- Dynamics 365 Business Central
- System ERP – baza wiedzy
- Korzyści z wdrożenia systemu ERP
- Scenariusze korzyści dla kadry zarządzającej przedsiębiorstwem
- Jak osiągnać sukces przy wdrożeniu systemu ERP
- System ERP w chmurze jako usługa czy instalacja?
- 6 etapów wdrożenia systemu ERP
- Etap pierwszy: Diagnoza. Jak wybrać system ERP oraz przygotować się do jego wdrożenia?
- Etap drugi: Analiza. Jak przebiega właściwe przygotowanie projektu?
- Etap trzeci: Projekt. Jak rozpoczyna się realizacja wdrożenia?
- Etap czwarty: Budowa. Jak dostosowuje się system do wymagań klientów?
- Etap piąty: Uruchomienie. Jak przebiegają szkolenia i przygotowania systemu dla użytkowników?
- Etap szósty: Działanie. Jak wygląda wsparcie powdrożeniowe?
W obsłudze środków pieniężnych firmy ważna jest elastyczność i bieżąca kontrola salda. Dlatego system ERP zawiera funkcję Zarządzanie kasą gotówkową. Właściwe zdefiniowanie wszystkich ustawień w ramach tej funkcjonalności zapewnia najbardziej optymalną i dostosowaną do potrzeb użytkownika obsługę transakcji gotówkowych.
Funkcja zarządzania kasą gotówkową w systemie ERP obejmuje administrowanie kontami bankowymi firmy. Jedną z najważniejszych funkcji zarządzania kasą gotówkową jest Kartoteka konta bankowego. Zawiera ona wszystkie dane kont bankowych firmy. Korzystając z kartoteki konta bankowego, użytkownik ma możliwość: ewidencjonować płatności otrzymane od nabywców; ewidencjonować płatności dla dostawców; unieważniać zaksięgowane czeki (tzw. unieważnienie finansowe).
Istotnymi funkcjami w zarządzaniu kasą gotówkową są należności i zobowiązania. W obszarze zarządzania należnościami wszystkie potrzebne informacje dla nabywcy znajdują się w kartotece nabywcy. Zawiera ona szczegółowe zapisy księgi nabywców.
W obszarze zarządzania zobowiązaniami informacje o dostawcy znajdują się w kartotekach dostawców. Zawierają one zapisy księgi dostawców i szczegółowe zapisy księgi dostawców. Funkcjonalność zarządzania zobowiązaniami umożliwia sprawniejsze administrowanie płatnościami dostawców i tworzenie obszernej bazy danych dostawców.
Zarządzanie kontami bankowymi
Przegląd konta bankowego
Dla każdej transakcji w Microsoft Dynamics 365 Business Central (dawniej Dynamics NAV), wykorzystującej konto bankowe, system księguje zapis w księdze kont bankowych. Do każdego konta bankowego przypisana jest grupa księgowa konta bankowego, dzięki której księgowane są zapisy K/G powiązane z transakcją bankową.
Ponadto, jeżeli użytkownik dokonuje płatności ręcznego lub elektronicznego czeku, program księguje zapis do księgi czeków w celu zaewidencjonowania transakcji czekowej i zaktualizowania bieżącego statusu czeku.
Każde konto bankowe posiada swoją własną kartotekę, która zawiera szereg informacji. W kartotece konta bankowego wprowadza się informacje dotyczące konkretnego konta bankowego. Są one edytowalne.
Dziennik wyciągów bankowych
System ERP Microsoft Dynamics 365 Business Central zawiera funkcję Dziennika wyciągów bankowych, która pozwala na sprawną obsługę rejestracji operacji bankowych. Właściwe zdefiniowanie wszystkich ustawień w jej ramach zapewnia najbardziej optymalną i dostosowaną do potrzeb użytkownika ewidencję transakcji na kontach bankowych.
