Śledzenie zapasu w systemie ERP

Śledzenie zapasu w systemie ERP

Funkcjonalność śledzenia zapasu w systemie ERP Microsoft Dynamics 365 Business Central (Dynamics NAV) jest prosta w obsłudze. Dostarcza wszechstronnych informacji związanych z zapasami takich jak:

data przyjęcia,
miejsce w magazynie,
data ważności,
dane nabywcy wraz z datą sprzedaży.

Funkcjonalność działa w oparciu o numery seryjne oraz numery partii i pozwala na przyjęcie lub wydanie kilku zapasów z numerami seryjnymi lub numerami partii z pojedynczego wiersza zamówienia. Program rejestruje historię transakcji każdego zapasu posiadającego numer seryjny lub numer partii w zapisach śledzenia zapasu, co umożliwia śledzenie poszczególnych zapasów w obrębie całego łańcucha dostaw.

Aby rozpocząć śledzenie numeru seryjnego lub numeru partii, należy przypisać kod śledzenia zapasu w kartotece zapasu. Kody śledzenia zapasu odzwierciedlają różne aspekty śledzenia zapasów w zależności od parametrów oraz obszarów, dla których ma ono być przeprowadzone.

Funkcjonalność śledzenia zapasów jest wykorzystywana głównie do monitorowania ruchu zapasów pomiędzy dostawcą i nabywcą. W systemie ERP Microsoft Dynamics 365 Business Central informacje dotyczące śledzenia zapasów, od miejsca pochodzenia do miejsca zużycia lub odwrotnie, są widoczne na stronie Śledzenie zapasu. W oknie Nawigacja są dostępne wszystkie numery seryjne oraz numery partii, zarówno dla otwartych rekordów jak i zaksięgowanych zapisów.

W przypadku firm działających w ramach łańcuchów dostaw przepływ towarów jest często bardzo skomplikowany. Dlatego możliwość śledzenia zapasu ma szczególne znaczenie. Monitorowanie przepływu transakcji dotyczących wszystkich zapasów jest obowiązkowym procesem w wielu przedsiębiorstwach; w innych traktowane jest jako element, który ułatwia śledzenie produktów na gwarancji lub z określonym terminem ważności.

Funkcjonalność Śledzenie zapasu w systemie ERP Microsoft Dynamics 365 Business Central zapewnia sprawną obsługę zapasów, dostarczając szczegółowych informacji o każdej jednostce takich jak:

data przyjęcia,
miejsce w magazynie,
data ważności,
dane nabywcy wraz z datą sprzedaży.

Funkcjonalność działa w oparciu o numery seryjne oraz numery partii i pozwala na przyjęcie lub wydanie kilku zapasów z danym numerem seryjnym lub numerem partii z pojedynczego wiersza zamówienia. Program rejestruje historię transakcji każdego zapasu posiadającego numer seryjny lub numer partii w zapisach śledzenia zapasu, co umożliwia śledzenie poszczególnych zapasów w obrębie całego łańcucha dostaw.

Kiedy korzystać z numerów seryjnych/partii?

W zależności od relacji z nabywcami i dostawcami oraz rodzaju obsługiwanych zapasów, w firmach są realizowane różne wewnętrzne procesy dotyczące obsługi i śledzenia zapasu według numerów seryjnych oraz numerów partii.

W niektórych firmach śledzenie zapasu rozpoczyna się od momentu przyjęcia ich do magazynu. W zależności od tego, czy do takich zapasów przypisano już numery seryjne lub numery partii czy też nie, stosuje się wymienione procedury:

Ręczna rejestracja pierwotnych numerów seryjnych/partii określonych przez dostawcę.
Ręczne lub automatyczne przypisanie nowych numerów seryjnych/partii.
Zdefiniowanie i automatyczne przypisanie dostosowanych numerów seryjnych/partii.

Zarządzanie numerami serii/partii

W firmach wprowadzane są różne procedury śledzenia zapasu obejmujące czynności magazynowe w zakresie przyjęcia zapasów z przypisanymi numerami serii/partii z zamówienia zakupu. Niezależnie od wybranej procedury śledzenia samo przypisywanie numerów seryjnych i numerów partii odbywa się w podobny sposób w całym programie.

Innym przykładem, kiedy konieczne jest przetwarzanie wprowadzonych numerów seryjnych i numerów partii jest sytuacja, gdy wyprodukowane zapasy posiadają numery seryjne i numery partii.

