zaksięgowania dokumentu. Funkcja Data VAT w ramach systemu ERP Microsoft Dynamics 365 Business Central została wprowadzona, w celu dostosowania aplikacji do lokalnych wymagań. Ma ona wpływ na sposób obsługi poniższych elementów systemu:

ustawienie funkcji Daty VAT,
księgowanie transakcji sprzedaży, zakupu i serwisu z Datą VAT,
przekładanie podatku VAT w fakturach korygujących sprzedaży,
przygotowanie deklaracji VAT,
kalkulowanie i księgowanie podatku VAT,
uzgadnianie zapisów VAT z zapisami księgi głównej.

Przełożony VAT (oznaczanie podpisanych faktur korygujących sprzedaży)

Przełożony VAT to funkcjonalność wykorzystywana zawsze, gdy kwota podatku VAT musi zostać zawieszona, ze względu na brak możliwości jej rozliczenia w danym momencie. Ma ona szczególne znaczenie w obsłudze faktur korygujących sprzedaży. Zgodnie z przepisami polskiego prawa, podatek VAT z tytułu takiej faktury może być obniżony dopiero po otrzymaniu potwierdzenia otrzymania faktury korygującej sprzedaży przez odbiorcę. Wynika stąd potrzeba przełożenia zmniejszenia kwoty podatku VAT na okres pomiędzy wystawieniem faktury korygującej sprzedaży a otrzymaniem potwierdzenia.

Rozliczenie VAT

Nadwyżka podatku należnego nad naliczonym podlega okresowej wpłacie do organu podatkowego. Aby obliczyć tę kwotę, należy uruchomić zadanie wsadowe Oblicz i księguj dekl. VAT, które wykonuje działania jak: rozlicza VAT dla otwartych zapisów VAT w poprzednich okresach obrachunkowych; wyszukuje wszystkie Zapisy VAT dla każdej kombinacji grup księgowych VAT uwzględnionej w filtrach w zadaniu wsadowym; rozpoczyna procedurę księgowania lub wydrukowania raportu testowego; jest uruchamiane tak często, jak jest to potrzebne.

Raport Rejestr VAT sprzedaży/zakupu

Raport Rejestr VAT sprzedaży/zakupu jest podstawowym raportem do kalkulacji kwoty podatku VAT należnego i naliczonego za wybrany okres. Na raporcie wyświetlana jest kwota VAT oraz szczegółowe informacje o nabywcy lub dostawcy dla każdego dokumentu.

Kwota podstawy VAT i kwota VAT są podzielone i wyświetlane dla poszczególnych stawek VAT. Wyświetlane są również suma kwoty VAT i zsumowane są kwoty VAT dla każdej kombinacji Gosp.

grupy księgowej VAT i Tow. grupy księgowej VAT. W ramach raportu Rejestr VAT sprzedaży/zakupu możliwa jest prezentacja zapisów VAT według grup księgowych VAT lub identyfikatorów VAT, w zależności od opcji wybranej podczas przygotowywania wydruku raportu.

Szczegółowe zapisy VAT

Funkcjonalność Szczegółowe zapisy VAT jest częścią systemu ERP Microsoft Dynamics 365 Business Central, umożliwiającą dokładniejszą obsługę i większą kontrolę nad zmianą wartości podatku VAT, który ma być rozliczony w danym okresie.

Zasada działania szczegółowych zapisów VAT jest podobna do zasady działania szczegółowych zapisów w innych księgach pomocniczych w systemie, takich jak szczegółowe zapisy księgi nabywców i szczegółowe zapisy księgi dostawców. Oznacza to, że w Szczegółowych zapisach VAT system przechowuje informacje o zmianach wartości zapisów VAT w postaci oddzielnych zapisów. Kwoty w zapisach VAT są zaś sumą kwot zarejestrowanych w Szczegółowych zapisach VAT powiązanych z danym zapisem VAT.

Księgowanie dokumentów z VAT w dziennikach głównych

W związku z wymaganiami przepisów polskiego prawa, przedsiębiorstwa mają obowiązek umieszczania danych kontrahentów w rejestrze VAT zakupu i sprzedaży. W przypadku ewidencji faktur zakupu od dostawców jednorazowych, możliwe jest uniknięcie konieczności zakładania dla nich kartotek rozrachunkowych. System ERP Microsoft Dynamics 365 Business Central umożliwia to dzięki rozszerzeniu funkcjonalności dzienników głównych w zakresie księgowania transakcji z podatkiem VAT poprzez dodanie możliwości podania danych kontrahenta.

Arkusz rozliczania VAT

W systemie ERP Microsoft Dynamics 365 Business Central użytkownik uzyskuje pełną kontrolę nad działaniami związanymi z podatkiem VAT takimi jak: przekładanie i realizacja niektórych zapisów VAT oraz zmiany daty VAT. Narzędzie Arkusz rozliczania VAT umożliwia zarządzanie zapisami VAT.

