Należności i zobowiązania w systemie ERP

Należności i zobowiązania w systemie ERP

Należności i zobowiązania w Microsoft Dynamics 365 Business Central (Dynamics NAV) to część aplikacji ściśle powiązana z obszarami takimi jak sprzedaż, czy zakupy. Zawiera ona szereg funkcji ułatwiających firmom księgową obsługę transakcji zawieranych z kontrahentami.

Obszar aplikacji Zarządzanie należnościami posiada funkcję zarządzania windykacją należności, która pozwala śledzić monity i noty odsetkowe. Funkcja zawiera też opcję sprawdzania, czy kwoty należne są przekazywane terminowo. W przypadku braku opłaty kwot należnych w terminie należy określić, kiedy i w jaki sposób wysłać monity. Można również obciążyć kontrahentów odsetkami i/lub opłatami. Celem monitów jest skłonienie nabywców do zapłacenia przeterminowanych kwot i poinformowanie ich o dodatkowych opłatach, które są zobowiązani uiścić.

Jeżeli nabywca nie chce zapłacić przeterminowanej kwoty po otrzymaniu monitu, wygenerowana zostaje nota odsetkowa, która zawiera odsetki i/lub opłaty dodatkowe. Odsetki można też dodać bezpośrednio do monitów.

Potwierdzenie salda nabywcy/dostawcy

Na koniec każdego roku finansowego (lub w razie konieczności innego okresu obrachunkowego) firmy tworzą zestawienia należności i zobowiązań w celu ich potwierdzenia z nabywcami i dostawcami. Nabywcy i dostawcy mają obowiązek ich potwierdzenia lub odrzucenia na podstawie własnej ewidencji należności i zobowiązań. W ramach systemu ERP Microsoft Dynamics 365 Business Central dostępne są raporty potwierdzenia salda nabywców i dostawców, które prezentują stan należności lub zobowiązań na wybrany dzień.

Noty korygujące

Na koniec każdego roku finansowego (lub w razie konieczności innego okresu obrachunkowego) firmy tworzą zestawienia należności i zobowiązań w celu ich potwierdzenia z nabywcami i dostawcami. Nabywcy i dostawcy mają obowiązek ich potwierdzenia lub odrzucenia na podstawie własnej ewidencji należności i zobowiązań. W ramach systemu ERP Microsoft Dynamics 365 Business Central (Dynamics NAV) dostępne są raporty potwierdzenia salda nabywców i dostawców, które prezentują stan należności lub zobowiązań na wybrany dzień.

Faktura Pro-forma sprzedaży

Faktury pro-forma sprzedaży są wystawiane przed ostatecznym zafakturowaniem sprzedaży. Mają one zastosowanie w dwóch sytuacjach:

Na podstawie otrzymanej faktury pro-forma sprzedaży nabywcy dokonują przedpłaty do zamówienia. Faktura pro-forma stanowi w tej sytuacji dokument potwierdzający wysokość kwoty należności, która ma zostać zapłacona z góry.
Faktura pro-forma wystawiana jest w transakcji sprzedaży produktów do krajów nie będących członkami Unii Europejskiej. W tej sytuacji faktura pro-forma dostarczana jest do Urzędu Celnego w celu przygotowania dokumentu SAD.

Wydruki faktur

W ramach systemu ERP Microsoft Dynamics 365 Business Central wydruki faktury sprzedaży, faktury korygującej sprzedaży, faktury sprzedaży serwisu, faktury korygującej sprzedaży serwisu zostały dostosowane do wymagań ustawowych i zawierają wszystkie wymagane polskim prawem elementy.

Zarządzanie należnościami: Monity i noty odsetkowe

System ERP Microsoft Dynamics 365 Business Central umożliwia generowanie monitów oraz not odsetkowych. Celem monitów jest skłonienie nabywców do zapłacenia przeterminowanych kwot i poinformowanie ich o dodatkowych opłatach, które są zobowiązani uiścić. Jeżeli nabywca nie chce zapłacić przeterminowanej kwoty po otrzymaniu monitu, wygenerowana zostaje nota odsetkowa, która zawiera odsetki i/lub opłaty dodatkowe. Odsetki można też dodać bezpośrednio do monitów.

