Prawidłowa informacja o kosztach jest bardzo istotnym czynnikiem wpływającym na podejmowanie efektywnych oraz właściwych decyzji. Firmy rejestrują i analizują koszty na podstawie faktur zakupu i sprzedaży. Zarówno w przypadku zakupów jak i sprzedaży muszą jednak uwzględniać koszty dodatkowe, do których można zaliczyć można:

  • fracht,
  • ubezpieczenie,
  • opłaty celne,
  • opłaty maklerskie.

W przypadku zakupów zapasów dodatkowe wydatki uznaje się za koszty wliczane do wartości zapasu i uwzględnia się je w wycenie zapasów oraz kalkulacji kosztów własnych sprzedanych towarów. Koszty dodatkowe sprzedaży są kosztami niewliczanymi do wartości zapasu, które rejestruje się jako wydatki sprzedaży w celu poprawniej kalkulacji zysku.

Funkcjonalności kosztów dodatkowych w systemie ERP Microsoft Dynamics NAV umożliwia obsługę zarówno kosztów wliczanych do wartości zapasu jak i kosztów niewliczanych do wartości zapasu. Koszty dodatkowe mogą być księgowane także po zaksięgowaniu powiązanych dokumentów zakupu lub sprzedaży.

Efekt księgowania kosztów dodatkowych ma wymiar wyłącznie finansowy i nie wpływa na ilość zapasów. Dzięki temu funkcjonalność może być również wykorzystywana do:

  • obniżek cen zakupu i sprzedaży (opłaty przeładunkowe, faktury korygujące, zwroty);
  • rejestrowania opłat za transport;
  • różnego rodzaju dostosowań związanych z wyceną zapasów.

Koszty dodatkowe zakupu

W procesie zakupu towarów od dostawców bardzo często ponoszone są koszty dodatkowe takie jak koszty frachtu, cło, itp. Wpływają one na łączne koszty zakupu, w związku z czym uwzględnia się je w kalkulacji wartości zapasów oraz kosztów własnych sprzedawanych towarów.

Jeśli umowa sprzedaży tego wymaga, firma pokrywa koszty dodatkowe w momencie dostawy sprzedanych zapasów. W takim przypadku koszty są zaliczane do wydatków pozamagazynowych, które wpływają na zysk całkowity firmy.

Dział księgowości rejestruje wspomniane koszty dodatkowe jako oddzielną kategorię kosztów i łączy je bezpośrednio z odpowiednimi zapasami. W systemie ERP Microsoft Dynamics NAV koszty te określane są mianem kosztów dodatkowych i można je rejestrować na dwa sposoby:

  • jako oddzielny dokument zakupu. Ta metoda jest używana, gdy faktura za koszty dodatkowe wpłynie po zaksięgowaniu oryginalnego dokumentu zakupu lub w przypadku, gdy koszt ma zostać przypisany do dokumentu sprzedaży;
  • w oryginalnym dokumencie zakupu. Ta metoda jest wykorzystywana, gdy kwota kosztów jest znana w momencie księgowania przyjęcia określonych zapasów.

Program może sugerować przydzielenie kosztu dodatkowego do odpowiedniego wiersza w dokumencie. Metodę rejestrowania kosztu dodatkowego można definiować w zależności od potrzeb.

Koszty dodatkowe sprzedaży

Zapłata dodatkowego kosztu przez nabywcę jest standardową transakcją sprzedaży nie wpływającą na stan zapasów. Firma może więc rejestrować koszty jako koszty dodatkowe sprzedaży powiązane z odpowiednim dokumentem sprzedaży. Umożliwia to tworzenie poprawnych statystyk przychodu oraz zysku.

Zasady rejestrowania, przypisywania oraz księgowania kosztów dodatkowych sprzedaży są takie same jak w przypadku kosztów dodatkowych zakupu. Jedyna różnica polega na tym, że koszty rejestrowane są na dokumencie sprzedaży a nie zakupu.

Microsoft Dynamics NAV 2017
Microsoft Dynamics NAV 2017

Obniżki ceny zakupu i sprzedaży

Jedną z podstawowych funkcji kosztów dodatkowych jest rejestrowanie zmian kosztów transakcji oraz zmian kwot cen zapasów, które nie mają wpływu na ilość zapasów na magazynie. Ta podstawowa zasada ma różne zastosowania w zarządzaniu finansami w kontekście transakcji zakupów i sprzedaży.

Obniżki cen zakupu i sprzedaży są bardzo często stosowane przy zwrotach. Na przykład, jeśli nabywca otrzyma uszkodzony zapas, firma może zaproponować obniżkę jego ceny w zamian za jego zatrzymanie. W przypadku zaakceptowania propozycji firma dokonuje obniżki i wystawia fakturę korygującą. Typ wiersza faktury korygującej zostanie zdefiniowany jako koszt dodatkowy.

Podobnie, aby skorygować źle wycenioną dostawę bez potrzeby zwrotu zapasów, dostawca może zaproponować firmie obniżkę ceny. Firma rejestruje wtedy odpowiednią kwotę na fakturze korygującej zakupu jako koszt dodatkowy.

TOP