Zwiększenie wydajności pracy jest ważnym elementem umożliwiającym podniesienie jakości obsługi klienta oraz redukcję kosztów. Duże znaczenie odgrywa w tym zakresie poprawność i wiarygodność danych wykorzystywanych w zarządzaniu zapasami i operacjach magazynowych. Czynniki te nie są jednak najważniejsze w przypadku firm, dla których operacje magazynowe nie są kluczowym obszarem działalności. Firmy te skupiają się raczej na inwestowaniu w zaawansowane rozwiązania magazynowe i akceptują dłuższy czas wdrożenia.

Warto również pamiętać o licznych wyzwaniach, z jakimi muszą sobie poradzić firmy o niezbyt zaawansowanych potrzebach magazynowych (małe firmy dystrybucyjne, produkcyjne lub usługowe), mając jednocześnie na uwadze realizację przyjętych celów.

Aby osiągnąć zamierzoną wydajność i krótki czas realizacji zamówień, konieczne jest szybkie i łatwe wyszukiwanie zapasów w magazynie. Co więcej, ważne jest, aby pracownicy magazynowi mogli skupić się nie na ewidencji komputerowej, ale rzeczywistych operacjach magazynowych. W przypadku firm z dużą rotacją pracowników magazynowych, niezwykle istotna jest możliwość szybkiego przeszkolenia pracowników w zakresie użytkowania programu.

Microsoft Dynamics NAV 2017
Microsoft Dynamics NAV 2017

Zapasy przychodzące

Funkcja przyjęcia zamówienia w systemie zarządzania magazynem pozwala na zdefiniowanie sposobu przyjmowania oraz lokowania zapasów w procesie magazynowania.

W momencie dotarcia zapasów do magazynu, księgowane jest przyjęcie magazynowe i zapasy stają się częścią stanów magazynowych. Na podstawie zaksięgowanego dokumentu przyjęcia program tworzy dokument odłożenia. Dokument ten zawiera wygenerowane przez program instrukcje dla pracowników magazynu, które wskazują miejsce przyjętego zapasu w magazynie.

System ERP Microsoft Dynamics NAV obsługuje przeładunek komplementarny zapasów. Polega on na przekazaniu zapasów przeznaczonych do wydania bezpośrednio ze strefy przyjęcia do strefy wydania bez umieszczania ich w miejscu przechowywania. Oznacza w rezultacie sprawniejszą i szybszą obsługę zapasu.

System pozwala na realizację następujących czynności magazynowych:

  • przyjęcie,
  • odłożenie,
  • przeładunek komplementarny,
  • zarządzanie numerami seryjnymi/partii.

Działania wewnętrzne

Na zapasach przechowywanych w magazynie mogą być wykonywane określone operacje. Zapas można na przykład przenieść z jednego pojemnika do innego lub usunąć z magazynu, jeśli okaże się, że jest uszkodzony.

Program pozwala na wykonywanie następujących czynności wewnątrz magazynu:

  • zarządzanie zapisami magazynowymi;
  • przesunięcie zapasów;
  • wewnętrzne pobrania i odłożenia;
  • zarządzanie pojemnikami;
  • usuwanie zapasów magazynowych;
  • przeklasyfikowanie zapasów magazynowych;
  • liczenie zapasów magazynowych;
  • definiowanie i wykonywanie inwentaryzacji cyklicznej.

W celu rejestrowania korekt magazynowych można wykorzystać następujące dzienniki magazynowe:

  • dziennik zapasów magazynowych,
  • dziennik przesunięć magazynowych,
  • dziennik inwentaryzacji magazynowej.

Dziennik inwentaryzacji w systemie ERP Microsoft Dynamics NAV

Microsoft Dynamics NAV 2017
Microsoft Dynamics NAV 2017

Zapasy wychodzące

Funkcjonalność zarządzania magazynem obejmuje grupę funkcji oraz działań wspierających obsługę zapasów. Działania te to na przykład wydanie przeładunku komplementarnego zapasów oraz ładunku drobnicowego.

Przed wydaniem dokumentu wychodzącego (zamówienia sprzedaży, zamówienia zwrotu zakupu oraz wychodzącego zlecenia przesunięcia) pracownicy magazynowi powinni najpierw pobrać zapasy z magazynu. Możliwe jest wystawienie jednego dokumentu pobrania na zamówienie lub zestawienie różnych zamówień na jednym arkuszu pobrania, co pozwoli na pobranie wielu zamówień za jednym razem.

System umożliwia realizację następujących czynności związanych z zapasami wychodzącymi:

  • wydanie zapasów;
  • wydanie przeładunku komplementarnego zapasów;
  • wydanie ładunku drobnicowego;
  • pobranie zapasów według numerów serii/partii.

Pobierz prezentację systemu Microsoft Dynamics NAV 2017

Przyjęcie i odłożenie zapasów

Funkcjonalność magazynowa w systemie ERP Microsoft Dynamics NAV umożliwia realizację przyjęć i odłożeń zleceń wchodzących, takich jak zamówienia zakupu, zamówienia zwrotu sprzedaży oraz zlecenia przesunięcia (wejście).

Z zasady procesy przyjęcia zleceń wchodzących obejmują dwie główne czynności:

  • przyjęcie zapasów w miejscu rozładunku;
  • odłożenie zapasów w miejsce składowania.