Darmowy e-book
Electronic Banking dla Dynamics 365 Business Central
Efektywna realizacja transakcji pomiędzy Twoim bankiem a systemem Dynamics 365 Business Central
Płatności elektroniczne i polecenia zapłaty
W Microsoft Dynamics 365 Business Central użytkownik ma możliwość tworzenia oferty płatności na podstawie dokumentów dostawcy, a następnie generować pliki płatności bankowych w formacie ISO20022/SEPA lub, korzystając z usługi konwersji danych bankowych, wygenerować plik płatności odpowiedni dla danego banku. Wszystkie płatności elektroniczne są rejestrowane, dzięki czemu
możliwe jest odtworzenie historycznych plików płatności. Rozliczanie płatności jest bardzo proste i polega na oznaczeniu oraz przetworzeniu wybranych płatności. Po utworzeniu zestawów dla polecenia zapłaty możliwe jest pobranie należności bezpośrednio z konta bankowego nabywcy i wygenerowanie pliku polecenia zapłaty dla banku w formacie ISO 20022/SEPA.
Uzgodnienie przychodzących i wychodzących transakcji bankowych
Funkcjonalność umożliwia import danych transakcji bankowych zapisanych w plikach przesłanych przez banki w formacie ISO 200022/SEPA. W przypadku innych typów plików wykorzystywana jest usługa konwersji danych bankowych. Rozliczenie transakcji bankowych z otwartymi zapisami nabywcy i dostawcy odbywa się automatycznie zgodnie z regułami mapowania definiowanymi przez użytkownika. Użytkownik ma też możliwość przeglądania proponowanych rozliczeń oraz mapowań kont w łatwy i intuicyjny sposób. Może również zmodyfikować algorytm dopasowania rekordów poprzez zmianę, usunięcie lub dodanie nowych reguł.
Uzgodnienia kont bankowych
Funkcjonalność umożliwia import danych transakcji bankowych zapisanych w plikach przesłanych przez banki w formacie ISO 200022/SEPA. W przypadku innych typów plików wykorzystywana jest usługa konwersji danych bankowych. Rozliczenie transakcji bankowych z otwartymi zapisami nabywcy i dostawcy odbywa się automatycznie zgodnie z regułami mapowania definiowanymi przez użytkownika. Użytkownik ma też możliwość przeglądania proponowanych rozliczeń oraz mapowań kont w łatwy i intuicyjny sposób. Może również zmodyfikować algorytm dopasowania rekordów poprzez zmianę, usunięcie lub dodanie nowych reguł.
Kalkulacja i księgowanie różnic kursowych w transakcjach bankowych
Zgodnie z przepisami polskiego prawa, wypłaty środków pieniężnych w walucie obcej z kasy i kont bankowych powinny być przeliczone według kursu wymiany z dnia wpływu środków pieniężnych w walucie obcej do kasy lub na konto bankowe. Oznacza to, że równowartość wypłaty w walucie lokalnej powinna być oparta na równowartości powiązanego wpływu w tej walucie. Proces ten jest bardzo podobny do sposobu wyceny zapasów. Dopuszczalne metody rozliczania wypłat środków pieniężnych z wpływami są zasadniczo takie same: FIFO, LIFO, średnia ważona. Najczęściej stosowaną metodą jest FIFO. Dlatego też to na niej oparta jest rekalkulacja wypłat środków pieniężnych w walucie w ramach systemu ERP Microsoft Dynamics 365 Business Central.
Płatności
Dziennik wpłat i przegląd dziennika płatności
Płatności dla dostawców są tworzone i księgowane w Dzienniku płatności. Dziennika płatności można używać w celu szybkiego odnotowania i zaksięgowania odręcznych czeków. Czeki elektroniczne dla otwartych faktur można wprowadzić ręcznie lub uruchamiając zadanie wsadowe Sugeruj płatności dostawcy.
Dostęp do dziennika płatności jest możliwy z dwóch następujących obszarów menu zarządzania finansami: Zarządzanie kasą gotówkową; Zobowiązania.
Funkcja Sugeruj płatności dostawcy
W Dzienniku płatności funkcja Sugeruj płatności dostawcy przetwarza otwarte zapisy księgi dostawców i tworzy sugestie płatności oparte na kryteriach: informacje o dostawcy; terminy płatności; priorytet dostawcy.
Funkcja Sugeruj płatności dostawcy może być także uruchomiona w celu uwzględnienia płatności, dla których można uzyskać rabat i w celu pogrupowania sugerowanych wierszy dla każdego dostawcy według wymiarów.
