W warunkach stale zmieniającego się rynku oraz rosnącej konkurencji zadowolenie klienta jest jednym z najważniejszych czynników mających wpływ na utrzymanie pozycji firmy. Możliwość udzielenia szybkiej oraz precyzyjnej odpowiedzi na pytania dotyczące cen produktów lub przewidywanej daty dostawy jest więc niezwykle ważne w procesie sprzedaży. Podobne znaczenie ma funkcja rezerwowania zapasów dla wybranego nabywcy.

Realizacja zamówień specjalnych uwzględniających preferencje klienta w zakresie dostaw oraz fakturowania ma również wpływ na utrzymanie pozytywnych relacji. Do najczęściej zgłaszanych wymagań należą:

  • częściowe wydania oraz wysyłka zapasów pod różne adresy;
  • bezpośrednia wysyłka zapasów od dostawcy do nabywcy (dostawy bezpośrednie);
  • przyjęcie zamówień przed ich fakturowaniem;
  • łączenie kilku wydań na jednej fakturze.

W czasie negocjowania warunków przyszłej umowy sprzedaży sprzedawcy nie muszą wprowadzać wymaganych szczegółów za każdym razem. Wystarczy, że wprowadzą je tylko raz, korzystając z funkcji zamówienia zbiorczego sprzedaży. Dane te można wykorzystać w późniejszym tworzeniu zamówień sprzedaży.

Jeśli problemem są dotychczasowe zobowiązania nabywcy, może okazać się, że przed wydaniem zamówień niezbędne jest ściągnięcie wymaganej płatności.

Do obowiązków firmy należy również rejestrowanie w systemie wszystkich danych dotyczących transakcji sprzedaży, na przykład aktualizowanie stanu zapasów oraz salda należności nabywcy. Firmy mogą także wymagać funkcji umożliwiającej ewidencję danych dotyczących sprzedawców.

System ERP Microsoft Dynamics NAV umożliwia realizację wszystkich wymienionych wymagań dzięki następującym właściwościom:

  • dostęp do przejrzystych informacji o cenach oraz dostępności i dostawie produktów;
  • płynne przejście z oferty sprzedaży oraz zamówień zbiorczych sprzedaży do zamówień sprzedaży;
  • wydajny system rezerwacji zapasów;
  • elastyczny system przedpłat, wydań, fakturowania oraz dostaw bezpośrednich;
  • automatyczna rejestracja wszystkich danych transakcji dzięki zaawansowanej integracji sprzedaży oraz łańcucha dostaw.

Zarządzanie transakcjami sprzedaży

Do typowych zadań związanych z transakcjami sprzedaży można zaliczyć:

  • tworzenie oferty sprzedaży dla nabywcy;
  • rejestracja zamówienia zbiorczego sprzedaży dla nabywcy;
  • konwertowanie oferty sprzedaży lub zamówienia zbiorczego sprzedaży na zamówienie sprzedaży;
  • bezpośrednie tworzenie zamówienia sprzedaży.

Niekiedy zapasy sprzedane nabywcy są dostarczane przez dostawcę bezpośrednio z pominięciem magazynu firmowego. Program obsługuje powiązane działania w ramach funkcjonalności dostawy bezpośredniej. Dodatkowo możliwe jest tworzenie zamówień specjalnych, które łączą zakupy i sprzedaż.

Oferty sprzedaży

Przed zaakceptowaniem zamówienia sprzedaży kontakty, potencjalni lub istniejący nabywcy mogą zwrócić się z prośbą o przesłanie oferty sprzedaży. Może to wynikać z cech produktu lub faktu, że nie prowadzili wcześniej interesów z firmą lub chcą wynegocjować lepszą cenę.

Oferta sprzedaży może być używana jako wstępny projekt zamówienia, który określa opis zapasu, jego cenę oraz warunki sprzedaży. Oferta sprzedaży jest bardzo elastycznym narzędziem systemu MS Dynamics NAV. W przypadku tego dokumentu nie ma konieczności wprowadzania informacji na temat istniejących nabywców. Można go przekonwertować w zamówienie sprzedaży lub zarchiwizować na potrzeby obsługi przyszłych transakcji.

Zamówienia sprzedaży

Zamówienia sprzedaży można tworzyć ręcznie lub, jak to zostało przedstawione wcześniej, automatycznie z oferty sprzedaży lub zamówienia zbiorczego sprzedaży. Ręczne tworzenie zamówienia sprzedaży przebiega analogicznie do tworzenia oferty lub zamówienia zbiorczego sprzedaży z pominięciem funkcji Utwórz zamówienie.

Zamówienia zbiorcze sprzedaży

Zamówienie zbiorcze sprzedaży stanowi strukturę długoterminowej umowy między firmą a nabywcą. Zazwyczaj dotyczy jednego zapasu z wieloma wydaniami z ustalonymi ilościami, cenami oraz datami dostawy. 

Osoba przetwarzająca zamówienia tworzy zamówienie zbiorcze sprzedaży, gdy nabywca zamierza w dużych ilościach zakupić zapas, który będzie następnie dostarczany w kilku wydaniach w określonych odstępach czasu. Każde wydanie można zdefiniować jako osobny wiersz. Wiersz można następnie przekonwertować w zamówienie sprzedaży w momencie wydania. 