Księgowanie pełnego VAT

Zgodnie z wymogami polskiego prawa rejestr VAT powinien zawierać kwotę netto dla wszystkich transakcji VAT. Aby spełnić ten wymóg, system ERP Microsoft Dynamics 365 Business Central umożliwia ręczne wprowadzanie kwoty podstawy VAT dla księgowań obejmujących wyłącznie kwotę podatku VAT.

Ta funkcjonalność ma szczególne znaczenie dla ewidencji zakupów spoza UE. W przypadku takich transakcji niezbędne jest zaksięgowanie dwóch dokumentów: faktury zakupu, aby ująć wartość netto zakupów i zobowiązanie na podstawie faktury od dostawcy; dokumentu SAD, aby ująć podatek VAT i inne dodatkowe koszty celne obciążające dostawę z poza terytorium UE.

Wartość netto, stanowiąca podstawę kalkulacji podatku VAT, jest księgowana na podstawie faktury zakupu, dlatego nie może być ona ponownie księgowana na podstawie dokumentu SAD w związku z księgowaniem podatku VAT. Zatem podczas księgowania dokumentu SAD, podstawa kalkulacji podatku VAT podawana jest wyłącznie informacyjnie. Zapewnia to poprawność wydruku transakcji zakupu w rejestrze VAT.

VAT nie do odliczenia

Istnieją przypadki, w których VAT naliczony nie może być odliczony w 100%. W związku z tym tylko część kwoty podatku VAT może być wykazana w rejestrze VAT. Pozostała część powinna zostać doliczona do kwoty zakupu i zaksięgowana w koszty. W przypadku zakupu zapasu lub środka trwałego, nieodliczana część kwoty podatku VAT jest doliczana do wartości zakupu zapasu lub środka trwałego. Następnie następuje jej księgowanie jako części kosztu nabycia.

Celem tego elementu w ramach systemu ERP Microsoft Dynamics 365 Business Central jest umożliwienie: ustawienia częściowego odliczania podatku VAT naliczonego; księgowania transakcji zakupu z podatkiem naliczonym VAT częściowo odliczanym; zwiększania kosztu nabycia zapasów i środków trwałych o nieodliczoną cześć podatku naliczonego VAT.

Klauzule VAT

W związku z wymogami przepisów polskiego prawa, w niektórych sytuacjach konieczne jest umieszczanie na fakturach prawnego uzasadnienia sposobu kalkulacji podatku VAT. Funkcja Klauzule VAT umożliwia zdefiniowanie wielu tekstów w różnych językach, które to teksty mogą być drukowane w języku faktury w zależności od użytych na danym dokumencie kombinacji grup księgowych VAT.

Zamówienia i faktury wewnętrzne sprzedaży

Zgodnie z polskim prawem w przypadku nieodpłatnego przekazania towarów i usług, w pewnych przypadkach transakcję taką należy z punktu widzenia podatku VAT potraktować jako sprzedaż i naliczyć VAT należny. Tak naliczona kwota VAT jest traktowana jako koszt. System ERP Microsoft Dynamics 365 Business Central został wyposażony w narzędzie upraszczające proces dodatkowej ewidencji podatku VAT dla tego rodzaju transakcji.

Obsługa opłaty zwrotnej VAT

Zgodnie z wymaganiami przepisów polskiego prawa wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów (WNT) i usług oraz import usług podlegają opodatkowaniu VAT. Do obliczania naliczonego i należnego podatku VAT z tytułu tego typu transakcji wykorzystywana jest standardowa funkcjonalność Opłata zwrotna VAT. Aby przystosować tę funkcjonalność do wymagań polskiego prawa, zostały do niej dodane następujące elementy:

• Opłata zwrotna VAT została rozszerzona o tworzenie zapisu VAT dla sprzedaży. Dzięki temu transakcja WNT i zakupu usług z kwotą podatku VAT należnego wykazywane są zarówno w rejestrze VAT sprzedaży jak i zakupu.

• System ERP Microsoft Dynamics 365 Business Central umożliwia również kalkulację podatku VAT w walucie lokalnej według kursu wymiany z innego dnia, niż data przeliczenia wartości zakupu i zobowiązań na potrzeby ksiąg rachunkowych.

Nr taryfy usługowej

Dla transakcji sprzedaży usług poza granice Polski, w rejestrze VAT należy podać krótki opis świadczonej usługi dla celów badania poprawności kalkulacji VAT. Celem funkcjonalności Numer taryfy usługowej jest udostępnienie użytkownikom listy takich opisów i możliwości przypisania.

Deklaracja VAT-UE

Deklaracja VAT-UE to informacja podsumowująca dokonane wewnątrzwspólnotowe transakcjach w danym okresie. Konieczność składania tego sprawozdania wynika z przepisów Ustawy o VAT. System ERP Microsoft Dynamics 365 Business Central został wyposażony w narzędzie ułatwiające i automatyzujące przygotowanie danych do deklaracji VAT-UE.