Terminowość realizacji zamówień zakupu oferowanych w najbardziej korzystnej cenie to jeden z kluczowych aspektów mających bezpośredni wpływ na usprawnienie zarządzania zapasami, obniżenie kosztów oraz możliwość spełniania wymagań klientów.

Uzyskanie jak najlepszej ceny jest uzależnione od kilku czynników:

  • zdolności firmy do rejestrowania z wyprzedzeniem uzgodnień cenowych i rabatowych;
  • możliwości automatycznego zastosowania najkorzystniejszych cen w transakcjach;
  • świadomości pracowników działu zakupów w zakresie potencjalnych oszczędności i kosztów.

Ponadto firmy muszą dbać o aktualne harmonogramy dostaw, spełnienie wymagań dostawców w zakresie przedpłat oraz automatyczną rejestrację wszystkich niezbędnych danych dotyczących zapasów oraz danych finansowych powiązanych z transakcjami zakupu. System ERP Microsoft Dynamics NAV wspomaga wszystkie te działania poprzez następujące funkcje:

  • kompleksowy system zarządzania zamówieniami zakupu, który umożliwia ewidencję oraz zastosowanie kompletnych danych dostawców, umów cenowych i rabatowych, a także opcji wydania oraz przyjmowania;
  • zintegrowany system ofert zakupu pozwalający pracownikom działu zakupów przygotowywać jak najlepsze warunki zakupu, a także w sposób dogodny przekształcać oferty w zamówienia zakupu;
  • zintegrowany system zamówień zbiorczych zakupu umożliwiający ewidencję umów zakupu wykorzystywanych w późniejszych zamówieniach zakupu;
  • elastyczny i wydajny system przedpłat;
  • automatyczną rejestrację wszystkich danych dotyczących transakcji zakupu dzięki zaawansowanej integracji danych z obszarów zakupów, łańcucha dostaw oraz sprzedaży.

Zarządzanie transakcjami zakupu

Do głównych zadań realizowanych w ramach przepływu transakcji zakupu należą:

  • rejestracja oferty zakupu lub umowy zbiorczej z dostawcą;
  • konwersja oferty lub umowy zbiorczej na zamówienie zakupu;
  • przyjęcie oraz fakturowanie zamówienia zakupu.

Oferty zakupu

Ofertę zakupu tworzy się zazwyczaj jako „zamówienie robocze”, w którym można rejestrować cenę oferowaną przez dostawcę, warunki sprzedaży oraz opis zapasu.

Jeśli oferta spełnia wymagania pracownika działu zakupów, można ją przekonwertować na zamówienie zakupu.

Analogicznie, w przypadku gdy istnieje potrzeba uzupełnienia zapasów, kierownicy magazynu mogą wysłać informację o zapotrzebowaniu do działu zakupów. W takiej sytuacji, na wewnętrzne potrzeby działu, tworzy się ofertę zakupu. Po jej zaakceptowaniu można ją przekształcić w zamówienie.

Zamówienia zbiorcze zakupu

Zbiorcze zamówienie zakupu odzwierciedla uzgodnienia pomiędzy firmą a dostawcą. Często obejmuje ono jeden zapas, który zostanie dostarczony w kilku dostawach zgodnie z określonymi wcześniej ilościami zakupu, cenami oraz datami dostawy.

Na zbiorczym zamówieniu każde przewidywane przyjęcie można skonfigurować jako osobny wiersz zamówienia, który w momencie składania zamówienia można przekształcić na zamówienie zakupu.

Przykładem sytuacji, w której warto zastosować zbiorcze zamówienie zakupu, jest wystawienie dostawcy stałego zlecenia na dostawę 100 jednostek towaru co miesiąc przez cały rok.

Zamówienia zakupu

Zamówienia zakupu stanowią podstawę funkcjonalności zarządzania zakupami w systemie ERP Microsoft Dynamics NAV Funkcjonalność zamówień zakupu umożliwia wykonywanie następujących działań:

  • automatyczne kopiowanie informacji o dostawcy do nagłówka zamówienia oraz danych zapasu do wierszy zamówienia;
  • automatyczne sprawdzanie najbardziej korzystnych cen oraz dostępnych rabatów;
  • niezbędne obliczenia;
  • planowanie;
  • poprawną aktualizację zapisów finansowych firmy.

Zamówienia zakupu pod wieloma względami (szczegóły dostawcy, ustawienia ilości, jednostek miary itp.) przypominają zamówienia sprzedaży.

Rabaty faktur i wierszy

Istnieje kilka sposobów rejestrowania uzgodnionych z dostawcą rabatów. Rabat faktury, inaczej rabat procentowy, jest najbardziej podstawowym typem rabatu. Warunkiem jego otrzymania jest osiągnięcie minimalnej kwoty na fakturze zakupu.

Zdefiniowanie i zastosowanie rabatu wiersza zakupu jest jednak bardziej złożonym działaniem. Wartość procentową rabatu oblicza się dla każdego wiersza zakupu, jeśli spełnił określone wymagania.

Przedpłaty dostawcy

Zdarza się, że dostawcy wymagają częściowej płatności za zamówione towary przed ich dostarczeniem. System ERP Microsoft Dynamics NAV zawiera funkcjonalność przedpłat, umożliwiając rejestrowanie ich w formie kwot lub wartości procentowych.

Ceny zakupu i rabaty

Informacje dotyczące kosztów zapasów można rejestrować w kartotece zapasu. Po wybraniu zapasu w wierszu zamówienia zakupu program automatycznie odszuka ostatni koszt bezpośredni w kartotece zapasu, a następnie skopiuje go do wiersza zamówienia zakupu.

W przypadku gdy dostawca oferuje towar w obniżonej cenie lub z rabatem od standardowej ceny, szczególnie jeśli jego przyznanie zależy od innych kryteriów takich jak data zamówienia czy minimalna wielkość zamówienia, model kartoteki pozwalający zdefiniować jeden koszt dla danego zapasu nie jest w stanie uwzględnić takich dodatkowych wymagań.

W ramach funkcjonalności cen zakupu oraz rabatów wiersza, można korzystać z funkcji obsługi cen, która jest znacznie szersza niż w przypadku standardowej kartoteki zapasu. Rabaty można też stosować w fakturach zakupu, naliczając je od całkowitej kwoty faktury.

TOP