Rozliczanie płatności
Użytkownicy mogą rozliczać płatności zapisami księgi nabywców lub dostawców podczas księgowania płatności i/lub po zaksięgowaniu płatności bez rozliczania do zapisu.
Wśród metod rozliczania płatności w dzienniku wpłat lub dzienniku płatności można wyróżnić: księgowanie płatności do jednej faktury; księgowanie płatności do kilku faktur; księgowanie częściowej płatności do jednej faktury; księgowanie częściowej płatności do kilku faktur; rozliczanie płatności po jej księgowaniu.
Zasady rozliczania płatności są takie same w zarządzaniu należnościami i zobowiązaniami
Wycofanie zaksięgowanych dzienników
W systemie ERP niepoprawne zapisy księgi nabywców księgowane z dziennika, takiego jak Dziennik sprzedaży lub Dziennik wpłat, mogą być wycofane w celu ich skorygowania.
Funkcji wycofania można użyć pod warunkiem, że zapisy są wygenerowane z wiersza dziennika głównego lub z poprzedniego wycofania; zapisy księgi nabywców nie mogą być rozliczone; zapisy księgi bankowej nie mogą być zamknięte poprzez uzgodnienie; kwota razem zapisów K/G do wycofania musi być równa zero. Przed wycofaniem rozliczonego zapisu księgi nabywców należy cofnąć rozliczenie zapisu.
Podczas procedury wycofania w każdym wierszu w zapisie można tworzyć i księgować zapisy korygujące z numerem dokumentu i datą księgowania z pierwotnego zapisu. Po wycofaniu zapisu można ręcznie wprowadzić i zaksięgować poprawne zapisy.
Rozliczenia z nabywcami i dostawcami
Należności i zobowiązania
W obszarze zarządzania należnościami wszystkie informacje dotyczące nabywcy znajdują się w kartotece nabywcy. Zawiera ona wszystkie zapisy księgi nabywców i szczegółowe zapisy księgi nabywców.
Zarządzanie kasą gotówkową należności obejmuje między innymi funkcje: rozliczanie i księgowanie płatności nabywcy; cofanie rozliczenia i wycofywanie zaksięgowanych zapisów.
W obszarze zarządzania zobowiązaniami informacje o dostawcy znajdują się w kartotekach dostawców. Zawierają one zapisy księgi dostawców i szczegółowe zapisy księgi dostawców. Funkcjonalność zarządzania zobowiązaniami umożliwia sprawniejsze administrowanie płatnościami dostawców i tworzenie obszernej bazy danych dostawców.
Przegląd nabywców i dostawców
Aby zarządzać całością finansów firmy konieczna jest umiejętność zarządzania danymi nabywców. W systemie ERP Microsoft Dynamics 365 Business Central podstawowe dane nabywcy są utrzymywane w kartotekach nabywcy. Kartoteka nabywcy jest wykorzystywana w zarządzaniu należnościami, finansami i zamówieniami nabywców.
Aby zarządzać całością finansów firmy, należy posiadać możliwości administrowania danymi i płatnościami dostawcy. Można w ten sposób uniknąć opłat karnych w przypadku opóźnienia płatności, utrzymać dobre relacje z dostawcami i otrzymać zniżki.
Cofanie rozliczenia zapisów księgi nabywców i dostawców
Funkcję Cofnij rozliczenie zapisów księgi nabywców używa się w celu wycofania rozliczania zapisów.
Cofanie rozliczenia zapisów nabywców
W przypadku wycofywania wcześniej zaksięgowanych rozliczeń można ponownie otworzyć zamknięte zapisy księgi nabywców. Podczas wycofywania zapisu, poprawiane są również wszystkie księgowania K/G, które mogą pochodzić z nieprawidłowych rozliczeń, takich jak rabaty terminowe oraz zyski i/lub straty walutowe. Wycofywanie rozliczenia można wykonać tylko od dołu do góry. Dlatego jeżeli zapis jest rozliczony przez więcej niż jeden zapis rozliczający, w pierwszej kolejności należy wycofać ostatni zapis rozliczający.