Dzienniki główne

Dzienniki główne w systemie ERP Microsoft Dynamics NAV umożliwiają księgowanie informacji do księgi głównej oraz na inne konta. Dziennik główny ma również zastosowanie podczas księgowania alokacji kosztów oraz innych księgowań na konta. W razie konieczności możliwe jest późniejsze wycofanie oraz korekta nieprawidłowych zapisów.

W przypadku częstego wprowadzania tych samych księgowań do dziennika, system ERP Microsoft Dynamics NAV zapewnia dwa użyteczne narzędzia: dziennik standardowy oraz dzienniki cykliczne. Dzienniki standardowe tworzy się i używa w celu automatycznego wprowadzania wierszy dziennika. Dzienniki cykliczne zawierają wiersze dziennika, które mogą być cyklicznie przeglądane, korygowane oraz księgowane. Korzystając z dzienników cyklicznych, można również księgować alokacje kosztów przy użyciu kluczy alokacji na podstawie kwot lub wartości procentowych.

Microsoft Dynamics NAV 2017
Definiowanie szablonów i instancji dzienników głównych

Dzienniki główne umożliwiają wprowadzanie danych zarówno na kontach księgi głównej, jak również na kontach, bankowych, nabywców i dostawców. W systemie dostępne są również szablony innych dzienników. Przy ich pomocy można wprowadzać dane na kontach tylko określonych obszarów, na przykład na kontach zleceń, środków trwałych czy kosztów.

Szablony dzienników głównych dzielą się na kilka typów, na przykład dziennik wpłat i dziennik sprzedaży. Każdy typ dziennika głównego ma oddzielną stronę z określonymi funkcjami i polami koniecznymi do ich obsługi.

Dla każdego szablonu dziennika użytkownik może zdefiniować wiele instancji dziennika (pojedyncze dzienniki). Każdy pracownik działu należności może na przykład posiadać swój własny dziennik wpłat.

Dzienniki standardowe

Dzienników standardowych używa się w przypadku transakcji, które są często księgowane z niewielkimi zmianami lub niezmienionych i bez stałego cyklu pomiędzy dwoma kolejnymi księgowaniami. Standardowy dziennik główny to taki, który jest zapisany jako domyślny zestaw wierszy. Program umożliwia automatyczne wypełnienie wierszy dziennika głównego.

Dziennik standardowy tworzony jest z dziennika i może być utworzony tylko dla dzienników typu Ogólny, używany tylko w ramach tego samego szablonu dziennika, używany dla różnych instancji dziennika z tego samego szablonu.

Dzienniki cykliczne

Dzienników cyklicznych używa się w przypadku transakcji, które są księgowane wielokrotnie z niewieloma zmianami lub bez zmian.

Przetwarzanie dzienników cyklicznych

Podczas przetwarzania dzienników cyklicznych często księgowane dzienniki można zapisać jako cykliczny szablon dziennika głównego. Opcja ta pozwala oszczędzać czas podczas księgowania na kontach.

Dziennik zmian

Dziennik zmian zawiera rejestr modyfikacji danych podstawowych systemu Microsoft Dynamics NAV. Rejestrowane są wszystkie zmiany danych wprowadzone przez użytkownika w bazie danych z wyjątkiem zmian w dokumentach roboczych takich jak dzienniki, zamówienia sprzedaży i zamówienia

zakupu. Funkcjonalność umożliwia dodanie chronologicznej listy zmian do każdego pola w dowolnej tabeli (z wyjątkiem dokumentów roboczych) wraz z identyfikatorem użytkownika, który zmodyfikował dany zapis.

Wycofania i korekty

Czasami z powodu błędów w księgowaniu użytkownik musi wycofać lub poprawić wiersze zapisów dziennika. Opcja wycofywania wierszy zapisów dziennika pozwala łatwo i poprawnie wycofywać błędne zapisy.

Komunikat z numerem zaksięgowanego dokumentu

Polskie ustawodawstwo wymaga umieszczania na dokumencie papierowym informacji o numerze księgowym, pod jakim został on zaewidencjonowany w księgach firmy. W celu ułatwienia użytkownikom odnalezienia numeru księgowego, system Microsoft Dynamics NAV zawiera komunikat, który wyświetla numer księgowy dokumentu po jego poprawnym zaksięgowaniu.