Zarządzanie numerami seryjnymi/partii w zapasach

Zapasy z przypisanymi numerami seryjnymi/numerami partii są wykorzystywane w wewnętrznych działaniach magazynowych, do których zalicza się:

przesunięcia pomiędzy lokalizacjami,
podziały/przesunięcia,
inwentaryzację.

Zarządzanie numerami serii/partii dla zapasów wychodzących

Aby umożliwić śledzenie sprzedanych zapasów, a także późniejszą realizację zwrotów i umów serwisowych, firmy przypisują zapasom numery serii/partii.

W zależności od polityki wewnętrznej firmy oraz współpracy z nabywcami, procedury śledzenia sprzedanych zapasów mogą się różnić i obejmować na przykład:

Zakup zapasów od dostawców bez przypisanych im wcześniej numerów serii/partii, a następnie nadanie im własnych numerów w procesie sprzedaży.
Zakup zapasów z przypisanymi wcześniej numerami serii/partii oraz użycie tych samych numerów w procesie sprzedaży.

Jeśli firma postanawia przypisać zapasom własne numery serii i partii, ważne jest zachowanie spójnej numeracji.

Śledzenie numerów seryjnych/partii

Zauważa się rosnące zapotrzebowanie na funkcje umożliwiające śledzenie zapasów od momentu wysłania ich przez dostawcę aż do ich odbioru przez nabywcę. Wynika to po części z nowych przepisów Unii Europejskiej dotyczących firm zajmujących się obsługą towarów nietrwałych, a także wymagań Agencji ds. Żywności i Leków (FDA). Również klienci zgłaszają potrzebę zastosowania funkcjonalności śledzenia.

W przypadku wystąpienia wad produktów należy zidentyfikować błędy, a następnie wadliwym zapasom uniemożliwić wydanie z magazynów firmy. Jeśli wadliwe zapasy zostały już wysłane, niezbędne jest ustalenie ich pochodzenia, zlokalizowanie ich odbiorcy i, jeśli zachodzi taka potrzeba, wycofanie zapasów z rynku.

Pierwszym kluczowym aspektem zarządzania wadliwymi zapasami jest ustalenie miejsca, w którym zostały użyte. Analizę przeprowadza się na podstawie danych historycznych. Ułatwieniem jest w tym przypadku możliwość przeszukiwania zapisów śledzenia zapasów.

Drugie niezbędne działanie to ustalenie, czy śledzone zapasy zostały uwzględnione w planach zawartych w otwartych dokumentach, takich jak niezaksięgowane zamówienia sprzedaży czy dzienniki zużycia.

Ustawienia śledzenia zapasu

Definiowanie ustawień śledzenia zapasu obejmuje trzy elementy:

Ustawienia kodów śledzenia zapasu. Kod śledzenia zapasu określa parametry zapasu (numer seryjny, numer partii lub oba), na podstawie których można śledzić informacje dotyczące zapasów oraz obszarów funkcjonalnych, w których realizowana jest obsługa poszczególnych zapasów.
Ustawienia numeru seryjnego i numeru partii. Aby umożliwić automatyczne przypisywanie numerów seryjnych i numerów partii, konieczne jest zdefiniowanie serii numeracji. Procedura definiowania ustawień takich serii numeracji przypomina procedury dotyczące definiowania innych serii numeracji i stanowi część konfiguracji aplikacji.
Ustawienia zapasu Każdy zapas, który ma być śledzony w systemie, powinien być odpowiednio zdefiniowany. W tym celu należy przypisać do niego kod śledzenia zapasu. W ustawieniach można również określić serię numeracji powiązaną z numerem seryjnym lub numerem partii danego zapasu, a także formułę ważności.

Informacje o numerach seryjnych/partii mogą znaleźć się na wielu różnych wydrukach np. na liście pobrań zapasów oraz dokumentach takich jak potwierdzenie zamówienia lub dokumenty wydania sprzedaży.