Ilości wprowadzone w zamówieniu zbiorczym sprzedaży nie mają wpływu na dostępność zapasów, ale mogą zostać użyte w procesie prognozowania i planowania.

Rezerwacja zapasu

W przypadku ograniczonej ilości zapasu może zaistnieć konieczność rezerwacji aktualnej lub przyszłej ilości zapasów dla określonego wiersza zamówienia sprzedaży. Rezerwacja może być użyta w celu uniknięcia sytuacji, w której zapasy zostaną wykorzystane na inne cele oraz w celu zapewnienia 

realizacji zamówienia w planowanej dacie wydania. Wspomniana wyżej proces w systemie ERP Microsoft Dynamics NAV odbywa się poprzez rezerwację zapasów. 

Opcje rezerwacji zapasu uzależnione są od ustawień dokonanych w kartotece zapasu. Dostępne są następujące opcje:

  • Nigdy: rezerwacja zapasu nie jest możliwa.
  • Opcjonalnie: program nie dokonuje automatycznej rezerwacji zapasu, ale dopuszcza możliwość rezerwacji ręcznej.
  • Zawsze: program każdorazowo dokonuje rezerwacji zapasu. Te same opcje dostępne są dla kartoteki nabywcy.

Ustawienia kartoteki zapasu są przenoszone do każdego wiersza sprzedaży danego zapasu. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy na kartotece zapasu zostanie wybrana opcja rezerwacji Opcjonalnie, a na kartotece nabywcy opcja rezerwacji Zawsze. Wówczas opcja rezerwacji dla wiersza sprzedaży zostanie zmieniona na Zawsze.

W przypadku ręcznej rezerwacji pełna odpowiedzialność za rezerwację zapasów spoczywa na użytkowniku. Ilości zarezerwowane nie są uwzględnione w procedurach planowania.

Rezerwacja zapasu

Podczas księgowania zamówień finansowa wartość transakcji musi zostać przeniesiona do odpowiednich kont księgi głównej. Dodatkowo konieczne jest przeniesienie ilości oraz informacji finansowych związanych z transakcją do ksiąg pomocniczych. Zaliczamy do nich zapisy księgi nabywców i zapasów (z powiązanymi zapisami wyceny), które są wykorzystywane w obliczeniach na potrzeby różnych statystyk sprzedaży oraz zapasów.

Ponieważ wszystkie transakcje sprzedaży zawierają informacje na temat ilości oraz wartości (ceny i kosztu), funkcja księgowania podzielona jest na dwa etapy – wydanie (zmiana ilości) oraz fakturowanie (zmiana wartości). W trakcie księgowania faktury oba powyższe działania odbywają się jednocześnie i nie można ich oddzielić. Można jednak w pierwszej kolejności dokonać wydania, a dopiero później fakturowania. Pozwala to firmom na elastyczne dostosowanie procesów biznesowych oraz realizację funkcji dodatkowych takich jak:

  • wycofanie ilości z zaksięgowanego przyjęcia, które nie zostało jeszcze zafakturowane;
  • łączenie kilku wydań na jednej fakturze.

W razie konieczności zaksięgowania kilku dokumentów sprzedaży jednocześnie należy skorzystać z zadania wsadowego Księgowanie seryjne zam. sprzed. Za jego pomocą można zaksięgować zarówno wydania i/lub faktury.

Dostawa bezpośrednia

Dostawa bezpośrednia to dostawa zapasu lub partii zapasów od jednego z dostawców firmy bezpośrednio do jednego z jej nabywców. Firmy stosują dostawy bezpośrednie w sytuacjach, w których chcą pominąć niektóre etapy w procesie obsługi zamówienia, takie jak magazynowanie i dostarczenie towaru do nabywcy. Podejmując się realizacji zamówienia nabywcy, firmy muszą

uwzględnić transakcję dotyczącą dostawy bezpośredniej w obliczeniach kosztów własnych sprzedaży towarów i zysków ze sprzedaży.

System ERP Microsoft Dynamics NAV umożliwia obliczenie poprawnych wartości zapasów i kosztów zapasu. Mimo że transakcje sprzedaży i zakupu związane z dostawą bezpośrednią są rejestrowane w programie, zapasów z tej dostawy nie umieszcza się w rzeczywistości w magazynie.

Przepływ procesu dostaw bezpośrednich obejmuje następujące etapy:

  • Nabywca składa zamówienie w firmie (zamówienie sprzedaży).
  • Firma składa zamówienie zakupu u dostawcy.
  • Dostawca dostarcza zamówione zapasy bezpośrednio do nabywcy.
  • Dostawca wystawia fakturę dla firmy za dostawę.
  • Firma wystawia fakturę dla nabywcy.

Przedpłaty nabywcy

Niektóre firmy przed realizacją zamówienia wymagają, aby nabywca zapłacił część kwoty zamówienia. Może ona być wyrażona kwotowo lub jako część całkowitej wartości zamówienia. 

W systemie ERP Microsoft Dynamics NAV funkcjonalność, która obsługuje takie wymagania nosi nazwę Przedpłaty nabywcy.

Poznaj bliżej system Dynamics NAV 2017
Pobierz folder Nowości w systemie ERP!

TOP