Obszar aplikacji Zarządzanie należnościami posiada funkcję zarządzania windykacją należności, która powala śledzić monity i noty odsetkowe. Funkcja zawiera też opcję sprawdzania, czy kwoty należne są przekazywane terminowo. W przypadku braku opłaty kwot należnych w terminie należy określić, kiedy i w jaki sposób wysłać monity. Można również obciążyć kontrahentów odsetkami i/lub opłatami.

Wiele kont należności / zobowiązań

Każdy nabywca (dostawca) ma zwykle zdefiniowaną w systemie jedną kartotekę. Może być ona powiązana z jedną grupą księgową nabywcy (dostawcy) czyli z jednym kontem K/G należności (zobowiązań). Często zdarza się jednak, że należności (zobowiązania) jednego nabywcy (dostawcy) powinny być księgowane na różne konta K/G w zależności od typu operacji gospodarczej. Przykładem mogą być zobowiązania wynikające z bieżącej działalności oraz wpłacone kaucje. System ERP Microsoft Dynamics 365 Business Central zawiera ułatwienie obsługi różnych typów należności (zobowiązań) w postaci substytutów grup księgowych. Ułatwienie polega na tym, że do kartoteki nabywcy (dostawcy) przypisana jest domyślna grupa księgowa, która jest kopiowana do wszystkich dokumentów. Użytkownik ma możliwość zmiany tej grupy na wprowadzanym dokumencie. Nie jest przy tym konieczna zmiana domyślnej grupy księgowej nabywcy (dostawcy) w jego kartotece.

Faktury przedpłaty

Przepisy prawa polskiego w zakresie VAT wymagają wystawiania faktury zaliczkowej do wpłaconych przez nabywcę zaliczek z tytułu realizacji zamówienia sprzedaży. W systemie ERP Microsoft Dynamics 365 Business Central faktury zaliczkowe są wystawiane i księgowane przy pomocy funkcjonalności faktur przedpłat. System ERP Microsoft Dynamics 365 Business Central zawiera funkcjonalność dostosowującą aplikację do wymogów polskiego prawa w tym zakresie.

Obliczanie odsetek na monitach

Oprócz obliczania odsetek na notach odsetkowych można to wykonać również na monitach. Oznacza to, że można jednocześnie używać funkcji przypomnień nabywcom o przeterminowanych fakturach używając różnych poziomów oraz obliczać i naliczać odsetki w jednym dokumencie.

Wybór konta bankowego na dokumentach sprzedaży

Bardzo wiele firm korzysta z wielu kont bankowych w wielu różnych instytucjach bankowych, co pozwala im na obniżenie kosztów obsługi transakcji finansowych. Z tego powodu, do standardowej obsługi sprzedaży w systemie ERP Microsoft Dynamics 365 Business Central została dodana możliwość wyboru konta bankowego (spośród kont zdefiniowanych w systemie), którego dane mają być drukowane na dokumencie sprzedaży.

Faktura korygująca sprzedaży

W sytuacji, gdy zachodzi potrzeba skorygowania sprzedaży udokumentowanej fakturą sprzedaży, firmy zwykle wystawiają fakturę korygującą sprzedaży. System ERP Microsoft Dynamics 365 Business Central zawiera ułatwienia w tworzeniu faktur korygujących sprzedaży, m.in.: kreator tworzenia wierszy korekty, typy korekty kontrolujące poprawność tworzonych korekt, możliwość wystawiania jednej faktury korygującej sprzedaży do wielu faktur sprzedaży.

Wiele stóp procentowych

Wysokość stóp procentowych do obliczania odsetek od nieterminowych płatności może mieć różną wartość w różnych okresach czasu. System ERP został wyposażony w mechanizm kalkulowania odsetek w różnej stawce, w zależności od okresu, w jakim należności były przeterminowane.