Często zdarza się, że firmy oferują produkty, które mogą się wzajemnie zastępować.
Dzięki funkcji substytutów firmy mogą grupować zapasy o identycznych lub bardzo podobnych właściwościach. Substytucja może działać jednostronnie (zapas x można zastąpić zapasem y, ale nie odwrotnie) lub obustronnie. Zapasy, które można zastąpić innymi nazywa się zamiennymi. W czasie definiowania ich w systemie program automatycznie tworzy zapis „wycofania substytutu” dla drugiego z zapasów. Po zaznaczeniu wybranego substytutu program aktualizuje właściwe pola w wierszu sprzedaży.
Funkcja odsyłaczy zapasu umożliwia powiązanie numeru zapasu nabywcy lub dostawcy z wewnętrznym numerem zapasu używanym w firmie użytkownika. Po wprowadzeniu zewnętrznego numeru zapasu w wierszu sprzedaży lub zakupu program automatycznie wypełni wewnętrzny numer zapasu oraz wszelkie powiązane z nim informacje.
Dla odsyłaczy można zdefiniować następujące typy numerów zapasu:
Dla jednego zapasu można zdefiniować kilka odsyłaczy powiązanych z nabywcą, dostawcą oraz kodem kreskowym. Wybranie opcji pusty oznacza, że dla wybranego zapasu nie zdefiniowano numeru odsyłacza i w odpowiednim polu można wprowadzić dowolny numer (na przykład dodatkowe wewnętrzne oznaczenia zapasu).
Firmy korzystają z funkcji zapasów pozamagazynowych w przypadku zamawiania, wydawania oraz fakturowania zapasów niebędących częścią stanów magazynowych. Z funkcji zapasów pozamagazynowych korzystają głównie pracownicy działów sprzedaży, zakupów oraz magazynów.
Dzięki niej na ofertach, zamówieniach oraz fakturach sprzedaży można wprowadzać zapasy, które nie są dostępne na regularnej liście magazynowej. Dowolny zapas można wybrać z istniejącej listy zapasów pozamagazynowych dostarczanej przez dostawców oraz rejestrowanej w programie (katalog dostawcy). Program automatycznie utworzy zapas będący częścią listy zapasów oraz przypisze mu unikalny numer natychmiast po wybraniu właściwego zapasu dostawcy w wierszu dokumentu. Zapas będzie traktowany jako zwykły zapas z listy magazynowej.
Dzięki funkcji raportów firma może decydować, czy określone zapasy pozamagazynowe mogą być wykorzystywane jako zapasy magazynowe.
Firmy często realizują sprzedaż zapasów pozamagazynowych w formie dostaw bezpośrednich lub zamówień specjalnych. Dostawa bezpośrednia polega na wysłaniu zapasu przez dostawcę bezpośrednio do nabywcy. Zamówienia specjalne zanim trafią do nabywcy, wysyłane są do magazynu firmy.
Dostawa bezpośrednia dotyczy sytuacji, gdy firma chce zrealizować zamówienie nabywcy i uwzględnić tę transakcję w kalkulacji zysków oraz kosztów własnych sprzedanych produktów. Jednocześnie chce uniknąć fizycznej obsługi towarów zamówienia, czyli magazynowania oraz dostawy.
Zamówienie sprzedaży można przetwarzać jako zamówienie specjalne w dwóch przypadkach – jeśli obejmuje ono zarówno zwykłe zapasy jak i te pozamagazynowe lub jeśli wszystkie transakcje z nabywcą firma zamierza obsługiwać w taki sam sposób.
