Zarządzanie zamówieniami zwrotu sprzedaży oraz zamówieniami zwrotu zakupu to funkcje systemu ERP Microsoft Dynamics 365 Business Central (Dynamics NAV) które poprzez wprowadzenie wydajnych zasad zarządzania zwrotami przyczyniają się do zwiększenia zadowolenia klientów.

Zarządzanie zwrotami sprzedaży jest funkcjonalnością ważną dla działu serwisu. Terminowa naprawa, wymiana uszkodzonych zapasów oraz kredytowanie na wypadek zwrotu przyczynia się do wzrostu zadowolenia klientów i zachęca ich do powtarzania transakcji zakupu. Równie duże znaczenie ma możliwość otrzymania od dostawców zapasów wymiennych lub zadowalającej rekompensaty za uszkodzone zapasy.

Z perspektywy firmy zarządzanie procesami związanymi ze zwrotami obejmuje:

• wydawanie nabywcom wymienianych zamienników zapasów,
• kontrolę zwróconego towaru,
• wysyłanie zwróconych zapasów do dostawcy w celu naprawy,
• korektę sald dostawcy i nabywcy,
• aktualizację ilości i wartości magazynowych,
• księgowanie kosztów dodatkowych.

Zakres tych procesów zależy od wielu czynników takich jak:

• żądanie nabywcy,
• przyczyna zwrotu,
• typ i wartość zapasu,
• przyczyna uszkodzenia,
• praktyki przyjęte w branży.

Procesy zwrotu angażują często kilku różnych pracowników. Są nimi osoby przetwarzające zamówienia, magazynierzy, księgowi, pracownicy działu zakupów i kontroli. Mimo że powyższe zadania są powiązane logicznie, nie muszą być zależne operacyjnie. Firma może na przykład wydać zamiennik zanim nabywca zwróci uszkodzony zapas. Podobnie nabywca może otrzymać kredyt na zwrócony zapas zanim firma sprawdzi i zatwierdzi zwrot.

Ponieważ zarządzanie zwrotami obejmuje wiele procesów, dużym wyzwaniem jest terminowość oraz sprawne rozwiązywanie potencjalnych problemów. Jednym z nich są wysokie koszty obsługi zwrotów wynikające ze złożoności i skali powiązanych procesów. W celu kontroli kosztów firmy optymalizują swoje systemy do zarządzania zwrotami.

Zarządzanie zwrotami w systemie ERP Microsoft Dynamics 365 Business Central pozwala firmom zarządzać zwrotami w wysoce wydajny i oszczędny sposób dzięki poniższym funkcjom:

• szybka odpowiedź na żądania nabywcy, w ramach której osoba odpowiedzialna za relacje z klientami może w jednym dokumencie zarejestrować szczegóły umowy zwrotu, nawet jeśli sam zwrot składa się z wielu dokumentów;
• wysoka elastyczność umożliwiająca jednoczesne wykonywanie wielu zadań związanych ze zwrotem;
• śledzenie dokumentów związanych ze zwrotami, które umożliwia obsługę zapytań nabywców oraz dalsze wewnętrzne działania;
• pełna obsługa procesu zwrotu do dostawcy, obejmująca automatyczne tworzenie wymaganych dokumentów.

Dzięki możliwości śledzenia dokumentów program zapewnia wgląd w historię zwrotów sprzedaży. Jest to istotne zarówno z punktu widzenia zapytań nabywców jak i wewnętrznych potrzeb śledzenia stanu zwrotów. Program umożliwia korzystanie z funkcji automatyzujących tworzenie odpowiednich dokumentów w przypadku zwrotów zapasów posiadających gwarancje od dostawców (zwrot sprzedaży powiązany z procesem zwrotu do dostawcy). Do innych funkcji dostępnych w zarządzaniu zwrotami zaliczyć można:

• tworzenie dokumentów związanych ze zwrotami;
• tworzenie zwrotów do dostawcy;
• przenoszenie ujemnych wierszy;
• wycofywanie zaksięgowanych wierszy dokumentów.