Wszystkie drukowane dokumenty i raporty przechowujące informacje o zapasach mogą zostać zdefiniowane do wydruku informacji na temat powiązanych numerów seryjnych/partii zgodnie z poniższym opisem:

Raport dodatek śledzenia zapasu może zostać wydrukowany dla odpowiednich dokumentów sprzedaży i zakupu przechowujących numery seryjne/partii.
W wybranych dokumentach czynności magazynowych w formularzu żądania znajduje się pole wyboru Pokaż numer seryjny/numer partii pozwalające na dodanie do raportu numerów seryjnych/partii.
W celu dostosowania istniejących raportów można użyć raportu dodatek śledzenia zapasu. Na przykład standardowy raport Sprzedaż - wydanie pozwala na dostosowanie w zakresie śledzenia zapasów.

Rezerwacja zapasów na podstawie numerów seryjnych i numerów partii

Funkcja śledzenia określonych numerów seryjnych ułatwia obsługę zleceń wychodzących, zapobiegając konfliktom związanym z dostępnością zapasów. Konflikty takie mogą wystąpić podczas wprowadzania rezerwacji dla numerów seryjnych/partii.

Zastosowanie zasady późnego łączenia rezerwacji i numerów seryjnych umożliwia luźne łączenie numerów seryjnych/partii i dowolnych rezerwacji aż do momentu księgowania. Oznacza to, że w momencie księgowania program może zmienić kolejność rezerwacji w celu sprawdzenia, czy dla danej rezerwacji można użyć danego numeru seryjnego/numeru partii pobranych zapasów. W rezultacie numer ten staje się dostępny dla rezerwacji w powiązanych z nim dokumentach.

Przesunięcie zapasów

Niekiedy konieczne jest zmodyfikowanie informacji dotyczących zapasów w magazynie, na przykład w przypadku danych błędnie wprowadzonych w trakcie księgowania zapasu na magazyn.

Informacje, które można modyfikować to:

kod wymiaru,
kod lokalizacji,
kod pojemnika,
numer seryjny/numer partii,
data ważności (numeru seryjnego/numeru partii),
kartoteki informacyjne numeru seryjnego/numeru partii.

Kontrola zapasów

Zarządzanie zapasami jest kluczowym obszarem dla każdej firmy zajmującej się sprzedażą hurtową i produkcją. Aby płynnie i wydajnie realizować wszystkie operacje w tym obszarze, niezbędne są wiarygodne informacje na temat posiadanych zapasów.

System ERP Microsoft Dynamics 365 Business Central umożliwia firmom prawidłowe rejestrowanie stanu zapasów oraz dostarcza dokładnych informacji na temat ich dostępności. Kontrola zapasów obejmuje:

analizę dostępności,
ręczne korekty poziomów zapasów,
inwentaryzację,
przesunięcia zapasów magazynowych.

Dostępność zapasu na osi czasu

Okno Dostępność zapasu na osi czasu zawiera graficzne odwzorowanie przewidywanego stanu zapasów. Program określa stan zapasów na podstawie przyszłych dostaw i zapotrzebowania, uwzględniając lub pomijając sugestie dotyczące planowania. Wykres widoczny na stronie odzwierciedla profil zapasów.

System ERP Microsoft Dynamics 365 Business Central wyświetla również sugestie dotyczące planowania, z możliwością ich modyfikacji.

System automatycznego przechwytywania danych (ADCS)

Automatyczne przechwytywanie danych sprawdza się w warunkach, gdzie konieczne jest natychmiastowe przetwarzanie informacji. ADCS wspomaga poprawną rejestrację danych. Dzięki integracji z przepływami pracy w systemie zarządzania magazynem granula umożliwia automatyzację procesów w magazynie.

Rezerwacje zapasów i śledzenie zamówienia

Dużym wyzwaniem w wielu firmach jest odpowiednie dostosowanie zapotrzebowania i dostaw, które umożliwia nie tylko sprawniejszą obsługę, ale gwarantuje również wysokie zadowolenie klientów bez konieczności zwiększenia kosztów magazynowych.

Aby sprostać temu wyzwaniu, większości dostawców hurtowych i producentów niezbędne są:

pewność, że określone zapotrzebowanie można zawsze zrealizować dzięki zorganizowanym odpowiednio dostawom;
możliwość wglądu w szczegóły alokacji dostaw w celu znalezienia alternatywnych form realizacji pilnych zamówień klientów w sytuacjach, kiedy określone zapasy nie są dostępne w inny sposób.

System ERP Microsoft Dynamics 365 Business Central umożliwia realizację wszystkich wymienionych wymagań dzięki następującym funkcjom:

rezerwacje,
śledzenie zamówienia.