Czym jest księgowanie?
Według definicji, księgowanie jest dokonywaniem zapisów w księgach rachunkowych. Dotyczą one zaszłości gospodarczych, które mają wpływ na zmianę stanu firmy. Bazą dla zapisów są dowody księgowe. Ważne, by zapisy księgowe zawierały między innymi typ zaszłości, jej datę, kwotę, dane identyfikujące określony dokument. Jest to wówczas dowód księgowy. Zapis dokonywany jest w tym samym momencie na przynajmniej dwóch urządzeniach księgowych, tj. w dzienniku (wówczas zapis dokonywany jest w porządku chronologicznym) oraz na kontach księgowych (zapis zgodny z deklaracją).
Dzienniki główne
Dzienniki główne w systemie Microsoft Dynamics NAV umożliwiają księgowanie informacji do Księgi głównej oraz na inne konta. Dziennik główny ma również zastosowanie podczas księgowania alokacji kosztów oraz innych księgowań na konta. W razie konieczności możliwe jest późniejsze wycofanie oraz korekta nieprawidłowych zapisów.
Dzienniki zmian
Polskie ustawodawstwo wymaga umieszczania na dokumencie papierowym informacji o numerze księgowym, pod jakim został on zaewidencjonowany w księgach firmy. W celu ułatwienia użytkownikom odnalezienia numeru księgowego, system Dynamics NAV zawiera komunikat, który wyświetla numer księgowy dokumentu po jego poprawnym zaksięgowaniu.
Import kursów wymiany walut NBP
W systemie Microsoft Dynamics NAV możliwa jest ewidencja transakcji wielowalutowych. Takie transakcje w zapisach księgi głównej prezentowane są jako równowartość w złotych wyliczona z użyciem kursu wymiany waluty, a w zapisach ksiąg pomocniczych prezentowane są dwie kwoty: wartość w walucie transakcji i równowartość w złotych wyliczona w taki sam sposób, jak w zapisach księgi głównej. Dla ułatwienia obsługi transakcji wielowalutowych, system ERP umożliwia zdefiniowanie walut i ewidencję kursów wymiany obowiązujących przy przeliczaniu transakcji w wybranej walucie w wybranym okresie. Dodatkowo zostało wprowadzone ułatwienie ewidencji kursów wymiany polegające na importowaniu ich z Internetu, z miejsca, w którym są udostępniane przez Narodowy Bank Polski.
Księgowanie korekty (storno czerwone)
Zgodnie z przepisami polskiego prawa, koszty i przychody mogą być księgowane na kontach księgi głównej wyłącznie po stronie debet lub wyłącznie po stronie kredyt. Jest to związane z koniecznością zachowania czystości obrotów. Z tego powodu niektóre transakcje muszą być księgowane jako korekty. Funkcjonalność wymusza księgowanie korekt po właściwych stronach właściwych kont księgi głównej oraz księgowanie korekt w transakcjach magazynowych (wydania w transakcjach przesunięć magazynowych, wyksięgowanie kosztu przewidywanego). Umożliwia również użytkownikowi prostą obsługę księgowania korekt – za pomocą jednego kliknięcia (księgowania w księdze głównej, zapasach i zleceniach).
Wielojęzyczność
Dzięki tej funkcjonalności użytkownik ma możliwość wprowadzania zamiennych opisów zapasów magazynowych i drukowania raportów w wielu językach (na przykład faktur – w języku odbiorcy). Opisy w danym języku można połączyć z odpowiednim nabywcą, co jest szczególnie przydatne w przypadku sprzedaży zagranicznej.
Wielowalutowość
W realiach globalnej gospodarki wiele firm staje wobec konieczności raportowania i prowadzenia transakcji przy użyciu wielu walut. W Microsoft Dynamics NAV udostępniona została funkcja, która umożliwia firmom prawidłowe księgowanie i wycenę transakcji w wielu walutach, a ponadto pozwala na wyświetlanie wyników Księgi głównej w dodatkowej walucie raportowania, jak również konsolidowanie wyników firm używających różnych walut.
Procedury zamknięcia roku finansowego
Procedura zamknięcia roku finansowego w systemie ERP Microsoft Dynamics NAV składa się z trzech kroków: uruchomienia funkcji Zamknij rok, wygenerowania zapisów zamknięcia roku przy pomocy zadania Zamknij rachunek wyników oraz zaksięgowania zapisów zamknięcia roku wraz z zapisami konta przeciwstawnego Wynik finansowy.
System Microsoft Dynamics NAV nie wymaga zamykania roku finansowego, jednak wykonanie procedur zamknięcia daje pewność, że wyświetlane salda (np. w Planie kont) prezentują wyniki tylko dla otwartego roku (lat).
W kolejnej części omówimy funkcjonalności, jak Konsolidacja, Dodatkowe kolumny, Opis księgowania, Szablony numeracji dokumentów, Korygowanie kursów wymiany czy Bilans i Rachunek Kosztów i Strat.
W kolejnej części, przedstawimy funkcjonalności z obszaru Księgowanie w Microsoft Dynamics NAV, m. in. Konsolidacja, Opis księgowania, Szablony numeracji dokumentów, Korygowanie kursów wymiany danych.
