- Dynamics 365 Business Central
- System ERP – baza wiedzy
- Korzyści z wdrożenia systemu ERP
- Scenariusze korzyści dla kadry zarządzającej przedsiębiorstwem
- Jak osiągnać sukces przy wdrożeniu systemu ERP
- System ERP w chmurze jako usługa czy instalacja?
- 6 etapów wdrożenia systemu ERP
- Etap pierwszy: Diagnoza. Jak wybrać system ERP oraz przygotować się do jego wdrożenia?
- Etap drugi: Analiza. Jak przebiega właściwe przygotowanie projektu?
- Etap trzeci: Projekt. Jak rozpoczyna się realizacja wdrożenia?
- Etap czwarty: Budowa. Jak dostosowuje się system do wymagań klientów?
- Etap piąty: Uruchomienie. Jak przebiegają szkolenia i przygotowania systemu dla użytkowników?
- Etap szósty: Działanie. Jak wygląda wsparcie powdrożeniowe?
Wymiary
Wymiary to dane, które można dodać do zapisu jako rodzaj identyfikatora, tak aby zapisy o podobnych charakterystykach mogły być grupowane i w prosty sposób wyszukiwane dla celów analitycznych. Wymiary mogą być stosowane w całym systemie, w zapisach dzienników i dokumentach, a także w budżetach.
Przypisanie wielu wymiarów do zapisu w trakcie jego tworzenia umożliwia przeprowadzenie kompleksowych analiz np. sprzedaży według sprzedawcy, obszaru oraz grupy nabywców.
Definiowanie wymiarów
Jednym ze sposobów analizy kont sprzedaży i zakupu jest dostosowanie planu kont poprzez podział kont na mniejsze jednostki. Można na przykład utworzyć konto K/G dla każdego państwa, z którego są księgowanie transakcje sprzedaży lub dla każdej grupy nabywców. Dzięki temu z planu kont można łatwo wyszukać najbardziej zyskowne regiony lub grupy nabywców. Im większe jednak zapotrzebowanie firmy na analizy, tym bardziej skomplikowana staje się struktura planu kont oraz ustawienia i obsługa grup księgowych.
Aby uniknąć tych komplikacji, można użyć wymiarów, pozostawiając tym samym prostą i przejrzystą strukturę planu kont. W każdym zapisie można wprowadzić dodatkowe informacje, na podstawie których możliwe jest łatwe wyszukanie i pogrupowanie w celu analizy zapisu o podobnej charakterystyce i zaksięgowane na tych samych (lub podobnych) kontach K/G. W systemie ERP Microsoft Dynamics 365 Business Central (Dynamics NAV) wymiary stosuje się w analizie zapisów dzienników, dokumentów i budżetów. Ponadto wymiary umożliwiają bardziej kompleksową analizę i funkcje sprawozdawcze.
Termin „wymiar” opisuje sposób przeprowadzania analizy. Analiza dwuwymiarowa może na przykład dotyczyć ustalenia wielkości sprzedaży według obszarów. Jeśli podczas tworzenia zapisu używa się więcej niż dwóch wymiarów, możliwa jest bardziej skomplikowana analiza, na przykład analiza sprzedaży według kampanii sprzedaży, nabywców i obszarów.
Struktura wymiarów stanowi podstawę funkcjonalności wymiarów. Aby korzystać z niej efektywnie, użytkownicy powinni poświęcić odpowiednią ilość czasu na jej zdefiniowanie. Należy ją wyznaczyć w połączeniu z planem kont, strukturą grup księgowych oraz wymaganiami firmy dotyczącymi sprawozdawczości i analiz. Ponadto zastosowanie wymiarów i uproszczenie planu kont umożliwia lepszą analizę informacji finansowych.
Należy wziąć pod uwagę następujące aspekty definiowania i ustawienia wymiarów:
- wymiary i wartości wymiarów;
- kombinacje wymiarów;
- wymiary domyślne;
- wymiary domyślne typu konta;
- domyślne priorytety wymiarów.
Analiza wielowymiarowa
Jeśli w trakcie księgowania zapisów, korzysta się z wymiarów, analiza wielowymiarowa przyjmuje formę raportu umożliwiającego przeglądanie danych według maksymalnie czterech z nich. Analiza wielowymiarowa pozwala na przeglądanie danych według następujących kryteriów:
- konta K/G;
- okres;
- podmioty gospodarcze.
Analizę wielowymiarową można uruchomić bezpośrednio w systemie ERP Microsoft Dynamics 365 Business Central (dawniej Dynamics NAV) lub wyeksportować ją do pliku programu Microsoft Excel. W czasie eksportu analizy do programu Microsoft Excel system ERP Microsoft Dynamics 365 Business Central tworzy tabelę przestawną, która w zależności od potrzeb umożliwia użytkownikowi elastyczne modyfikowanie raportu.
Do analizowania danych z użyciem wielu wymiarów wykorzystywana jest strona Analiza wielowymiarowa. Może być ona używana do przeglądania kwot pobieranych z arkuszy analitycznych.
Dzięki analizie wielowymiarowej użytkownik ma możliwość:
- Łączyć wymiary,
- Filtrować zapisy,
- Analizować dane z różnych perspektyw,
- Przeglądać obroty oraz salda na dany dzień,
- Wybierać przedziały czasowe,
Powyższych informacji nie można wydrukować bezpośrednio z programu. Istnieje możliwość wyeksportowania ich do programu Microsoft Excel, w którym za pomocą dostępnych narzędzi można przygotować dane do prezentacji oraz wydruku.
Arkusz analityczny to sposób wyświetlania danych finansowych dla konkretnych potrzeb, bazujących na kryteriach określonych w działalności. Na potrzeby arkusza analitycznego zapisy K/G, zapisy budżetu K/G oraz zapisy prognozy przepływów pieniężnych są grupowane według następujących kryteriów:
- kont K/G;
- Okres
- podmiotów gospodarczych;
- według maksymalnie czterech wymiarów.
Innymi słowy, jeśli zapis zostanie zaksięgowany do konkretnego konta z jednym z czterech wymiarów wybranym do arkusza analitycznego, dane o zapisie zostaną uwzględnione w arkuszu analitycznym w postaci zapisu arkusza analitycznego.
Jak pokazano na diagramie „Struktura danych arkusza analitycznego”, arkusze analityczne nie są oparte bezpośrednio na zapisach K/G lecz na zapisach arkusza analitycznego. Kryteria, takie jak wymiary, są definiowane w kartotece arkusza analitycznego.
Raporty oparte na wymiarach
Podczas stosowania wymiarów są dostępne dwa raporty oparte na arkuszach analitycznych, które można wydrukować:
- raport Wymiary – suma;
- raport Wymiary – szczegóły.