W czasie przyjęcia zapasów w magazynie pracownik magazynowy:

  • porównuje otrzymane ilości zgodnie z dokumentami dostawy z ilościami zarejestrowanymi w zamówieniach i zatwierdza je;
  • rejestruje przyjęte ilości;
  • rejestruje miejsce odłożenia zapasów.
Microsoft Dynamics NAV 2017
Microsoft Dynamics NAV 2017

Pobieranie oraz wydawanie zapasów

Funkcja obsługi magazynu w systemie ERP Microsoft Dynamics NAV pozwala firmom na efektywne zarządzanie pobraniami i wydaniami zleceń wychodzących: zamówień sprzedaży, zamówień zwrotu zakupu oraz zleceń przesunięcia (wyjście).

Z zasady na procesy związane z wydawaniem zamówień wychodzących składają się dwa główne zadania:

  • pobieranie zapasów z półek;
  • wydawanie zapasów z magazynu.

Podobnie jak w przypadku przyjęć i odłożeń, wyróżniamy cztery metody wspierające proces pobierania oraz wydania. Zostały one przedstawione w poniższej tabeli.

Przesunięcie oraz korekta zapasów w magazynie

Podczas wykonywania codziennych zadań użytkownicy spotykają się z koniecznością przesuwania zapasów z pojemnika do pojemnika oraz korygowania ilości dla danego pojemnika. Firmy stosują przesunięcia zapasów do różnych pojemników w celu reorganizacji części magazynu. Korekty ilości są natomiast wymagane gdy nastąpiła poważna nadwyżka lub utrata zapasów, spowodowana na przykład odnalezieniem zapasów uznanych za utracone lub ich uszkodzeniem.

Przesunięcia oraz dostosowania ilości zapasów w magazynie są prostym do nauczenia oraz przeprowadzenia procesem, ponieważ co do zasady są one zbliżone do pozostałych przesunięć oraz korekt takich jak przesunięcia pomiędzy lokalizacjami czy też korekta ilości w obrębie jednej lokalizacji. Głowna różnica polega na tym, że przesunięcie zapasów z jednego pojemnika do innego w

obrębie tego samego magazynu stanowi odzwierciedlenie fizycznego przemieszczenia zapasów i nie wpływa na ilość zapasów w magazynie. Dlatego jeśli użytkownik księguje przesunięcie magazynowe, program tworzy jedynie zapisy magazynowe a nie zapisy księgi zapasów.

W przypadku gdy użytkownik dokonuje korekty ilościowej w magazynie, w którym zdefiniowano obowiązkowe użycie pojemnika, program podczas księgowania dziennika tworzy zarówno zapisy księgi zapasów oraz zapisy magazynowe.

Microsoft Dynamics NAV 2017
Microsoft Dynamics NAV 2017

Kalkulacja podatku od opakowań

Firmy sprzedające lub zużywające towary na lokalnym rynku są zobowiązane do przygotowania deklaracji podatku od opakowań na potrzeby kalkulacji opłaty produktowej. System ERP Microsoft Dynamics NAV zawiera narzędzia ułatwiające przygotowanie takiej deklaracji poprzez:

  • definiowanie listy opakowań,
  • zbieranie danych o sprzedaży i zużyciu zapasów w powiązaniu ze zdefiniowaną listą opakowań,
  • kalkulacje i raportowanie podatku od opakowań dla wymienionych wyżej transakcji i zapasów.

Dokument inwentaryzacji

Na koniec roku obrachunkowego użytkownicy dokonują fizycznego zliczenia zapasów w celu ich uzgodnienia ze stanem ilościowym i wartościowym zarejestrowanym w systemie. System ERP Microsoft Dynamics NAV zawiera raport dokumentu inwentaryzacji. Może on zostać zarchiwizowany przez dział księgowości jako potwierdzenie zakończenia procesu inwentaryzacji. Dokument inwentaryzacji zawiera zaksięgowane wartości i ilości zapasów magazynowych oraz nazwiska przedstawicieli firmy, którzy własnoręcznym podpisem potwierdzają, że ilości i kwoty wykazane w dokumencie są zgodne z rzeczywistym stanem magazynowym.

Microsoft Dynamics NAV 2017
Microsoft Dynamics NAV 2017

Dokumenty operacji magazynowych

Do typowych operacji magazynowych realizowanych w systemie ERP Microsoft Dynamics NAV należą: spisanie ze stanu magazynu, przeszacowanie wartości i przesunięcie międzymagazynowe. System umożliwia wydrukowanie dokumentu Przesunięcie zapasu. System ERP Microsoft Dynamics NAV zawiera dodatkowe raporty dokumentujące operacje magazynowe:

  • dokument spisania ze stanu magazynu – dostępny przed zaksięgowaniem operacji;
  • zaksięgowany dokument spisania ze stanu magazynu – dostępny w raportach modułu Zarządzanie Finansami po zaksięgowaniu operacji;
  • dokument przeszacowania zapasów – dostępny przed zaksięgowaniem operacji.

System zarządzania magazynem jest kompletnym zestawem funkcji służącym do zarządzania obiegiem wszystkich czynności magazynowych (wejściowych, wyjściowych, wewnętrznych) w obrębie całego obszaru magazynowego. Obejmuje zaawansowane funkcje takie jak pobrania i przesunięcia, klasyfikację pojemników, przeładunek komplementarny oraz inwentaryzacje cykliczne.

Przepływ zapasów w obrębie magazynu można podzielić na trzy podstawowe procesy:

  • przyjęcie i udostępnienie zapasów w magazynie;
  • obsługa zapasów na potrzeby ich wewnętrznej dystrybucji/przesunięć/produkcji;
  • pobranie zapasów z magazynów oraz wydanie zapasów do nabywców lub do innych lokalizacji.
TOP