Opis księgowania

System ERP zawiera ułatwienia w opisywaniu księgowanych transakcji zapisywanych w tabeli Zapis księgi głównej. Pozwala też na ujednolicenie systemu opisywania transakcji poprzez zablokowanie dokonywania zmian w wybranych opisach wstawianych domyślnie.

Import kursów wymiany NBP

W systemie ERP Microsoft Dynamics NAV możliwa jest ewidencja transakcji wielowalutowych. Takie transakcje w zapisach księgi głównej prezentowane są jako równowartość w złotych wyliczona z użyciem kursu wymiany waluty, a w zapisach ksiąg pomocniczych prezentowane są dwie kwoty: wartość w walucie transakcji i równowartość w złotych wyliczona w taki sam sposób, jak w zapisach księgi głównej. Dla ułatwienia obsługi transakcji wielowalutowych, system ERP umożliwia zdefiniowanie walut i ewidencję kursów wymiany obowiązujących do przeliczania transakcji w wybranej walucie w wybranym okresie. W systemie możliwe jest również automatyczne importowanie oficjalnych kursów wymiany NBP, publikowanych na odpowiedniej stronie internetowej.

Księgowanie korekty (storno czerwone)

W przypadku wielu kont bilansowych, księgowym potrzebna jest informacja o dokładnych przychodach i rozchodach z konta w danym okresie. W polskiej praktyce ewidencyjnej, w celu określenia kwot przychodów i rozchodów z konta, używa się obrotów konta po określonej stronie. Na przykład dla konta „Środki trwałe” przychodami są obroty strony debet a rozchodami obroty strony kredyt. Aby zapewnić, poprawność tak określonych kwot rozchodów i przychodów, księgowi muszą zachować tak zwaną „czystość obrotów”. Oznacza ona księgowanie po tej samej stronie konta, po której zaksięgowana została pierwotna operacja, lecz z przeciwnym znakiem („czerwone storno”).

Poznaj bliżej system Dynamics NAV 2017
Pobierz folder Nowości w systemie ERP!

Korygowanie kursów wymiany

Korygowanie kursów wymiany, czyli wycena bilansowa, to przeliczanie otwartych rozrachunków nabywców i dostawców oraz środków pieniężnych zgromadzonych w kasie i na rachunkach bankowych, według kursu wymiany obowiązującego na dzień przeprowadzenia wyceny bilansowej. Wycena taka powinna być przeprowadzana co najmniej raz w roku. System ERP zawiera ułatwienia jak możliwość korygowania kursów wymiany oddzielnie dla nabywców, dostawców i kont bankowych; możliwość zaksięgowania zapisów szczegółowo lub zagregowanych według waluty; możliwość korygowania kursów wymiany w trybie testowym, wyłącznie jako symulacji (czyli bez wykonywania księgowań wynikających z przeliczeń).

Usuwanie zaksięgowanych dokumentów zakupu i sprzedaży

Polskie ustawodawstwo wymaga przechowywania przez określony czas dokumentów księgowych na podstawie których dokonano zapisów do ksiąg rachunkowych. System ERP Microsoft Dynamics NAV pozwala na niezależne definiowanie uprawnień do usuwania zaksięgowanych dokumentów sprzedaży i zaksięgowanych dokumentów zakupu.

Informacja o nazwie i wersji programu księgowego

Przepisy ustawy o rachunkowości narzucają obowiązek drukowania informacji o nazwie i wersji programu księgowego na oficjalnych raportach księgowych:

…trwale oznaczone nazwą (pełną lub skróconą) jednostki, której dotyczą (każda księga wiązana, każda luźna karta kontowa, także jeżeli mają one postać wydruku komputerowego lub zestawienia wyświetlanego na ekranie monitora komputera), nazwą danego rodzaju księgi rachunkowej oraz nazwą programu przetwarzania;…

System Microsoft Dynamics NAV dodaje wymaganą informację do kilkunastu raportów.

Definiowanie grup księgowych

Powiązania między kontami w różnych obszarach aplikacji a kontami K/G w księdze głównej tworzy się przy pomocy grup księgowych. W przypadku gdy nie wskazano konta księgowania dla konkretnej transakcji sprzedaży lub zakupu, transakcje te są księgowane zgodnie z ustawieniami mapowania kont dla danej grupy księgowej.

TOP